Mytranscript handleidingen

Dit artikel bevat de algemene gebruikershandleiding voor mytranscript. Als je een tennant-admin (key-user) bent, kun je hier direct naar de tennant beheerders handleiding gaan

Gebruikershandleiding mytranscript

1. Inleiding en kernbegrippen

mytranscript is een AI-gestuurde vergaderassistent. Het neemt je vergaderingen op, transcribeert wat er gezegd is, identificeert wie er sprak en geeft een duidelijke samenvatting met actiepunten. Omdat uw organisatie OTYS gebruikt, worden de notities van een vergadering teruggeschreven naar de betreffende kandidaat of contactpersoon in OTYS, zodat uw administratie up-to-date blijft zonder handmatig kopiëren en plakken.

Dit hoofdstuk legt uit wat het product doet, hoe het past in je OTYS-workflow en de kernconcepten die je in de rest van deze gids zult zien.

Wat mijn transcript voor jou doet.

• Neemt online vergaderingen op (Microsoft Teams, Google Meet, Zoom) door een notitie-bot in het gesprek te sturen.

• Neemt persoonlijke vergaderingen op via je telefoon of laptop op via de mobiele app.

• Zet de opname om in een schriftelijke transcriptie met sprekernamen.

• Genereert een AI-samenvatting, belangrijke punten en actie-items.

• Classificeert de vergadering en voegt tags toe (bijvoorbeeld "Algemene Screening" of "Vacature-intakesessie").

• Hiermee kun je de video of audio synchroon met het transcript afspelen.

• Hiermee kun je interne vergaderingen delen met collega's en met mensen buiten je organisatie via een beveiligde link.

• Synchroniseert de samenvatting en actiepunten met de betreffende kandidaat of contactpersoon in OTYS.

Hoe mytranscript past in de OTYS-workflow

mytranscript is ontworpen om naast OTYS te staan:

1. Je logt in op mytranscript met je OTYS-account (zie "Inloggen vanaf OTYS").

2. Wanneer je een vergadering met een kandidaat of contactpersoon opneemt, kan mytranscript de deelnemers koppelen aan de matchende records in OTYS.

3. Zodra de vergadering is verwerkt, worden de samenvatting en actiepunten als een notitie op het dossier van de kandidaat of contactpersoon in OTYS geschreven.

4. Vanuit een vergadering in mytranscript kun je de gekoppelde kandidaat openen of direct contact opnemen in OTYS.

Dit betekent dat je vergadernotities op twee plekken staan: de volledige ervaring (video, transcript, samenvatting) in mytranscript, en een beknopt schriftelijk verslag van de juiste persoon in OTYS.

Online bijeenkomsten versus fysieke bijeenkomsten

MyTranscript ondersteunt twee soorten vergaderingen.

• Online vergaderingen. Deze vinden plaats via Teams, Google Meet of Zoom. Je geeft mytranscript de link naar de vergadering, en een bot voegt zich bij het gesprek om het op te nemen. Zie "Online vergaderingen opnemen".

• Persoonlijke vergaderingen. Dit zijn face-to-face gesprekken. Je neemt de audio direct op op je telefoon of laptop op met de mytranscript-app. Zie "Opnemen van persoonlijke vergaderingen".

Beide soorten belanden in dezelfde "Vergaderingen"-lijst en doorlopen dezelfde verwerking om een transcript, samenvatting en actiepunten te produceren.

De levenscyclus van de vergadering

Elke vergadering verloopt door een reeks statussen. Het begrijpen hiervan helpt je te weten wat je in elke fase kunt verwachten.

Een typische online vergadering loopt van Gepland naar Opname , naar Verwerking / Transcriberen / AI-review en uiteindelijk tot Voltooid. De verwerking duurt meestal een paar minuten nadat de vergadering is afgelopen.

