Algemeen
In het OTYS-systeem kunnen kandidaten worden gekoppeld aan vacatures, waardoor een 'procedure' wordt gecreëerd. Met deze procedure kun je de voortgang volgen van een specifieke kandidaat voor een specifieke vacature, waarvoor procedurestatussen worden gebruikt. Op deze manier kun je bijvoorbeeld bijhouden of een kandidaat heeft gesolliciteerd, is uitgenodigd voor een intake, aan de klant is voorgesteld, is uitgenodigd voor een eerste gesprek, is uitgenodigd voor een tweede gesprek en na het tweede gesprek is afgewezen. Deze statuswijzigingen kunnen ook workflows activeren, dus bijvoorbeeld het wijzigen van de procedurestatus naar 'Eerste interview' activeert automatisch het standaarddocument (e-mail) 'Bevestiging van het eerste interview'. Naast het kunnen volgen van het proces voor een specifieke procedure is het ook mogelijk om filters aan te maken in het OTYS-systeem (bijvoorbeeld een widget op het dashboard van alle procedures met de status 'Eerste interview') en rapportages hierover te maken in onze Rapportage-module (bijvoorbeeld om een 'pipeline' te maken om te zien in welk stadium een procedure is beëindigd).
We geven er allemaal de voorkeur aan dat de procedure eindigt met het feit dat de kandidaat wordt aangenomen voor de functie. In veel gevallen wordt de kandidaat echter op een bepaald moment afgewezen. Deze afwijzing kan in alle fasen plaatsvinden (nadat de kandidaat op de functie heeft gesolliciteerd, na de intake met onze klant, nadat de kandidaat aan de opdrachtgever is voorgesteld, na elk interview met de opdrachtgever). Je wilt misschien kunnen rapporteren waarom kandidaten worden afgewezen tijdens de verschillende fasen van de procedures of een alternatieve e-mail sturen op basis van deze afwijsreden. Hiervoor hebben we onze 'afwijsredenen'-functionaliteit.
Afhankelijkheden
Voor legacy-klanten ondersteunt OTYS het registreren van drie procedures statussen per procedure. Om onze software eenvoudiger te maken, hebben we dit veranderd in procedures die 'slechts' één status hebben (net zoals kandidaten, vacatures, klanten en andere entiteiten één status hebben). Sindsdien gebruiken alle nieuwe OTYS-klanten alleen deze ene procedurestatus en zijn veel bestaande klanten overgestapt van meerdere procedures naar één procedure. Er zijn echter nog steeds oude OTYS-klanten met twee of drie procedure-statussen.
Let op: deze functionaliteit verwacht dat de klant één procedurestatus gebruikt.
Activering
Deze functie is standaard ingeschakeld voor alle OTYS-omgevingen. Het zal echter alleen zichtbaar zijn als je het configureert. Als je bijvoorbeeld geen afwijsredenen hebt ingesteld en een procedure verandert in een procedurestatus die aangeeft dat de kandidaat is afgewezen; Je zult niet gevraagd worden om een afwijsrede op te geven (omdat er nog geen zijn ingesteld).
Configuratie
De configuratie van afwijsredenen bestaat uit verschillende elementen:
Basisconfiguratie
Definieer 'afgewezen' procedurestatussen
Definieer afwijsredenen
Workflowconfiguratie
Voeg afwijsredenen toe aan Procedures-module
Toon afwijsreden in Procedures-widget op het dashboard
Voeg de afwijsreden voorwaarde toe aan workflows
Rapportageconfiguratie
Voeg afwijsreden toe aan procedure exports
Maak een rapport over de afwijsredenen
Om de functie 'Afwijsredenen' te kunnen gebruiken, moet je de basisconfiguratie instellen. De workflow- en rapportageconfiguratieopties hoeven alleen geconfigureerd te worden als je wilt dat deze elementen gebruiken.
We leggen hieronder uit hoe je deze elementen configureert.
