Kandidaten
Feedback op Online CV Presentatie nu zichtbaar in widget
Wanneer een contactpersoon reageert op een Online CV Presentatie, wordt de feedback weergegeven in een Quick Evaluation. We hebben een kolom met deze Quick Evaluations toegevoegd aan de Online CV Presentation-widget, zodat de feedback dichter bij het overzicht van verzonden presentaties blijft. Hier vind je nu ook de feedback op ‘open offer’-presentaties; in deze gevallen is er geen vacature en geen procedure.
ALGEMEEN: Aangepaste standaardinhoud voor e-mails van online presentaties
We hebben een 'online cv presentatie' om een kandidaat naar een contactpersoon van de klant te sturen (en de contactpersoon van de klant te vragen of hij/zij geïnteresseerd is in de kandidaat) en we hebben een 'online vacature presentatie' om een vacature naar een kandidaat te sturen (en de kandidaat te vragen of hij/zij geïnteresseerd is in de vacature). Deze presentaties kunnen op verschillende manieren worden verzonden, wat een e-mail naar de kandidaat of contactpersoon genereerd met een gehashte link naar de online presentatie. De (standaard)inhoud van deze e-mails was niet altijd consistent (een Nederlandse versie bevatte bijvoorbeeld een vrij korte tekst en de Engelse versie een veel langere tekst). We hebben de (standaard)inhoud van deze e-mails consistenter gemaakt. Als dit heeft geleid tot wijzigingen in deze e-mails die voor klanten niet gewenst zijn, kan je de inhoud van deze e-mails voor jullie omgeving aanpassen in UTS-templates #635 (enkele online cv presentatie), #1421 (meerdere online cv presentaties), #638 (enkele online vacature presentatie) en #1363 (meerdere online vacature presentaties).
Online vacaturepresentatie in batch versturen bij het matchen van kandidaten vanuit een vacature
We hebben een ‘online CV-presentatie’ om een kandidaat naar een contactpersoon van een klant te sturen (en de contactpersoon te vragen of hij/zij geïnteresseerd is in de kandidaat) en een ‘online vacaturepresentatie’ om een vacature naar een kandidaat te sturen (en de kandidaat te vragen of hij/zij geïnteresseerd is in de vacature).
Vanuit de procedurelijst was het al mogelijk om meerdere online vacaturepresentaties naar kandidaten te sturen via een batchactie. Bij het matchen van kandidaten vanuit een vacature was het ook al mogelijk om online CV-presentaties van geselecteerde kandidaten naar de contactpersoon van de vacature te sturen. Het was echter nog niet mogelijk om online vacaturepresentaties naar de geselecteerde kandidaten te sturen. Dat kan nu wel.
We hebben de nieuwe batchactie ‘Presenteer vacature [vacature] aan kandidaten’ toegevoegd. Als deze bulkactie is ingeschakeld via de client-/gebruikersinstelling ‘Candidates - Enabled batch actions’ (SE3407) en je kandidaten matcht vanuit een vacaturedetail, verschijnt deze nieuwe bulkactie. Door op deze bulkactie te klikken, wordt een vergelijkbaar venster geopend als het venster dat verschijnt bij het aanmaken van een online vacaturepresentatie vanuit de procedurelijst. Na het klikken op de knop ‘Verwerken’ worden de online vacaturepresentaties gegenereerd en worden de kandidaten gekoppeld aan de vacature.
Ondersteuning voor meerdere templates bij Online CV- en Vacaturepresentaties
We hebben een ‘Online CV-presentatie’ om een kandidaat naar een contactpersoon van een klant te sturen (en de contactpersoon te vragen of hij/zij geïnteresseerd is in de kandidaat) en een ‘Online vacaturepresentatie’ om een vacature naar een kandidaat te sturen (en de kandidaat te vragen of hij/zij geïnteresseerd is in de vacature).
Deze presentaties kunnen op verschillende manieren worden verstuurd, waarbij een e-mail naar de kandidaat of contactpersoon wordt verzonden met een gehashte link naar de online presentatie. Het is nu mogelijk om meerdere aangepaste templates te gebruiken voor Online CV- en/of Online vacaturepresentaties. Bijvoorbeeld een Online CV-presentatie mét contactgegevens van de kandidaat en een geanonimiseerde template.
