De integratie tussen OTYS en MrWork is ontworpen om zo gebruiksvriendelijk mogelijk te zijn. Eindgebruikers werken volledig vanuit hun vertrouwde OTYS-omgeving, zonder dat zij hoeven te schakelen tussen verschillende applicaties. MrWork draait volledig op de achtergrond en wordt als een geïntegreerd onderdeel van OTYS gepresenteerd.

White-label integratie

De oplossing is volledig white-label geïntegreerd. Dit betekent dat de gebruiker geen aparte applicatie of omgeving ziet, maar uitsluitend binnen OTYS werkt. Alle functionaliteiten van MrWork zijn beschikbaar via geïntegreerde widgets, waardoor de gebruikerservaring naadloos aansluit op de bestaande OTYS-omgeving.

Voor recruiters voelt de oplossing alsof deze standaard onderdeel is van OTYS. Hierdoor is nauwelijks extra training nodig en verloopt de adoptie binnen de organisatie sneller.

Geen aparte login

Gebruikers hoeven geen afzonderlijk account aan te maken of opnieuw in te loggen.

Wanneer een recruiter OTYS opent en gebruikmaakt van een MrWork-widget, wordt automatisch gecontroleerd welke gebruiker is ingelogd. Deze gebruiker wordt vervolgens automatisch gesynchroniseerd met MrWork. Hierdoor ontstaat één veilige gebruikerssessie zonder extra wachtwoorden of authenticatiestappen.

Voordelen hiervan zijn:

• Eén gebruikersaccount.

• Minder beheer van gebruikersrechten.

• Geen extra wachtwoorden.

• Snellere toegang tot alle functionaliteiten.

Twee geïntegreerde widgets binnen OTYS

De functionaliteit van MrWork bestaat uit twee afzonderlijke widgets die ieder een eigen doel hebben.

Smart Inbox

De Smart Inbox is het centrale comm unicatieplatform voor alle kandidaatcontacten.

Vanuit deze inbox kunnen recruiters:

• alle WhatsApp-, e-mail- en webchatgesprekken bekijken;

• gesprekken toewijzen aan collega's;

• gesprekken filteren op status of gebruiker;

• zoeken binnen alle communicatie;

• automatische workflows beheren.

Hierdoor beschikt het gehele recruitmentteam over één gezamenlijke inbox in plaats van losse gesprekken op persoonlijke telefoons of mailboxen.

Conversation Widget

De Conversation Widget bevindt zich rechtstreeks op het kandidaatprofiel binnen OTYS.

Deze widget toont:

• de volledige communicatiehistorie;

• alle verstuurde en ontvangen berichten;

• automatische berichten;

• AI-gesprekken;

• handmatige communicatie.

Vanuit hetzelfde scherm kan de recruiter direct verder communiceren met de kandidaat. Hierdoor blijft alle communicatie gekoppeld aan het juiste kandidaatprofiel.

Instellingen

Via de instelling Smart inbox - AI Hub smart_inbox PA229 beheert de organisatie de volledige inrichting van MrWork.

Hier kunnen beheerders onder andere:

• communicatiekanalen activeren;

• WhatsApp Business configureren;

• automatische workflows instellen;

• AI-agenten beheren;

• de Knowledge Base onderhouden;

• gebruikers beheren;

• AI-instellingen wijzigen.

Deze widget wordt voornamelijk gebruikt door beheerders en consultants tijdens de implementatie en het beheer.

Synchronisatie van kandidaten

Wanneer een kandidaat solliciteert of contact opneemt:

• wordt het kandidaatprofiel gekoppeld;

• wordt de volledige communicatie opgeslagen;

• blijft alle gespreksgeschiedenis zichtbaar;

• blijft de informatie behouden wanneer een andere recruiter het gesprek overneemt.

Hierdoor gaat geen informatie verloren en beschikt iedere recruiter over dezelfde actuele gegevens.

Koppeling met WhatsApp Business API

Voor WhatsApp-communicatie maakt MrWork gebruik van de officiële WhatsApp Business API.

Deze koppeling maakt het mogelijk om:

• WhatsApp-berichten professioneel vanuit OTYS te versturen;

• automatische berichten te verzenden;

• berichttemplates van Meta te gebruiken;

• gesprekken centraal op te slaan;

• meerdere recruiters via hetzelfde WhatsApp-nummer te laten werken.

Doordat gebruik wordt gemaakt van de officiële API voldoet de oplossing aan de richtlijnen van Meta.

Knowledge Base voor AI

De AI Hub maakt gebruik van een eigen Knowledge Base.

Hierin wordt alle relevante bedrijfsinformatie opgeslagen waarmee de AI-agent kandidaten kan helpen.

Voorbeelden hiervan zijn:

• vacature-informatie;

• veelgestelde vragen;

• sollicitatieprocedures;

• arbeidsvoorwaarden;

• bedrijfsinformatie;

• veelvoorkomende antwoorden.

Op basis van deze kennis kan de AI-agent natuurlijke gesprekken voeren en kandidaten voorzien van consistente en correcte informatie.

Proces van kandidaatcommunicatie

Onderstaand proces beschrijft hoe een kandidaatcontact verloopt vanaf het moment van solliciteren tot aan de overdracht aan de recruiter.