Basisconfiguratie
Definieer 'afgewezen' procedurestatussen
Om afwijsredenen te kunnen definiëren als een specifieke procedurestatus wordt gekozen, moet OTYS 'weten' welke procedurestatussen aangeven dat kandidaten worden afgewezen. Om dit te kunnen doen, kun je de 'Afgewezen'-checkbox aanvinken in de configuratie van de procedurestatus in de klantinstellingen:
Open OTYS Go!
Klik op je gebruikersicoon rechtsboven en kies 'Klantinstellingen'.
De lijst met klantinstellingen opent. Bij 'Zoek op instellingsnummer...' rechtsboven vul je 'GE6' in, gevolgd door enter.
Open de instelling 'Procedures - Procedure status 1 waarden' (GE6) in de instellingenlijst links.
Er opent een venster met je huidige procedurestatusen. Klik op de (eerste) procedurestatus die aangeeft dat kandidaten zijn afgewezen.
Er opent een venster met de configuratie van deze procedurestatus. Vink de checkbox 'Afgewezen' aan en klik rechtsonder op de knop 'Opslaan'.
Herhaal stappen (6) en (7) voor mogelijke andere procedures die wijzen op kandidaten die zijn afgewezen.
Let op: zodra dit is ingesteld, moet je nog steeds de afwijsredenen definiëren die moeten worden weergegeven als je een procedurestatus kiest die aangeeft dat kandidaten zijn afgewezen.
Definieer afwijsredenen
Zodra OTYS 'weet' welke procedurestatussen aangeven dat kandidaten worden afgewezen, moet OTYS weten welke afwijsredenen moeten worden getoond. Om dit te kunnen doen, moet je de afwijsredenen configureren in de klantinstellingen:
Open OTYS Go!
Klik op je gebruikersicoon rechtsboven en kies 'Klantinstellingen'.
De lijst met klantinstellingen opent. Bij 'Zoek op instellingsnummer...' rechtsboven vul je 'GE371' in, gevolgd door enter.
Open de instelling 'Procedures - afwijsredenen' (GE371) in de instellingenlijst links.
Er opent een venster waarin je huidige afwijsredenen te zien zijn. Klik rechtsonder op de knop 'Toevoegen'.
Er opent zich een venster om een nieuwe afwijsreden te maken. Vul bij 'afwijsreden' de naam van de afwijsreden in en klik rechtsonder op de knop 'Opslaan'.
Herhaal stappen (6) en (7) om andere afwijsredenen die toegevoegd moeten worden.
Als je een meertalige omgeving hebt en je afwijsredenen wilt 'vertalen'; na het toevoegen van alle afwijsredenen in je hoofdtaal kun je:
Sluit het venster met de afwijsredenen, zodat je weer in de instellingenlijst staat.
Verander de inhoudstaal met het vlag-icoon rechtsboven.
Open de instelling 'Procedures - afwijsredenen' (GE371) weer in de instellingenlijst links.
Er opent een venster waarin je huidige afwijsredenen te zien zijn. Open de afwijsreden die je wilt vertalen.
Er opent een venster om de afwijsreden bij te werken. Bij 'afwijsreden' vertaal je de naam van de afwijsreden en klik je rechtsonder op de knop 'Opslaan'.
Herhaal stappen (11) en (12) voor andere afwijsredenen die vertaald moeten worden.
Zodra je deze configuraties hebt voltooid, wordt gebruikers gevraagd een afwijsreden te kiezen wanneer een procedurestatus wordt geselecteerd die aangeeft dat kandidaten zijn afgewezen.
Workflowconfiguratie
Voeg afwijsredenen toe aan Procedures-module
In de Procedures-module is het mogelijk om een lijstweergave te maken die de kolommen/velden definieert die getoond moeten worden. Als je de afwijsreden in deze lijst wilt tonen, kun je kolom/veld 'afwijsreden' toevoegen aan een lijstweergave in de Procedures-module.
Let op: de configuratie van lijstweergaven maakt geen deel uit van deze specifieke helppagina.