Een opmerking over terminologie

In deze gids is Mytranscript de aanvraag waarover je leest. OTYS is jouw wervingssysteem. Een "bot" of "notitiemaker" is de geautomatiseerde deelnemer die online vergaderingen deelneemt om deze op te nemen. Een volledige lijst van termen staat in de "Glossary".

2. Aanmelden vanuit OTYS

mytranscript gebruikt je bestaande OTYS-account, dus je hebt geen apart wachtwoord nodig. Dit hoofdstuk legt de belangrijkste manier uit om in te loggen (OTYS Single Sign-On), de e-mailcode fallback, en hoe sessies en uitloggen werken.

OTYS Single Sign-On (de primaire ingang)

Single Sign-On (SSO) betekent dat je één keer inlogt in OTYS en vervolgens toegang krijgt tot mytranscript zonder een nieuw wachtwoord in te voeren.

Om mijn transcriptie van OTYS te openen:

1. Log in bij OTYS zoals je normaal doet.

2. Klik op je profielfoto om de snelle navigatie te vergroten. En klik op "mijntranscript"

3. Je wordt automatisch naar mijn transcript gebracht en ingelogd.

De eerste keer dat je op deze manier inlogt, maakt mytranscript je gebruikersaccount aan op basis van je OTYS-profiel. Je naam en e-mail komen van OTYS, dus zorg ervoor dat je OTYS-account een geldig e-mailadres heeft.

Als je OTYS-account geen e-mailadres heeft, kan je niet inloggen. Je ziet een bericht waarin je wordt gevraagd een e-mailadres toe te voegen aan je OTYS-gebruikersaccount en het opnieuw te proberen.

De e-mail-inlogcode (fallback)

Als je direct wilt inloggen via het mytranscript-inlogscherm in plaats van via OTYS, kun je per e-mail een eenmalige inlogcode aanvragen.

1. Ga naar het mytranscript-inlogscherm.

2. Voer je e-mailadres in en kies Inlogcode verzenden.

3. Mytranscript stuurt een 6-cijferige code naar je e-mail.

4. Voer de code in en kies Verifiëren.

Een paar dingen om te weten over de e-mailcode:

• De code is slechts voor korte tijd geldig. Als deze verloopt, kies dan de code opnieuw verzenden.

• Controleer je spammap als de e-mail niet aankomt.

• Het e-mailadres moet al bekend zijn bij mytranscript. Als je nog nooit eerder via OTYS hebt ingelogd, herkent mijn transcript je e-mail niet. In dat geval, log eerst in via OTYS.

• Als je account is gedeactiveerd, kun je niet inloggen. Neem contact op met de beheerder van uw organisatie.

Sessies en ingelogde blijven

Nadat je bent ingelogd, houdt mytranscript je ingelogd voor een bepaalde periode, zodat je niet bij elk bezoek hoeft te authenticeren. Als je sessie afloopt, wordt je opnieuw gevraagd om in te loggen. Als dat gebeurt, is de makkelijkste manier om mijn transcript van OTYS opnieuw te openen.

Uitchecken

Om uit te loggen:

1. Open het gebruikersmenu in de bovenhoek van het scherm (je naam of profielicoon).

2. Kies Uitloggen.

3. Bevestig wanneer je erom vraagt.

Uitloggen van mijn transcript betekent niet dat je wordt uitgeschreven van OTYS. Als je op een gedeelde of openbare computer zit, log dan uit bij beide applicaties.

3. Eerste keer onboarding

De eerste keer dat je mytranscript gebruikt, introduceert een korte onboardingflow het product en kun je een paar persoonlijke voorkeuren instellen. Het duurt maar een paar minuten, en je kunt later alles veranderen in "Instellingen".

Wat onboarding dekt
De onboarding-walkthrough verwelkomt je bij je organisatie en laat zien wat mytranscript doet:

• Je vergaderingen, automatisch getranscribeerd.

• AI-gegenereerde transcripties en samenvattingen.