Stap 1 – Kandidaat solliciteert

Een kandidaat reageert op een vacature of start een gesprek via een beschikbaar communicatiekanaal, zoals WhatsApp of webchat.

Zodra dit gebeurt, wordt automatisch een nieuw gesprek aangemaakt binnen de Smart Inbox.

Stap 2 – Trigger wordt geactiveerd

Direct na het ontvangen van de sollicitatie activeert MrWork een vooraf ingestelde automatisering.

Deze trigger bepaalt welke vervolgstappen automatisch moeten worden uitgevoerd.

Voorbeelden hiervan zijn:

• gesprek aanmaken;

• labels toevoegen;

• recruiter toewijzen;

• status wijzigen;

• automatische communicatie starten.

Belangrijk is dat deze automatiseringen gebaseerd zijn op vaste regels en geen AI gebruiken.

Stap 3 – Automatisch welkomstbericht

Na activatie van de trigger ontvangt de kandidaat direct een persoonlijk welkomstbericht.

Dit gebeurt ook buiten kantooruren of tijdens weekenden.

Hierdoor ontvangt iedere kandidaat onmiddellijk een reactie en ontstaat een positieve eerste indruk.

Stap 4 – Conversatie wordt toegewezen

Vervolgens wordt het gesprek automatisch toegewezen aan de juiste recruiter of het juiste team.

Hierdoor is direct duidelijk wie verantwoordelijk is voor de verdere opvolging.

Alle teamleden kunnen de voortgang volgen doordat de communicatie centraal beschikbaar blijft.

Stap 5 – AI Hub neemt eventueel het gesprek over

Wanneer de organisatie gebruikmaakt van de AI Hub kan de AI-agent het eerste gedeelte van het gesprek zelfstandig voeren.

De AI kan bijvoorbeeld:

• vragen beantwoorden;

• aanvullende informatie verzamelen;

• kandidaten kwalificeren;

• uitleg geven over de procedure;

• kandidaten begeleiden richting een sollicitatie.

De organisatie bepaalt zelf wanneer de AI actief is en wanneer de recruiter het gesprek overneemt.

Stap 6 – Recruiter ontvangt een samenvatting

Zodra de AI haar werkzaamheden heeft afgerond, ontvangt de recruiter automatisch een overzichtelijke samenvatting.

Deze bevat onder andere:

• belangrijkste vragen;

• antwoorden van de kandidaat;

• kwalificatie;

• relevante aandachtspunten;

• eventuele vervolgstappen.

Hierdoor hoeft de recruiter niet de volledige conversatie terug te lezen.

Stap 7 – Recruiter vervolgt het gesprek

Met alle beschikbare context kan de recruiter het gesprek persoonlijk voortzetten.

Doordat alle communicatie zichtbaar blijft binnen OTYS, kan iedere collega het gesprek indien nodig probleemloos overnemen.

Go-live proces

De implementatie van MrWork verloopt volgens een vaste werkwijze. Gemiddeld duurt een implementatie vijf tot tien werkdagen, afhankelijk van de snelheid waarmee benodigde informatie wordt aangeleverd en externe goedkeuringen (zoals WhatsApp-templates) worden verkregen.

Stap 1 – Setup

Tijdens de eerste fase wordt de technische basis ingericht.

Activiteiten zijn onder andere:

• aanmaken van het Business Account;

• delen en configureren van de API Key;

• koppelen van de WhatsApp Business API;

• aanmaken van de Smart Inbox;

• inrichten van de eerste automatische workflows.

Na deze stap is de technische verbinding tussen OTYS en MrWork gereed.

Stap 2 – Configuratie

Vervolgens worden alle communicatiekanalen ingericht.

Hieronder vallen:

• activeren van WhatsApp;

• configureren van kanaalinstellingen;

• aanmelden van WhatsApp Message Templates bij Meta;

• uitvoeren van testberichten;

• controleren van de volledige communicatieketen.

Pas nadat alle testen succesvol zijn afgerond, wordt verder gegaan met de AI-configuratie.

Stap 3 – AI Hub

Wanneer de klant gebruikmaakt van de AI Hub wordt vervolgens de AI ingericht.

Deze fase bestaat uit:

• aanmaken van één of meerdere AI Agents;

• vullen van de Knowledge Base;

• definiëren van kwalificatiecriteria;

• bepalen van overdrachtsmomenten;

• testen van gesprekken;

• controleren van antwoorden;

• valideren van de AI-functionaliteit.

Na goedkeuring is de AI klaar voor productie.

Stap 4 – Go-live

Voordat de oplossing definitief live gaat, wordt een laatste controle uitgevoerd.

Hieronder vallen:

• controleren van de volledige implementatie;

• afronden van de Go-live Checklist;

• training van de key user (circa 30 minuten);

• controleren van gebruikersrechten;

• uitvoeren van laatste praktijktesten;

• starten van de eerste live kandidaatgesprekken.

Na de livegang kan de organisatie direct gebruikmaken van zowel de Smart Inbox als de AI Hub. Gedurende de eerste periode worden de eerste gesprekken vaak extra gemonitord om eventuele optimalisaties snel door te voeren.