Toon de redenen voor afwijzing in de Procedures-widget op het dashboard
Op het OTYS Go! Dashboard is het mogelijk om weergaven te maken die verschillende widgets bevatten. Een van de widgets, die aan dashboards kan worden toegevoegd, is de Procedures-widget.. Deze widget toont standaard de gekoppelde kandidaat, de gekoppelde vacature en de status van elke procedure. Met behulp van de configuratie van de widget is het mogelijk om extra velden voor elke procedure te tonen. Als je de afwijsreden in deze widget wilt tonen, kun je het (extra) veld 'Afwijsreden' toevoegen in de configuratie van de Procedures-widget.
Let op: de configuratie van dashboardwidgets maakt geen deel uit van deze specifieke helppagina.
Voeg de afwijsreden voorwaarde toe aan workflows
In de Workflows-module is het mogelijk om workflows te maken die worden geactiveerd bij specifieke acties binnen OTYS Go! (bijvoorbeeld als de status van een procedure wordt gewijzigd). Als zo'n 'gekoppelde gebeurtenis' wordt geactiveerd, worden alle workflowregels van deze workflow gecontroleerd. Elke workflowregel kan bestaan uit één of meerdere condities en één of meerdere acties. Op deze manier is het bijvoorbeeld mogelijk om ervoor te zorgen dat, als de procedurestatus 'Afgewezen op basis van CV' is ingesteld, de standaard document-e-mail 'Afwijzing e-mailkandidaat' wordt gegenereerd. Binnen de workflowregels is het nu ook mogelijk om conditie 'PRO: Als afwijzingsreden is...' toe te voegen en één of meerdere afwijsredenen te selecteren. Deze nieuwe workflowconditie is bedoeld om samen te werken met de bestaande workflowconditie 'PRO: Als procedure status 1 gelijk is aan …'. Let op: als je momenteel één workflowregel hebt die (bijvoorbeeld) een afwijzingsmail genereert op basis van een procedurestatus; zul je extra workflowregels moeten maken; allemaal met de conditie 'PRO: Als procedure status 1 gelijk is aan …' ingesteld op de huidige procedurestatus(en) en allemaal met een extra voorwaarde 'PRO: Als afwijzingsreden is...' op verschillende afwijsredenen, wat verschillende afwijzingsmails triggert.
Let op: de configuratie van workflows maakt geen deel uit van deze specifieke helppagina.
Voeg afwijsreden toe aan procedure exports
De meeste informatie van OTYS is natuurlijk te vinden via de OTYS Go! applicatie, maar in sommige gevallen een 'kopie van de gegevens' wenselijk. Voor eenvoudige 'on-the-fly' datakopieën kunnen OTYS Go! gebruikers met de juiste rechten exports maken vanuit de OTYS Go! gebruikersinterface voor de belangrijkste entiteiten. In dit proces kunnen ze de velden definiëren die ze willen exporteren (op basis van beschikbare velden), de records die ze willen exporteren en de data exporteren naar een Excel-bestand. Deze exports zijn bedoeld om 'on-the-fly' datakopieën te maken, bijvoorbeeld om een lijst met openstaande vacatures te sturen naar een externe stakeholder die geen toegang heeft tot het OTYS-systeem. Door klantinstelling 'Procedures - Exportprofielen procedures' (GE183) is het mogelijk om het exportprofiel (en dus de 'kolommen') van de procedures te configureren. Je kunt het veld 'afwijsreden' toevoegen als je ook de afwijsreden van elke procedure aan deze export wilt toevoegen.
Let op: de configuratie van exportprofielen maakt geen deel uit van deze specifieke helppagina.
Rapportageconfiguratie
Maak een rapportage over de afwijsredenen
In de Rapportage-module is het mogelijk om verschillende rapportages te maken op basis van gegevens in het OTYS-systeem. We hebben een specifieke rapportage gemaakt waarmee gebruikers kunnen rapporteren op basis van afwijsredenen. Om zo'n afwijsredenrapportage neem je de volgende stappen:
Open OTYS Go!