• Automatische opnameregels die bepalen welke vergaderingen worden opgenomen.

Je wordt vervolgens begeleid door een paar eenvoudige keuzes.

Stappen die je kunt zien
De exacte stappen hangen af van hoe jouw organisatie het heeft ingericht, maar als gewone gebruiker kun je verwachten:

1. Welkom. Een korte introductie tot mytranscript en jouw organisatie.

2. Voorkeuren. Kies je interfacetaal en je thema (licht, donker, of volg je systeeminstelling). Zie "Persoonlijke instellingen" voor details.

3. Verbind je agenda. Koppel optioneel je werkagenda zodat aankomende vergaderingen automatisch verschijnen en geregistreerd kunnen worden. Je kunt kiezen , ik doe dit later. Zie "Kalenderintegratie".

4. Opname regelt. Een korte uitleg over hoe de opnameregels bepalen welke vergaderingen worden opgenomen, en de optie om een persoonlijke regel te kiezen. Zie "Persoonlijke opnameregels".

5. Je bent helemaal klaar. Een bevestigingsscherm. Kies Ga naar vergaderingen om te beginnen met het gebruik van mytranscript.

Je kunt later alles veranderen
Niets in de onboarding is definitief. Elke keuze die je maakt kan achteraf worden aangepast:

• Taal en thema staan in "Instellingen" onder Voorkeuren.

• Je kalenderverbinding staat in "Instellingen" onder Agenda.

• Je persoonlijke opnameregels staan onder "Instellingen" onder Persoonlijke Regels.

Als je de onboarding hebt overgeslagen of de walkthrough opnieuw wilt bekijken, kun je deze opnieuw bekijken via "Instellingen"; Niets wat je in de preview doet, wordt opgeslagen.

4. De lijst van vergaderingen

De lijst "Meetings" is het startscherm van mytranscript. Het toont al je vergaderingen, laat je een specifieke vinden, en daar begin je met het opnemen van een nieuwe vergadering. Dit hoofdstuk legt uit hoe je hiermee om kunt gaan.

Opening van de Vergaderingenlijst
Kies Vergaderingen in de hoofdnavigatie. Dit is ook het scherm waar je op landt als je inlogt.

Mijn vergaderingen en vergaderingen gedeeld met mij
Bovenaan de lijst kun je wisselen tussen twee weergaven:

• Mijn vergaderingen. Vergaderingen die je hebt gemaakt of opgenomen.

• Gedeeld met mij. Vergaderingen die collega's met je hebben gedeeld. Als er nog niets met je gedeeld is, is dit uitzicht leeg.

Zie "Vergaderingen delen" voor hoe delen werkt.

Lijstweergave en galerijweergave
Je kunt vergaderingen in twee lay-outs weergeven met de weergave-opties:

• Lijstweergave. Een compacte rij voor elke vergadering.

• Galerijweergave. Grotere kaarten met een preview-thumbnail.

Kies wat je het liefst hebt; Mijn transcript onthoudt je keuze.

Zoeken en filteren
Om een specifieke vergadering te vinden, gebruik je het zoekveld en de filters:

• Zoek. Typ een deel van een vergaderingstitel om de lijst te filteren.

• Status. Toon alleen vergaderingen met een bepaalde status (bijvoorbeeld Voltooid of Opgenomen).

• Type. Toon alleen online of fysieke bijeenkomsten.

• Datumbereik. Beperk de lijst tot een periode zoals Vandaag, Deze Week, Laatste 30 dagen of een aangepaste periode.

Om opnieuw te beginnen, kies je voor Alle filters verwijderen.

Meetingkaarten en wat ze laten zien
Elke vergadering verschijnt als een kaart of rij met de titel, datum en tijd, type en huidige status. Een kleine preview (thumbnail) geeft de staat van de opname aan, bijvoorbeeld "Nog niet opgenomen", "Opname", "Verwerking" of "Alleen audio".
Selecteer een vergadering om de detailweergave te openen, waar je de opname kunt bekijken en het transcript, de samenvatting en de actiepunten kunt lezen. Zie "De detailweergave van de vergadering".

