CRM
Kanban-weergave in CRM en contactpersoongegevens
Gezien de populariteit van de Kanban-view hebben we deze nu ook beschikbaar gesteld in de details van Relaties (CRM) en Contact Personen. In deze Kanban-weergaven vind je een overzicht van de procedures voor vacatures met betrekking tot die relatie of contactpersoon.
Configuratie & Instellingen
'Verplicht' checkbox voor vacaturetype beschikbaar in matching sjabloon
Bij het zoeken in vacatures kun je filteren op 'Vacaturetype'. Dit filter bevat een 'verplicht' checkbox om ervoor te zorgen dat je alleen resultaten krijgt met het geselecteerde vacature type. Bij het configureren van matching-sjablonen kun je ook het vacature type toevoegen. Hier hebben we nu ook de 'verplicht' checkbox toegevoegd.
UTS-sjablonen in eenvoudige instellingeninterface
In OTYS Go! We erkennen drie hoofdgebruikersrollen: gebruikers (gebruikers zonder systeemconfiguratieopties), Super-users (gebruikers met basis systeemconfiguratieopties) en Key-users (gebruikers met uitgebreide systeemconfiguratieopties). Key-users hebben normaal gesproken toegang tot de 'UTS Manager', waarmee ze 1.350+ sjablonen kunnen bewerken met heel veel opties (bijvoorbeeld het wijzigen van de tekst van een automatisch gegenereerde systeem-e-mail). Super-users hebben normaal gesproken geen toegang tot deze module, omdat het een vrij complex module is die goede training en begrip vereist. Voor super-users hebben we eerder een 'Eenvoudige instellingeninterface' gemaakt en extra configuratie-items toegevoegd (zoals documenten en workflows) met beperkte opties, als eenvoudig alternatief voor deze complexe key-user modules. We hebben nu ook een 'UTS-templates'-configuratieoptie gecreëerd in deze eenvoudige instellingeninterface, waardoor Super-users de teksten van de belangrijkste (en dus beperkte) templates op een gebruiksvriendelijke manier kunnen aanpassen.
UX-verbetering van klant instelling ' Vacature profielen
Door 'Vacature profielen' (GE193) in te stellen, kan een Key-user vacatureprofielen configureren. Deze kunnen worden gebruikt bij het maken van nieuwe vacatures; wanneer je vaak dezelfde of vergelijkbare vacatures creëert, kunnen velden vooraf worden ingevuld om tijd te besparen. We hebben de interface van deze instelling aangepast om het makkelijker te maken om ermee te werken. We hebben ook een verbinding met ons oude CMS verwijderd die foutmeldingen gaf omdat het controleerde op rechten die niet meer relevant zijn.
Om te werken met vacatureprofielen, activeer je ' Vacatureprofielen inschakelen’ (SE1267).
Selecteer het standaard type voor notities in dossier-widgets
In een dossier-widget kun je de optie gebruiken om een snelkoppeling te maken voor het maken van een notitie. Om deze snelkoppeling gebruiksvriendelijker te maken, hebben we de mogelijkheid toegevoegd om een standaard notitietype in te stellen voor deze snelkoppeling. Je kunt dit instellen bij het configureren van de snelkoppeling in de dossier-widget. Op deze manier hebben gebruikers een snelle manier om een nieuwe notitie aan te maken, zonder het type te hoeven selecteren.
Veld 'Contact nr.' beschikbaar in interactieformulieren
Het veld 'Contact nr' is nu beschikbaar in Interactieformulieren met de acties 'Contact Persoon aanmaken' en 'Contact Persoon bijwerken'.
Velden 'Invoerdatum', 'Subcategorie' en 'Tarief' zijn beschikbaar in interactieformulieren
De velden aanmaakdatum, subcategorie en tarief zijn nu beschikbaar om te gebruiken in Interactieformulieren met de acties 'Vacature aanmaken' en 'Vacature bijwerken'.