Open Rapportages.
Klik op de knop 'Nieuwe rapportgroep' rechtsboven in het venster.
Een nieuwe lege rapportgroep opent:
Vul bij 'Titel' een naam in voor de rapportgroep (bijvoorbeeld 'Procedurerapportages').
Selecteer bij 'Gekoppelde tabellen' 'Vacature' en mogelijke andere tabellen die je in dit rapport wilt opnemen.
Klik op het save-icoon rechtsboven.
Klik rechtsboven op het pictogram 'Pagina toevoegen'
Er opent een nieuwe lege rapportpagina:
Vul bij 'Naam' een naam in voor de rapportpagina (bijvoorbeeld 'afwijsredenen').
Selecteer bij 'Gekoppelde tabellen' 'Vacature'.
Selecteer bij 'Module' 'afwijsredenen'
Klik op het save-icoon rechtsboven.
Je rapportpagina met rapportage over afwijsredenen is nu ingesteld.
Door op 'Meer tonen' te klikken, krijg je extra opties om gegevens in de rapportage te filteren:
Met de selectie 'Relaties' is het mogelijk om één of meerdere relaties te selecteren. Hiermee worden alleen procedures, die verband houden met vacatures van deze relaties, in de rapportage opgenomen.
Met de selectie 'Contactpersonen' is het mogelijk om één of meerdere contactpersonen te selecteren. Hiermee worden alleen procedures, die gekoppeld zijn aan vacatures van deze contactpersonen, in de rapportage opgenomen.
Met de selectie 'Vacatures' is het mogelijk om één of meerdere vacatures te selecteren. Hiermee worden alleen procedures die aan deze vacatures gekoppeld zijn, in de rapportage opgenomen.
Met de selectie 'Procedure status' is het mogelijk om één of meerdere procedurestatussen te selecteren. Hiermee worden alleen procedures met deze procedure-statusin de rapportage opgenomen.
Met de selectie 'Afwijsreden' is het mogelijk om één of meerdere afwijsredenen te selecteren. Hiermee worden alleen procedures met deze afwijsredenen in de rapportage opgenomen.
Naast de hierboven genoemde filters heb je de volgende extra configuratie-opties rechtsboven in de grafiek:
Met de periodeselectie kun je de rapportageperiode definiëren (bijvoorbeeld 'huidig jaar').
Met de detailselectie kun je definiëren hoe de periode 'opgedeeld' wordt (bijvoorbeeld 'maand' om de resultaten per maand te splitsen).
Met de weergave-select kun je het grafiektype definiëren (bijvoorbeeld een taartdiagram).
Met de legenda-schakelaar kun je een legenda tonen of verbergen.
Door op de knop 'Filters toepassen' te klikken, wordt de rapportage ververst op basis van de huidige configuratie. Door op de knop 'Bewaren’ te klikken, worden de wijzigingen opgeslagen zodat ze de volgende keer dat je de rapportage opent, worden geladen.
Let op: de verdere configuratie van rapportages maakt geen deel uit van deze specifieke helppagina.
Gebruik
Het gebruik van afwijsredenen bestaat uit verschillende elementen:
Afwijsredenen voor afgewezen procedures definiëren
Afwijsredenen voor afgewezen procedures zien
Zoeken naar procedures met een specifieke afwijsreden
Het maken van een export met procedures en hun afwijsredenen
Toegang tot de rapportage met gegevens over afwijsredenen
We leggen hieronder uit hoe deze elementen werken.
Afwijsredenen voor afgewezen procedures definiëren
Door de procedures op verschillende manieren te wijzigen, kun je de redenen voor afwijzing op de volgende plekken in het OTYS-systeem definiëren:
Wanneer een procedurestatus wordt gewijzigd, nadat je op de knop 'Procedure bewerken' in de widget 'Sollicitaties' in een kandidaatdetail hebt geklikt, naar een status die aangeeft dat de kandidaat is afgewezen, verschijnt er een extra selecte 'afwijsreden' om de reden van de afwijzing aan te geven.