Wedstrijdstatus
De status geeft aan waar een vergadering zich bevindt in zijn levenscyclus.

Een nieuwe vergadering starten
Om iets nieuws op te nemen, kies je Nieuwe Bijeenkomst. Mytranscript vraagt wat voor soort vergadering je wilt organiseren:

• Online — Zoom, Teams of Google Meet. Zie "Online vergaderingen opnemen".

• Persoonlijk — een face-to-face ontmoeting. Zie "Opnemen van persoonlijke vergaderingen".

Bladeren door de resultaten
Als je veel vergaderingen hebt, toont de lijst pagina voor pagina. Gebruik Vorige en Volgende om tussen pagina's te wisselen. Een regel als "Toont 1 - 10 van 100" vertelt je waar je bent.

5. Online Vergaderingen Opnemen

Voor vergaderingen op Microsoft Teams, Google Meet of Zoom registreert mytranscript door een notitie-bot naar het gesprek te sturen. Dit hoofdstuk legt uit hoe je een online vergadering kunt toevoegen, wat er gebeurt tijdens de opname en wat de andere deelnemers zien.

Hoe online opname werkt
Je geeft mijn transcript de link naar de vergadering. Op het juiste moment sluit de bot zich als deelnemer aan de vergadering aan, neemt de video en audio op en vertrekt wanneer de vergadering eindigt. Daarna wordt de opname automatisch getranscribeerd en samengevat.

Er zijn twee manieren waarop een online vergadering wordt opgenomen:

• Je voegt het handmatig toe, zoals hieronder beschreven.

• Het wordt opgepikt van je verbonden agenda volgens je opnameregels. Zie "Kalenderintegratie" en "Persoonlijke registratieregels".

Handmatig een online vergadering toevoegen

1. Kies op de lijst "Vergaderingen" Nieuwe Vergadering.

2. Kies voor online.

3. Voer een Meeting-titel in (bijvoorbeeld "Intakegesprek met Sarah").

4. Plak de Meeting-link. Dit is de Zoom-, Google Meet- of Microsoft Teams-link waarop je normaal gesproken zou klikken om lid te worden.

5. Schakel optioneel direct opnemen aan. Met deze aan sluit de bot zich aan bij de vergadering zodra je hem aanmaakt. Laat het uit om een vergadering op te nemen die later begint.

6. Kies Vergadering aanmaken.

De rest van de details (zoals de daadwerkelijke duur en deelnemers) worden automatisch vastgelegd terwijl de vergadering wordt opgenomen, dus je hoeft ze niet handmatig in te vullen.

Tips voor de vergaderingslink

• Plak de volledige link, beginnend met http:// of https://.

• Voorbeelden van geldige links:

  • Een Zoom-link zoals https://us02web.zoom.us/j/87123456789

  • Een Google Meet-link zoals https://meet.google.com/abc-defg-hij

  • Een Microsoft Teams "vergadering joinen"-link

• Als de link ontbreekt of ongeldig is, zal mijn transcript je vragen deze te corrigeren.

Wat gebeurt er nadat je de vergadering hebt aangemaakt

• Als je kiest voor Start Recording Direct, sluit de bot zich meteen aan en verschuift de vergadering naar Opname.

• Zo niet, dan blijft de vergadering Gepland tot de starttijd, waarna de bot deelneemt en begint de opname.

• Tijdens het opnemen toont de detailweergave van de vergadering dat de bot aanwezig is en opneemt. Het transcript en de samenvatting verschijnen zodra de opname is voltooid.

Wat de andere deelnemers zien
De bot is een zichtbare, toestemmingsvriendelijke deelnemer:

• Het verschijnt in de deelnemerslijst van het gesprek, net als een persoon.