Markeer verzendlijsten als tijdelijk
We hebben een geautomatiseerd script dat elke week op vrijdag verzendlijsten opruimt die als 'tijdelijk' zijn gemarkeerd. Tot nu toe kon je een verzendlijst alleen als tijdelijk markeren wanneer je de lijst aanmaakte via bepaalde batchacties. Het is nu ook mogelijk om een lijst als 'tijdelijk' te markeren in de widget 'Verzendlijst informatie'. We hebben ook een batchactie toegevoegd om verzendlijsten als tijdelijk te markeren of te verwijderen vanuit de lijstweergave. Deze batchactie kan worden geactiveerd via de klant/gebruiker instelling 'erzendlijsten - Ingeschakelde batch acties' (SE3413).
Configuratie van de PrintCV-instelling nu ook compatibel met workflow
In de klantinstelling 'DocX Print CV Templates' (GE156) kunnen Key-users de standaardinstelling van een Print CV configureren, bijvoorbeeld of het gegenereerde CV een Word- of PDF-document moet zijn, een foto moet tonen, enz. Dit bespaart klikken bij het gebruik van de PrintCV. Deze standaardwaarden worden nu ook meegenomen wanneer 'genereer PrintCV' wordt geactiveerd in een workflowactie 'Create standard document'.
Aanhef-mergeveld compatibel met workflows gebaseerd op wijziging van vacaturestatus
In Documenten kun je een mergeveld gebruiken om de aanhef te tonen zoals geconfigureerd voor gebruik in e-mails. We hebben deze functionaliteit onlangs uitgebreid; nu kun je dezelfde (e-mail) aanhef tonen in documenten die niet als e-mail worden gebruikt. Dit werkt nu ook voor documenten die worden geactiveerd bij een wijziging van de vacaturestatus.
Dashboards
Opvolgdatum als extra veld in CRM-dashboardwidgets
Voor zowel CRM- als contactpersoon-entiteiten is het momenteel mogelijk om een opvolgdatum in te voeren en filters te maken op basis van dit veld. Deze opvolgdatum kan nu ook worden toegevoegd aan de CRM- en contactpersoon-widgets op je dashboard. Deze widgets kunnen nu ook worden geconfigureerd om gesorteerd te worden (oplopend of dalend) op deze opvolgdatum.
'Dashboard delen’ niet meer beschikbaar
In Dashboards was het mogelijk om een link te maken om dat dashboard te 'delen' buiten OTYS Go!. Deze functie is verwijderd.
Aanpassingen Plaatsingen-widget
We hebben de plaatsingen-widget voor het dashboard geoptimaliseerd. We hebben nu de mogelijkheid toegevoegd om per widget te selecteren welke velden je wilt zien. Deze velden omvatten: Kandidaat, Vacature, Relatie, Contactpersoon, Startdatum, Einddatum en laatste notitie. De laatste notitie verschijnt aan de rechterkant en is zichtbaar als je erop klikt. We hebben ook de meldingen over de einddatum van plaatsingen aan het dashboard toegevoegd, zodat je kunt zien welke plaatsingen binnenkort eindigen, net zoals we dat in de module laten zien.
Algemeen
Vacaturetypes in Kanban
Met 'Vacancy types' kun je aangeven welke procedurestatussen per type gebruikt moeten worden. Dit maakt het mogelijk om verschillende procedurele stappen te hanteren voor verschillende soorten opdrachten. Onze Kanban-weergaven tonen nu ook alleen de procedurestatussen die overeenkomen met het type vacature. Een vacature kan maar één type hebben. Een kandidaat kan natuurlijk procedures hebben voor meerdere vacatures, met verschillende types. Kanban-weergaven die meerdere vacatures tonen, zoals in het Kandidaat-detail of op het dashboard, tonen daarom een select-veld om tussen types te wisselen. Gebruik 'niets geselecteerd' in dit selecteerveld om procedures van alle soorten samen in je kanbanweergave te bekijken. Om dit vacaturefilter in kanban te gebruiken, vraag ons supportteam om het voor je te activeren.
