Kandidaten
Beperk opties automatische update-periode beschikbaarheid
We hebben een functionaliteit om de beschikbaarheid van een kandidaat bij te houden. De beschikbaarheid van een kandidaat kan zowel in OTYS Go! (via een 'Beschikbaarheid'-widget) als op FO (via het kandidatenportaal) worden bijgewerkt. We kunnen automatische e-mails naar kandidaten sturen met het verzoek om hun beschikbaarheid door te geven, op basis van hun laatste contactdatum en hun 'automatische update planner'. Als bijvoorbeeld de laatste contactdatum van een kandidaat 16-06-2026 is en de periode van de automatische update planner is ingesteld op '3 maanden', ontvangt de kandidaat op 16-09-2026 een automatische e-mail (tenzij er in de tussentijd contact is geweest met de kandidaat). De periode-select van deze automatische update planner toonde voorheen altijd '1 week', '2 weken', '1 maand', '2 maanden', '3 maanden', '6 maanden' & '1 jaar'. We willen deze opties kunnen beperken (zowel voor Go! als FO), zodat een klant bijvoorbeeld alleen de opties '2 maanden', '6 maanden' en '1 jaar' kan tonen. We hadden al de klantinstelling 'Availability - Default email frequency for availability mails' (SE765) om een standaardfrequentie voor deze opties te selecteren, maar geen instelling om de opties zelf te beperken. Vanaf nu is het mogelijk om de opties die aan de gebruiker & kandidaat worden getoond te beheren via klantinstelling 'Availability - Email frequency for availability mails options' (SE3610)
Bijwerken laatste contactdatum bij aanmaken agenda-items
We hebben een functionaliteit om de beschikbaarheid van een kandidaat bij te houden. De beschikbaarheid van een kandidaat kan zowel in OTYS Go! (via een 'Beschikbaarheid'-widget) als op FO (via het kandidatenportaal) worden bijgewerkt. We kunnen automatische e-mails naar kandidaten sturen met het verzoek om hun beschikbaarheid door te geven, op basis van hun 'laatste contactdatum'. Deze contactdatum moet worden bijgewerkt naar vandaag in geval van een uitgaande individuele e-mail (dus geen nieuwsbrief of automatische e-mail), inkomende e-mail, notitie in dossier of inloggen op het kandidatenportaal. In het geval van een aangemaakt agenda-item met de kandidaat als deelnemer, werkten we de laatste contactdatum niet bij (terwijl we dat in de originele backofficeversie wel deden). Voortaan werken we de laatste contactdatum ook bij wanneer een agenda-item wordt aangemaakt met de kandidaat als deelnemer. Let op: dit geldt (net als bij het toevoegen van een notitie) alleen wanneer een agenda-item voor de allereerste keer wordt aangemaakt.
Configuratie & Instellingen
Aanduiding voor welke gebruiker een portaalgebruiker is
Met het nieuwe OTYS Corporate Portal worden portaalgebruikers aangemaakt op dezelfde technische basis als 'normale' Go!-gebruikers. We hebben nu een 'P' toegevoegd aan de gebruikersinstellingen om deze gebruikers gemakkelijker te herkennen.
Workflowactie 'Add webuser'
Met een 'webuser' kunnen kandidaten inloggen op het kandidatenportaal en bijvoorbeeld hun gegevens bijwerken. Kandidaten die solliciteren via (OTYS-)websites krijgen automatisch een webuser. Wanneer kandidaten handmatig worden toegevoegd, of via integraties etc., krijgen ze deze niet. Het is mogelijk voor gebruikers om handmatig een webuser aan te maken, maar dat vergt behoorlijk wat klikwerk. We hebben een workflowactie toegevoegd om met minimale inspanning van de OTYS-gebruiker een nieuwe webuser voor een kandidaat aan te maken. Deze workflowactie 'CAN: Create Webuser' kan worden gebruikt in combinatie met een kandidaatstatuswijziging of een procedurestatuswijziging. Er wordt gecontroleerd of er al een webuser voor deze kandidaat bestaat en zo niet, wordt er een nieuwe aangemaakt. Bij het configureren van de workflowactie kun je een checkbox inschakelen om automatisch de gebruikersnaam en het wachtwoord naar de kandidaat te sturen zodra de webuser is aangemaakt. Deze e-mail is gebaseerd op UTS-template "newOcdMemberEmail" (1451). Je kunt een 'GLB: Create standard document (v2)'-actie aan dezelfde workflowregel toevoegen en het merge-veld '{{CandidateService.CandidateFoProfileLink}}' gebruiken om een gehashte link te tonen die de kandidaat naar het portaal leidt. Hier kunnen zij een wachtwoord opslaan voor verder gebruik. De gehashte link is 14 dagen geldig.