• Het gebruikt de door je organisatie gekozen weergavenaam (bijvoorbeeld een naam als "AI Note Taker").

• Je organisatie kan de bot zo instellen dat hij een kort chatbericht plaatst wanneer hij zich aanmeldt, zodat iedereen weet dat de vergadering wordt opgenomen en getranscribeerd.

Omdat de bot voor iedereen zichtbaar is, weten deelnemers altijd dat er aantekeningen worden gemaakt. De exacte naam en het chatbericht worden ingesteld door je beheerder (zie de "Organization Admin Guide").

Na de bijeenkomst
Wanneer de vergadering eindigt, vertrekt de bot en wordt de opname verwerkt. De vergadering doorloopt Processing, Transcribing en AI Review, en wordt vervolgens Afgerond. Dit duurt meestal een paar minuten. Je ontvangt ook een e-mail wanneer je vergadering klaar is (zie "Meldingen").

Als de bot niet heeft opgenomen
Als een opname niet zoals verwacht verliep, legt de detailweergave van de vergadering uit waarom, bijvoorbeeld:

• De bot wachtte in de lobby maar werd niet binnengelaten.

• Niemand deed mee aan de vergadering.

• De bot kon geen toestemming krijgen om op te nemen.

Zie "Tips en probleemoplossing" voor wat je in elk geval moet doen.

6. Het opnemen van persoonlijke ontmoetingen

Voor face-to-face gesprekken neemt mytranscript de audio direct op je apparaat op. Dit is ideaal voor persoonlijke interviews en klantbezoeken. Dit hoofdstuk legt uit hoe je live opneemt, hoe je de app op je telefoon installeert en wat er gebeurt als je offline bent.

Wanneer te gebruiken met opname in persoon
Gebruik opname in persoon wanneer er geen online ontmoetingslink is, bijvoorbeeld een persoonlijk interview of een vergadering in een ruimte. In plaats van een bot in een gesprek te sturen, neemt je telefoon of laptop het geluid van het gesprek op.

Het creëren van een persoonlijke bijeenkomst

1. Kies op de lijst "Vergaderingen" Nieuwe Vergadering.

2. Kies voor persoonlijk.

3. Voer een Vergaderingstitel in.

4. Stel de datum en tijd van de vergadering vast.

5. Voeg de deelnemers toe. Voor een persoonlijke bijeenkomst zijn ten minste twee deelnemers vereist. Voor elke deelnemer kun je een naam, een optioneel e-mailadres, een rol en een type invoeren (bijvoorbeeld Kandidaat of Contactpersoon). Het toevoegen van de juiste mensen helpt mijn transcript om ze later aan OTYS te koppelen.

6. Kies Vergadering aanmaken.

Het gesprek opnemen
Zodra de vergadering is aangemaakt, kun je de audio opnemen:

1. Open de vergadering en begin met opnemen wanneer je er klaar voor bent.

2. Laat microfoontoegang toe als je apparaat erom vraagt.

3. Mytranscript toont de opnametijd en een audioniveau-indicator zodat je kunt bevestigen dat het geluid opvangt.

4. Gebruik Pauze en Hervatten als je een pauze nodig hebt.

5. Kies Stop opnemen wanneer de vergadering is afgerond.

Nadat je bent gestopt, kun je kiezen voor Uploaden & Transcribeeren om de opname te versturen voor verwerking, of Opname weggooien om deze te verwijderen. Eenmaal geüpload wordt de vergadering getranscribeerd en samengevat zoals een online vergadering.

Goede opnamegewoonten

• Zorg ervoor dat je microfoon op je apparaat is ingeschakeld.

• Houd je apparaat dicht bij de mensen die spreken.

• Opnames kunnen tot 4 uur duren.

Een bestaand audiobestand uploaden
In plaats van live op te nemen, kun je een bestaand audiobestand uploaden. Ondersteunde formaten zijn onder andere MP3, WAV, MP4, WebM en OGG.

