Sales/CSM

De uitdaging die de Whatsapp oplossing oplost

De arbeidsmarkt is de afgelopen jaren sterk veranderd. Kandidaten verwachten tegenwoordig dezelfde snelheid en kwaliteit van communicatie als zij gewend zijn van bedrijven in andere sectoren. Een snelle reactie via WhatsApp, e-mail of webchat wordt niet langer gezien als extra service, maar als een vanzelfsprekend onderdeel van een professionele candidate experience.

Tegelijkertijd staan recruiters onder toenemende druk. Zij beheren vaak tientallen tot honderden vacatures en kandidaten tegelijkertijd, waardoor het niet altijd mogelijk is om iedere sollicitant direct persoonlijk te woord te staan. Dit leidt regelmatig tot vertraging in de communicatie, versnipperde informatie en gemiste kansen.

MrWork is ontwikkeld om deze uitdagingen op te lossen door alle kandidaatcommunicatie centraal te organiseren, processen te automatiseren en – indien gewenst – AI in te zetten voor de eerste opvolging van kandidaten.

Langzame opvolging van kandidaten

Een van de grootste uitdagingen binnen recruitment is de snelheid waarmee kandidaten worden opgevolgd.

In veel organisaties komt een sollicitatie binnen terwijl de recruiter in gesprek is, onderweg is of buiten werktijd niet beschikbaar is. Hierdoor kan het uren of zelfs dagen duren voordat een kandidaat een eerste reactie ontvangt.

Uit onderzoek blijkt dat kandidaten juist in de eerste uren na hun sollicitatie het meest betrokken zijn. Hoe langer een reactie uitblijft, hoe groter de kans dat zij hun interesse verliezen of ondertussen contact leggen met een andere werkgever.

MrWork zorgt ervoor dat iedere kandidaat direct een eerste reactie ontvangt, ongeacht het tijdstip waarop de sollicitatie wordt ingediend. Door middel van automatische workflows of de AI Hub wordt de kandidaat direct welkom geheten en eventueel alvast geholpen met aanvullende informatie. Hierdoor ontstaat een professionele eerste indruk en blijft de kandidaat betrokken bij het sollicitatieproces.

Communicatie via privételefoons

Binnen veel recruitmentorganisaties verloopt WhatsApp-communicatie nog via de persoonlijke mobiele telefoons van recruiters.

Hoewel dit snel en laagdrempelig lijkt, brengt deze werkwijze verschillende risico's met zich mee:

• gesprekken zijn alleen zichtbaar voor de betreffende recruiter;

• collega's kunnen gesprekken niet overnemen;

• belangrijke informatie blijft op persoonlijke apparaten staan;

• communicatie is moeilijk terug te vinden;

• bij afwezigheid of uitdiensttreding kan informatie verloren gaan.

Daarnaast ontstaat er een ongewenste vermenging van zakelijke en privécommunicatie, wat zowel voor de recruiter als voor de organisatie onwenselijk is.

Met de Smart Inbox wordt alle communicatie via een centraal bedrijfsnummer afgehandeld. Hierdoor blijven gesprekken eigendom van de organisatie en zijn deze altijd toegankelijk voor bevoegde collega's.

Geen centraal overzicht

Wanneer communicatie plaatsvindt via verschillende kanalen en persoonlijke apparaten ontstaat al snel een versnipperd beeld van de kandidaat.

Een recruiter heeft bijvoorbeeld contact via WhatsApp, een collega stuurt een e-mail en een derde medewerker noteert informatie in OTYS. Hierdoor ontbreekt één centrale plek waar alle communicatie samenkomt.

Dit kan leiden tot:

• dubbel contact met kandidaten;

• tegenstrijdige informatie;

• onduidelijkheid over eigenaarschap;

• inefficiënte samenwerking;

• vertraging in de opvolging.

MrWork brengt alle communicatie samen in één centrale Smart Inbox. Ongeacht via welk kanaal een kandidaat contact opneemt, wordt alle communicatie overzichtelijk opgeslagen en gekoppeld aan het kandidaatprofiel in OTYS.

Iedere recruiter beschikt hierdoor over dezelfde actuele informatie en kan gesprekken eenvoudig overnemen wanneer dat nodig is.

Verlies van communicatie buiten het ATS

Wanneer communicatie buiten het Applicant Tracking System (ATS) plaatsvindt, ontstaat het risico dat belangrijke informatie niet wordt vastgelegd.

Denk hierbij aan:

• afspraken die via WhatsApp zijn gemaakt;

• antwoorden op vragen van kandidaten;

• gedeelde documenten;

• aanvullende contactmomenten;

• belangrijke opmerkingen tijdens het sollicitatieproces.

Wanneer deze informatie niet wordt geregistreerd, ontstaat een onvolledig kandidaatdossier. Dit maakt samenwerking lastiger en kan leiden tot een minder professionele ervaring voor de kandidaat.

MrWork voorkomt dit door alle communicatie automatisch te koppelen aan het juiste kandidaatprofiel binnen OTYS. Hierdoor ontstaat één compleet overzicht van alle contactmomenten, ongeacht welk communicatiekanaal is gebruikt.

Waarom snelle communicatie belangrijk is

Snelheid speelt een steeds grotere rol binnen recruitment. Kandidaten zijn gewend aan directe communicatie via chatapplicaties en verwachten dezelfde snelheid van potentiële werkgevers.

Wanneer een kandidaat dagen moet wachten op een eerste reactie, neemt de kans toe dat deze:

• solliciteert bij een concurrent;

• afhaakt tijdens het sollicitatieproces;

• een negatieve indruk krijgt van de organisatie;

• minder betrokken raakt.

De presentatie van MrWork benadrukt dat meer dan 90% van de WhatsApp-berichten binnen drie minuten wordt gelezen. Dit maakt WhatsApp één van de meest effectieve communicatiekanalen voor recruitment. Door kandidaten direct via hun voorkeurskanaal te benaderen, neemt de kans op een snelle reactie en succesvolle opvolging aanzienlijk toe.

Door automatische berichten en – indien ingezet – de AI Hub ontvangen kandidaten direct een persoonlijk bericht, ook buiten kantooruren. Recruiters kunnen vervolgens op een later moment het gesprek overnemen, zonder dat de kandidaat het gevoel heeft te moeten wachten. Dit draagt niet alleen bij aan een betere candidate experience, maar verhoogt ook de efficiëntie van het recruitmentproces en de kans op een succesvolle plaatsing.

We bieden twee producten aan. De Smart Inbox en de AI Hub.

Welke klanten passen goed?

Smart Inbox

Geschikt voor:

• Recruiters die WhatsApp gebruiken

• Teams met meerdere recruiters

• Organisaties met veel kandidaatcontact

AI Hub

Geschikt voor:

• Hoge sollicitatievolumes

• Trage opvolging

• Veel terugkerende vragen

• Recruiters die tijd willen besparen

Wie waarvoor te contacteren:

Contactgegevens MrWork

Ward Groen - Product Manager - ward@mrwork.nl / +3110 737 15 21

Zeno Lampe - Head of Development & Finance - zeno@mrwork.nl / +316 43 23 44 22

Marcella van Dijk - Implementatie Consultant - marcella@mrwork.nl /+316 30553920

Martin de Ruiter - CCO - martin@mrwork.nl/ +316 43 05 93 61