Wanneer een procedurekaart in het Kanban-bord in een kandidaatdetail naar een kolom wordt getrokken, die aangeeft dat de kandidaat is afgewezen, verschijnt er een venster waarin de reden van de afwijzing wordt geselecteerd.
Wanneer een procedurestatus wordt gewijzigd, nadat je op de knop 'Procedure bewerken' in de widget 'Procedures' in een vacaturedetail hebt geklikt, naar een status die aangeeft dat de kandidaat is afgewezen, verschijnt er een extra selecte 'afwijsreden' om de reden van de afwijzing aan te geven.
Wanneer een procedurekaart in het Kanban-bord in een vacaturedetail naar een kolom wordt getrokken die aangeeft dat de kandidaat is afgewezen, verschijnt er een venster waarin de reden van de afwijzing wordt geselecteerd.
Wanneer de procedurestatus van geselecteerde procedures in batch wordt gewijzigd vanuit de Procedures-module lijstweergave, verschijnt er een venster waarin de reden van de afwijzing van de kandidaten wordt geselecteerd.
Wanneer een procedurekaart in het Kanban-bord op het dashboard wordt gesleept naar een kolom die aangeeft dat de kandidaat wordt afgewezen, verschijnt er een venster waarin de reden van de afwijzing wordt geselecteerd.
Wanneer een procedure wordt gesleept van de ene Procedures-widget op het dashboard naar een andere Procedures-widget die aangeeft dat de kandidaat is afgewezen, verschijnt er een venster waarin de reden van de afwijzing wordt geselecteerd.
Let op: er zijn andere plekken in het OTYS-systeem waar gebruikers procedures kunnen wijzigen (bijvoorbeeld in het hiring manager-portaal); voor deze statuswijzigingen wordt echter de afwijsreden (nog) niet gevraagd.
Afwijsredenen voor afgewezen procedures zien
Zodra een afwijsreden voor een procedure is geselecteerd, wordt deze afwijsreden voor die procedure weergegeven op de volgende plaatsen in het OTYS-systeem:
In de widget 'Sollicitaties' in een kandidaatdetail.
In het Kanban-bord in een kandidaatdetail (indien geconfigureerd).
In de 'Procedures'-widget in een vacature-detail.
In het Kanban-bord in een kandidaatdetail (indien geconfigureerd).
In de Procedures-module lijstweergave (indien geconfigureerd).
In de Procedures-widget op het dashboard (indien geconfigureerd)
Let op: er zijn ook andere plekken in het OTYS-systeem waar de procedures worden weergegeven (bijvoorbeeld het Kanban-bord op het dashboard); op deze plaatsen zal de afwijsreden echter (nog) niet worden getoond.
Zoeken naar procedures met een specifieke afwijsreden
Om te zoeken naar procedures met specifieke afwijsredenen, kun je de volgende stappen volgen:
Open OTYS Go!
Open Procedures.
Klik op de link 'Criterium toevoegen' in het paneel rechts.
Klik op criterium 'afwijsreden'
Selecteer bij 'Zoeken' de afwijsredenen waarvoor je wilt dat procedures in de zoekresultaten worden opgenomen.
Selecteer bij 'Uitsluiten' de redenen voor afwijzing waarvoor je wilt dat procedures worden uitgesloten in de zoekresultaten.
Klik op de knop 'Zoeken' onderaan het criterium.
De getoonde procedures zullen nu beperkt zijn op basis van de geselecteerde afwijsredenen. je kunt dit criterium natuurlijk combineren met andere criteria in de zoekfunctionaliteit van de Procedures-module. Het is ook mogelijk om bijvoorbeeld een filter te maken op basis van je zoekopdracht en dit filter te laden in een Procedures-widget op het dashboard.