Verbeterde gebuikerservaring in module-kanban-borden
Als je een groot aantal kandidaten in een vacature-kanban had, kon je vrij ver naar beneden scrollen en de titels van elke kolom uit het oog verliezen. Daarnaast maakte dit het verplaatsen van kaarten onderaan de kanban erg moeilijk. Om dit probleem op te lossen hebben we nu individuele scrollbalken toegevoegd aan elke kanbankolom die een groter aantal kaarten bevat, zodat je elke kaart kunt benaderen en toch de kanbankolomnamen kunt zien wanneer je ze verplaatst.
Partnerframework
URL-parameter voor de huidige contenttaal in aangepaste acties
We hebben Go! Partner-externe acties, een soort aangepaste knoppen om via het OTYS-systeem naar partnerinterfaces te verwijzen. In de URL's van deze externe acties konden we al een mergeveld voor de applicatietaal opnemen (zoals te zien is in de OTYS Go! URL) door het mergeveld '($currentApplicationLanguage$)' te gebruiken. Het was nog niet mogelijk om de huidige contenttaal op te nemen (gedefinieerd door op het vlagpictogram te klikken). Nu is het mogelijk om een mergeveld voor de huidige contenttaal op te nemen door het mergeveld '($currentContentLanguage$)' te gebruiken.
Plaatsingen
'Document type - filter in plaatsingen omvat nu ook notitietypes.
We hebben onlangs het filter ''Document type en vervaldatum'' beschikbaar gemaakt in de stagemodule. Om de mogelijkheden van dit filter uit te breiden, hebben we nu ook de notities aan deze lijst toegevoegd. Dit betekent dat elke notitie of document met een bepaald type in de plaatsingsmodule met dit filter kan worden doorzocht.
Wijzigingen in de interface
Als onderdeel van onze optimalisatie van de stagemodules hebben we ook gekeken naar de gebruikersinterface en de gebruikerservaring. In deze release hebben we een paar dingen aangepast om het uiterlijk en gevoel te vernieuwen en de module gebruiksvriendelijker te maken. Twee van deze veranderingen zullen het meest opvallen. Ten eerste hebben we het uiterlijk van de waarschuwing 'plaatsingseinddatum' veranderd. De hele datum is nu niet langer felrood, maar we hebben deze rode en oranje balken vervangen door dezelfde pictogrammen die we gebruiken in de proceduremeldingen. Ten tweede, als je de validatiefunctie gebruikt, hebben we die hele sectie visueel aantrekkelijker en gebruiksvriendelijker gemaakt.
Procedures
Opvolgende procedurestatussen en vacaturetype toegepast op batchacties
Door 'Opvolgende procedurestatussen' (GE297) in te stellen, kan een Key-user per procedure-status instellen welke volgende statussen zijn toegestaan. Bijvoorbeeld: na 'voorgesteld aan de klant' sta je alleen 'afgewezen' of 'eerste interview' toe, om selectielijsten kort te houden en geen stappen over te slaan.
We hebben ook 'Vacature types', die kunnen worden ingezet om te bepalen welke procedurestatussen voor een type vacature moeten worden gebruikt. Sommige statussen, zoals 'nieuwe sollicitatie', worden waarschijnlijk voor elk type gebruikt. Andere, zoals 'Assessment', horen wellicht bij vacatures van een bepaald type.
Procedures kunnen op veel manieren worden aangepast in OTYS Go!. Op de meeste locaties was de logica al aanwezig om alleen statussen te tonen die relevant zijn op basis van 'opvolgende procedurestatussen' en/of 'Vacaturetypes'. In de Procedures-lijstweergave kun je in een batch procedures veranderen naar een nieuwe status. Hierbij toonden we altijd alle statussen, waardoor gebruikers procedures konden verplaatsen naar statussen die geen deel uitmaakten van de geconfigureerde flow.
We hebben nu ook logica van zowel opvolgende procedurestatussen als vacaturetypes geïmplementeerd voor deze batchactie. Omdat je een verzameling procedures kunt selecteren die momenteel niet allemaal dezelfde status hebben, en/of allemaal van hetzelfde type, zul je nog steeds statussen zien die geen deel uitmaken van de flow van sommige van de door jou geselecteerde procedures. Als zo'n status echter wordt gekozen, zullen we de procedures niet naar die status verplaatsen en een melding tonen die dit uitlegt. Zo verplaatst je nooit procedures naar een status die daar eigenlijk niet voor bedoeld is.