Wanneer een aangepaste template is geconfigureerd, verschijnt een extra selectieveld ‘Template’ bij het genereren van de online presentatie of het instellen van de workflow. De presentatie wordt vervolgens verzonden op basis van de gekoppelde UTS-template.
Let op: hiervoor is een eenmalige inrichting door OTYS nodig, maar daarna is het mogelijk om onderscheid te maken tussen verschillende presentatielay-outs.
Configuratie & Instellingen
Veld ‘Klantopmerking’ beschikbaar voor interactieformulieren
Het veld ‘Klantopmerking’ is nu beschikbaar voor gebruik in interactieformulieren met de acties ‘Relatie aanmaken’ en ‘Relatie bijwerken’.
Veld uren per week beschikbaar in interactieformulieren
Het veld ‘Uur per week’, dat te vinden is in het kandidaatsdetail in de widget Salaris/Kosten, is nu beschikbaar voor gebruik in interactieformulieren met de acties ‘Kandidaat aanmaken’ en ‘Kandidaat bijwerken’. De module Leeglooplijst gebruikt dit veld om te berekenen hoeveel uur de kandidaat nog beschikbaar is.
ABAC-regels in bulk verwijderen
Omdat we veel gebruikerspecifieke voorkeuren in OTYS Go! hebben, hebben we eerder een ABAC-functionaliteit ontwikkeld waarmee deze voorkeuren automatisch kunnen worden aangepast op basis van de organisatie-eenheden van een gebruiker.
Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat alle gebruikers dezelfde detailweergaven hebben, of specifieke detailweergaven toewijzen aan Recruitment-gebruikers en andere weergaven aan Marketing-gebruikers.
De lijst met deze ‘ABAC-regels’ kan worden beheerd via de clientinstelling ‘ABAC - ABAC configuration’ (GE300).
In de lijstweergave is het nu ook mogelijk om ABAC-regels in bulk te verwijderen door de te verwijderen regels te selecteren, met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde regels te klikken en ‘Delete’ te kiezen.
Net als bij andere bulkacties moet de gebruiker toegang hebben tot deze batchactie. Omdat er nog geen client-/gebruikersinstelling bestond om rechten voor bulkacties in de lijst met ABAC-regels te definiëren, hebben we hiervoor de instelling ‘ABAC - Enabled batch actions’ (SE3604) toegevoegd.
ABAC-regels voor trefwoordopties passen nu ranklogica toe
In modules die gebruikmaken van Actonomy Search (Kandidaten, Vacatures & CRM) zijn extra zoekwoordopties beschikbaar bij het uitvoeren van een zoekopdracht. Zo kun je bijvoorbeeld bepalen in welke velden gezocht moet worden en of automatisch een wildcard moet worden toegepast op het ingevoerde zoekwoord.
Gebruikers kunnen deze instellingen opslaan als standaard, zodat ze deze niet telkens opnieuw hoeven aan te passen. Dit zijn echter gebruikersspecifieke instellingen. Als een klant wil dat alle gebruikers op dezelfde manier zoeken, moet dit voor iedere gebruiker correct worden ingesteld.
Omdat we veel van dit soort gebruikersspecifieke voorkeuren in OTYS Go! hebben, hebben we een ‘ABAC’-laag toegevoegd waarmee deze voorkeuren automatisch kunnen worden aangepast op basis van de organisatie-eenheden van een gebruiker.
We hebben eerder ABAC-regels toegevoegd voor deze extra zoekwoordzoekopties, zodat standaardwaarden kunnen worden ingesteld op basis van de organisatie-eenheden van een gebruiker.
In de basis werkte dit correct, maar in het geval van ‘conflicterende ABAC-regels’ (dus twee regels die op dezelfde gebruiker van toepassing zijn met verschillend gedrag voor hetzelfde element) zou de ABAC-regel met de hoogste rang moeten winnen en uitgevoerd moeten worden.
Voor de aangemaakte ABAC-regels voor zoekwoordzoekopties was dit nog niet het geval. Dat is nu opgelost. Als er meerdere ABAC-regels voor zoekwoordzoekopties van toepassing zijn op een gebruiker, wordt nu de regel met de hoogste rang toegepast.
Configureren welke opties zichtbaar zijn via de knop ‘Meer’ in Vacatures
In een vacaturedetail vind je een knop ‘Meer’, die een menu met verschillende opties toont. We hebben een instelling toegevoegd waarmee geconfigureerd kan worden welke opties zichtbaar moeten zijn in dit menu, zodat alleen relevante opties worden getoond.