Let op: het verdere gebruik van zoeken in modules maakt geen deel uit van deze specifieke helppagina.
Het maken van een export met procedures en hun afwijsredenen
Om een export te maken met procedures en hun afwijsredenen, kun je de volgende stappen volgen:
Open OTYS Go!
Open Procedures.
Maak de zoekopdracht die de procedures toont die je wilt exporteren.
Klik op het 'Exporteren'-icoon rechtsboven in het venster.
Er opent een venster om de details van je export te definiëren:
Selecteer bij 'Selectie' 'Filter' om (alleen) de procedures van je huidige zoekopdracht te exporteren, of selecteer 'Alle' om alle procedures te exporteren (ongeacht je huidige zoekopdracht).
Selecteer bij 'Format' 'Office 2000 en later' voor het exporteren van een .xlsx-bestand of selecteer 'Office 97' voor het exporteren van een .xls-bestand.
Selecteer bij 'Template' het sjabloon dat je eerder hebt geconfigureerd, inclusief het veld 'Afwijs reden’.
Selecteer bij 'Export statusgeschiedenis' 'Ja' als je wilt dat je export ook alle historische statuswijzigingen van elke procedure in aparte regels bevat, of kies 'Nee' als je alleen (hoofd)proceduregegevens wilt exporteren.
Klik op 'Export' om de export uit te voeren.
Afhankelijk van de complexiteit van de export wordt de export direct uitgevoerd (in dat geval kun je het direct downloaden) of in de wachtrij geplaatst (in dat geval kun je het later downloaden door op de knop 'Export wachtrij' in het exportvenster te klikken).
Toegang tot het rapport met gegevens over afwijsredenen
Om toegang te krijgen tot een eerder aangemaakte rapportage met gegevens over afwijsredenen, kun je de volgende stappen volgen:
Open OTYS Go!
Open Rapportages.
Open in de rapportagelijst links de rapportagepagina die je eerder hebt aangemaakt met gegevens over afwijsredenen.
Je zult zowel een grafiek als een tabel zien met gegevens over de redenen voor afwijzing.
Door op 'Meer tonen' te klikken, krijg je extra opties om gegevens in het rapport te filteren:
Met de selectie 'Relaties' is het mogelijk om één of meerdere relaties te selecteren. Hierbij worden alleen procedures die verband houden met vacatures van deze relaties in de rapportage opgenomen.
Met de selectie 'Contactpersonen' is het mogelijk om één of meerdere contactpersonen te selecteren. Hierbij worden alleen procedures die gekoppeld zijn aan vacatures van deze contactpersonen in de rapportage opgenomen.
Met de selectie 'Vacatures' is het mogelijk om één of meerdere vacatures te selecteren. Hierbij worden alleen procedures die aan deze vacatures gekoppeld zijn, in de rapportage opgenomen.
Met de selectie 'Procedure status' is het mogelijk om één of meerdere procedurestatussen te selecteren. Hierbij worden alleen procedures met deze procedure-status in de rapportage opgenomen.
Met de selectie 'afwijsreden' is het mogelijk om één of meerdere afwijsredenen te selecteren. Hierbij worden alleen procedures met deze afwijsredenen in de rapportage opgenomen.
Naast de hierboven genoemde filters heb je de volgende extra configuratie-opties rechtsboven in de grafiek:
Met de periodeselectie kun je de rapportageperiode definiëren (bijvoorbeeld 'huidig jaar').
Met de detailselectie kun je definiëren hoe de periode 'opgedeeld' wordt (bijvoorbeeld 'maand' om de resultaten per maand te splitsen.
Met de weergave-select kun je het grafiektype definiëren (bijvoorbeeld een taartdiagram).
Met de legenda-schakelaar kun je een legenda tonen of verbergen.
Door op de knop 'Filters toepassen' te klikken, wordt het rapport ververst op basis van de huidige configuratie.
Let op: de verdere configuratie van rapportages maakt geen deel uit van deze specifieke helppagina.