Wizard-weergave voor mailintegratie-instellingen
Om de mailintegratie met Outlook of Gmail in te schakelen, moet elke gebruiker een aantal stappen doorlopen om de koppeling tot stand te brengen. Om dit iets makkelijker te maken, hebben we de losse instellingen omgezet naar een 'wizard'-weergave die gebruikers door de stappen leidt.
Beschikbaarheid spotlight-checkbox in kandidaatstatus-configuratie
Het is mogelijk om beschikbaarheid voor kandidaten te registreren. Dit kan door OTYS Go!-gebruikers vanuit het kandidaatdetail in OTYS Go! en door kandidaten zelf in het kandidatenportaal. Als een kandidaat zijn beschikbaarheid wijzigt in het kandidatenportaal, wordt standaard een e-mail gestuurd naar de eigenaar van de kandidaat. We hadden al een 'Availability spotlight'-functionaliteit om extra meldingen te krijgen naar een generiek e-mailadres (geconfigureerd via klantinstelling SE2148) bij beschikbaarheidswijzigingen door kandidaten met een specifieke status. Het was echter niet mogelijk om deze markeringen in OTYS Go! in te stellen bij de configuratie van de status. Nu is het mogelijk om de nieuwe checkbox 'Send generic notification if candidate changes availability' aan te vinken in de bestaande klantinstelling 'Kandidaat status' (GE72).
Dashboards
Target-rapportages ordenen in dashboardwidget
We hebben de mogelijkheid toegevoegd om te sorteren in de target-widget op het dashboard. Je kunt nu sorteren op rangorde (gebaseerde op de volgorde in de Rapportage module) en alfabetische volgorde, zowel oplopend als aflopend.
Procedure detail openen vanuit dashboard
Procedures hebben een detailweergave. Om deze detailweergave makkelijker te bereiken, kun je deze nu met één klik openen vanuit een Procedure-widget op je dashboard. Je kunt hiervandaan ook nog steeds bijvoorbeeld het kandidaatdetail openen; alleen met een preciezere klik op hun naam.
Procedures
Sollicitatie Proces-widget voor Procedure detail
Voor het Procedure detail vind je nu een nieuwe widget, die de procedurestappen op een meer visuele manier weergeeft. Zie in één oogopslag waar de procedure nu staat, wat de volgende stap is en welke dossieritems zoals documenten of afspraken bij elke stap zijn gekoppeld.
Verbeterde Quick Evaluation-widget in Procedure detail
In het Procedure detail is er een widget voor 'Quick Evaluations'. We hebben zowel het uiterlijk als de opties van deze widget verbeterd. De widget toont duidelijker wie de QuickEvaluation heeft geschreven en biedt filtermogelijkheden op bijvoorbeeld procedurestatus.
Sales Select
Filteren op 'Status change date' in module en kolom toevoegen in listview
Wanneer je een deal in de Sales Select module op gewonnen of verloren zet, registreert OTYS die datum. We gebruiken deze datum in onze rapportages, zoals ons forecast-rapport, maar we hebben nu ook de mogelijkheid toegevoegd om deze datum te bekijken in de listview van de Sales Select module, en erop te filteren.