Dit is een klant-/gebruikersinstelling; je kunt een standaard instellen voor de gehele client en uitzonderingen maken per gebruiker. De instelling kan ook gebruikt worden binnen ABAC.
‘Vacancies - Configure more menu’ (SE3606)
Gewijzigde interface voor het configureren van Vacature vragenset
In de clientinstelling ‘Question sets - vacancies’ (GE32) kunnen Key Users vragenlijsten configureren die door klanten worden gebruikt om nieuwe vacatures toe te voegen via het klantenportaal.
De interface van deze instelling is bijgewerkt zodat deze overeenkomt met vergelijkbare instellingen.
Dashboards
Uren per week in de Plaatsingen-widget op het Dashboard
Je kunt nu ‘hours per week’ toevoegen aan een Plaatsingen-widget op je dashboard.
Het aantal uren dat hier wordt weergegeven, is gebaseerd op de ingevulde uren per (eenheid) in de plaatsing. Wanneer uren per dag zijn ingevuld, gaan we uit van 5 werkdagen per week (dus 8 uur per dag wordt omgerekend naar 40 uur per week). Wanneer uren per maand zijn ingevuld, wordt het aantal uren per week berekend op basis van 4,33 weken per maand.
Uren per week worden ook gebruikt in de nieuwe Leeglooplijst-module.
Totaal aantal procedures in de Vacatures-widget op het Dashboard
Voor de Vacatures-widget op het Dashboard hebben we nieuwe ‘extra velden’ beschikbaar gemaakt, zodat je de volgende informatie per vacature kunt tonen:
Apply count (het totaal aantal procedures voor die vacature); Apply count today (het aantal nieuwe procedures dat vandaag aan deze vacature is toegevoegd); Apply count per version (het totaal aantal procedures voor deze versie van de vacature); Apply count today per version (het totaal aantal nieuwe procedures vandaag voor deze versie van de vacature). De velden die betrekking hebben op ‘versies’ zijn alleen beschikbaar wanneer de functionaliteit Vacature versies is ingeschakeld.
Follow-updatum en sortering toegevoegd aan Sales Select-dashboardwidget
We hadden al enkele datumopties beschikbaar in de Sales Select-dashboardwidget, maar een van de ontbrekende velden was ‘Follow up date’.
We hebben nu de mogelijkheid toegevoegd om dit veld in de dashboardwidget weer te geven, evenals de mogelijkheid om te sorteren op follow-updatum en aanmaakdatum, zowel oplopend als aflopend.
Geoptimaliseerde ‘Verwijder’-opties in Verzendlijsten
Op basis van feedback van gebruikers hebben we de verwijderopties in Verzendlijsten geoptimaliseerd, zodat items in de lijst eenvoudiger beheerd kunnen worden.
Plaatsingen
Uren per week in de Plaatsingen-lijstweergave
Je kunt nu ‘hours per week’ toevoegen aan de lijstweergave van je Plaatsingen-module.
Het aantal uren dat hier wordt weergegeven, is gebaseerd op de ingevulde uren per (eenheid) in de plaatsing. Wanneer uren per dag zijn ingevuld, gaan we uit van 5 werkdagen per week (dus 8 uur per dag wordt omgerekend naar 40 uur per week). Wanneer uren per maand zijn ingevuld, wordt het aantal uren per week berekend op basis van 4,33 weken per maand.
Uren per week worden ook gebruikt in de nieuwe Renewals-module die in combinatie met Plaatsingen gebruikt kan worden.
Procedures
Referentienummer kandidaat beschikbaar in Procedures
Het referentienummer van de kandidaat wordt nu weergegeven in de header van een proceduredetail. Dit referentienummer is nu ook beschikbaar als kolom in de lijstweergave van Procedures.
Veld ‘Communication text’ voor afwijsredenen
Recent hebben we het mogelijk gemaakt om afwijsredenen te registreren in OTYS Go! wanneer een procedure wordt gewijzigd naar een procedurestatus die gemarkeerd is als ‘rejection’.