Reminders
Geblokkeerde gebruikers zijn niet langer zichtbaar in het 'eigenaar'-dropdownmenu op je dashboard
In OTYS GO! Je kunt een reminders-widget in je dashboard plaatsen. In de widget kun je kiezen of je je eigen reminders wilt tonen, of kiezen uit alle gebruikers die je toestemming hebben gegeven voor hun reminders. Deze widget toonde ook geblokkeerde gebruikers, wat voor verwarring kan zorgen. We hebben dit aangepast zodat deze dropdown van eigenaren in de dashboardwidget nu alleen nog actieve gebruikers toont.
Sales Select
‘Gewogen waarde' voor Sales Select
Het is nu mogelijk om 'Gewogen waarde' te activeren voor de Sales Select-module. De 'Gewogen waarde' is de totale waarde van de opportunity, gecorrigeerd met de kans. Wanneer mijn opportunity een totale waarde van 10,000 heeft en een kans van 50%, zal de gewogen waarde 5,000 zijn.
Indien geactiveerd, wordt deze 'Gewogen waarde' gebruikt op de volgende locaties: Kanban-kaart, headerinformatie, bovenkant van kanban, totaal onderaan lijstweergave, kolom lijstweergave, extra veld dashboard en totaal onder dashboard. De Opportunity-informatiewidget toont nog steeds de totale waarde.
Deze optie kan worden ingeschakeld met de klantinstelling 'Sales Select - Activeer gewogen waarde' (SE3599)
Eigenaar van opportunity is nu ook een bijdrager in filter
In de Sales Select-module kun je bijdragers toevoegen aan opportunities. Op deze manier kun je zien wie heeft geholpen welke deal of welk contract te regelen, en voor welk percentage van de waarde van die deal zij verantwoordelijk zijn. Zoals voorheen is de eigenaar van de opportunity altijd een bijdrager. Je kunt de eigenaar niet verwijderen uit het bijdragersveld of de bijdragers-widget. Tot deze release werd de eigenaar niet meegenomen in de 'bijdrager-filter' in de lijst- en kanbanweergaven van de Sales Select-module. We hebben dit veranderd, zodat je de eigenaar ook als echte bijdrager kunt gebruiken.
Wijzigingen in het Sales Select bijdrager-filter
In onze nieuwe Sales Select-module hebben we de optie om met bijdragers samen te werken. Tot deze release was het filter voor deze bijdragers erg statisch, en toonde het alleen resultaten met precies de informatie die je had ingevoerd. We hebben dit filter veranderd zodat je nu kunt zoeken naar ''Elke opportunity met een van deze gebruikers als bijdragers'' door deze gebruikers gewoon aan het filter toe te voegen, of om te zoeken naar ''Elke mogelijkheid waarbij precies deze gebruikers als bijdragers zijn'', door op het selectievakje ''Alle opties verplicht'' te klikken.
Sales Select rapportage voor fases waarin leads worden verloren
Deze Seles Select rapportate toont in welke fases je de meeste leads verloor. Dit helpt bij het herkennen van bottlenecks in je pipeline en toont welk deel van je proces meer aandacht nodig heeft. In deze rapportage kun je filteren op business type.
Taken
Extra velden beschikbaar in Taken-export
We hebben extra velden beschikbaar gesteld om te gebruiken bij het exporteren van taken. Deze velden zijn: Type, Manager, Gerelateerde kandidaten en de Extra velden (indien geconfigureerd).
Exportprofielen voor taken kunnen worden geconfigureerd in de klantinstelling 'Exportprofielen taken' (GE146)
Taak gerelateerd aan procedure wanneer toegevoegd via procedureworkflow
Wanneer een modeltaak wordt geactiveerd met een workflow gebaseerd op een wijziging in de procedurestatus, werd de nieuwe taak alleen gekoppeld aan de Kandidaat, Relatie, Contactpersoon en Vacature. De taak zal nu ook gekoppeld zijn aan de Procedure zelf.