Binnen dit project hebben we het ook mogelijk gemaakt om deze afwijsreden op te nemen in een document (bijvoorbeeld een e-mail waarin de kandidaat wordt geïnformeerd over de afwijzing) met behulp van de merge field: {{ProcedureService.ProcedureStatus1.rejectionReason}}
Deze afwijsredenen worden echter meestal geformuleerd op een manier die logisch oogt in een selectielijst (bijvoorbeeld ‘Werkervaring’, ‘Salaris’, enzovoort). Een e-mail sturen met de tekst: ‘We hebben besloten niet verder te gaan met je sollicitatie vanwege Werkervaring.’ is natuurlijk niet ideaal.
Daarom hebben we in de clientinstelling ‘Procedures - Rejection reasons’ (GE371), waar deze afwijsredenen beheerd worden, een extra veld toegevoegd: ‘Communication text’.
In dit veld kun je tekst toevoegen die gebruikt kan worden in communicatie richting de kandidaat op basis van de afwijsreden. Voor de afwijsreden ‘Werkervaring’ kun je bijvoorbeeld de volgende communicatietekst toevoegen:
‘je werkervaring sloot niet voldoende aan op het profiel waar de klant naar op zoek was, terwijl andere kandidaten relevantere werkervaring hadden.’
In documenten kun je vervolgens de merge field: {{ProcedureService.ProcedureStatus1.rejectionReasonCommunicationText}}
gebruiken om deze communicatietekst op te halen. Hierdoor wordt de samengevoegde e-mail bijvoorbeeld:
‘We hebben besloten niet verder te gaan met je sollicitatie omdat je werkervaring niet voldoende aansloot op het profiel waar de klant naar op zoek was, terwijl andere kandidaten relevantere werkervaring hadden.’
Leeglooplijst
Leeglooplijst module
De Leeglooplijst-module is bedoeld om inzicht te geven in welke kandidaten binnenkort hun project afronden, zodat je snel kunt zien voor wie een nieuw project gevonden moet worden.
In de Leeglooplijst zie je een overzicht van kandidaten en hun plaatsingen binnen een bepaalde periode. Het toont voor hoeveel uur per week de kandidaat momenteel geplaatst is, vergeleken met het verwachte aantal uren per week voor die kandidaat.
Het overzicht bevat informatie over de plaatsingen, waaronder de einddatum, het tarief en of verwacht wordt dat de plaatsing verlengd wordt.
Daarnaast is er nu ook een Leeglooplijst-widget beschikbaar voor Dashboards.
Sales Select
Mogelijkheid om contactpersoon te tonen in kanban-overzicht
Binnen onze Sales Select-module kun je werken vanuit een kanban-overzicht, waarvan de kaarten per gebruiker configureerbaar zijn. Met deze release hebben we de mogelijkheid toegevoegd om ook de gekoppelde contactpersoon van de relatie weer te geven op iedere kanban-kaart.
Due date-indicatoren toegevoegd aan lijstweergave, kanban en filters
We toonden eerder al due date-indicatoren in de Sales Select-widget op het dashboard. Hiermee kun je zien hoeveel dagen er nog resten tot de verwachte sluitingsdatum van open opportunities.
Je kunt het aantal dagen per waarschuwing configureren via instelling GE366, ‘Days left indicators’.
Met deze release hebben we ook de mogelijkheid toegevoegd om deze ‘Days left indicators’ te tonen in de kanban-weergave en de lijstweergave, evenals de mogelijkheid om hierop te filteren.
Let op: bij het filteren tonen we alleen open deals.
Snelle koppeling naar relatie vanuit Sales Select-notitie
We hebben een nieuwe checkbox toegevoegd bij het aanmaken van een notitie in een Sales Select-opportunity.
Wanneer deze optie geselecteerd wordt, wordt de aangemaakte notitie direct gekoppeld aan de relatie die verbonden is aan de opportunity binnen de Sales Select-module. Hierdoor verschijnt de notitie ook in het dossier van deze relatie.
Workflow ‘Vacature aanmaken’ toegevoegd aan Sales Select-status- en fasewijzigingen
Het was al mogelijk om vacatures aan te maken (leeg of via een formulier) via de drie puntjes in de Sales Select-kanban. We hebben nu ook de mogelijkheid toegevoegd om ‘Create vacancy’ toe te voegen aan de workflowmodule.
Hier kun je selecteren bij welke Sales Select-fase of Sales Select-status dit moet gebeuren. Daarnaast kun je ook kiezen welk ‘create vacancy’-formulier gebruikt moet worden, in plaats van een lege vacature aan te maken.
De gekoppelde relatie en/of contactpersoon worden automatisch gekoppeld.