De app installeren op je telefoon (PWA)
MyTranscript kan als app op je telefoon of tablet worden geïnstalleerd, waardoor het opnemen in persoon snel kan beginnen. Het is een Progressive Web App (PWA), dus je installeert het via je browser in plaats van uit een appwinkel.

1. Open mytranscript in de browser van je telefoon.

2. Gebruik het menu van je browser en kies de optie om de app aan je startscherm toe te voegen (de exacte formulering verschilt per browser en apparaat).

3. Open mytranscript vanaf het nieuwe pictogram op je startscherm.

Opnemen wanneer je offline bent
MyTranscript is ontworpen om te blijven werken, zelfs zonder stabiele internetverbinding.

• Als je online bent, synchroniseren opnames en uploads direct.

• Wanneer je offline bent, wordt er een nieuwe opname op je apparaat opgeslagen en toegevoegd aan een uploadwachtrij.

• Wanneer je verbinding herstelt, uploaden de opnames automatisch in de wachtrij. Je zult voortgang zien zoals "1 van 2 uploaden".

• Als een upload mislukt, kun je kiezen voor opnieuw uploaden zodra je weer online bent.

Dit betekent dat je veilig een fysieke ontmoeting kunt opnemen op een locatie met slecht bereik; De opname zal worden geüpload zodra je weer verbinding hebt. Houd de app open terwijl er uploads gaande zijn.

7. Kalenderintegratie

Door je werkagenda te koppelen, kan mytranscript je aankomende vergaderingen zien en automatisch vastleggen, zodat je niet elke online vergadering handmatig hoeft toe te voegen. Dit hoofdstuk behandelt het verbinden van een kalender, hoe evenementen verschijnen en hoe je kiest welke vergaderingen worden vastgelegd.

Waarom je je agenda verbinden
Wanneer je agenda verbonden is, mytranscript:

• Toont je aankomende vergaderingen op het scherm "Agenda".

• Plant de bot om deel te nemen aan en vergaderingen op te nemen die een videolink hebben, gebaseerd op jouw opnameregels.

• Hiermee kun je opname aan- of uitzetten voor individuele gebeurtenissen.

Mytranscript leest alleen je agenda-evenementen. Het verandert, maakt nooit iets aan of verwijdert iets uit je agenda.

Je agenda verbinden

1. Ga naar "Instellingen" en kies Agenda, of open het scherm "Agenda" en kies Verbinden van Agenda.

2. Kies uw zorgverlener:

   • Google Agenda

   • Microsoft Outlook

3. Log in bij die zorgverlener en verleen toegang tot de agenda als je erom vraagt.

4. Je wordt teruggestuurd naar mytranscript met een bevestiging dat je agenda gekoppeld is.

Als je de toegang weigert of annuleert, wordt je agenda niet gekoppeld en kun je het later opnieuw proberen.

Hoe gebeurtenissen verschijnen
Na het verbinden open je het scherm "Kalender" om je komende evenementen van de komende weken te bekijken. Elk evenement toont zijn tijd, het vergaderplatform (zoals Google Meet, Microsoft Teams of Zoom) en de deelnemers.

Elk evenement geeft ook aan of het wordt vastgelegd:

• Opnemen — de bot zal deelnemen aan en deze vergadering opnemen.

• Niet opgenomen — deze bijeenkomst zal niet worden opgenomen.

• Geen vergaderingslink — er is geen videolink, dus het kan niet worden opgenomen.

Kiezen welke vergaderingen worden opgenomen
Of een gebeurtenis standaard wordt geregistreerd, wordt bepaald door de registratieregels. Er zijn twee soorten:

• Organisatieregels, vastgesteld door je beheerder voor de hele organisatie.

• Je persoonlijke regels, die alleen gelden voor je eigen agenda. Zie "Persoonlijke opnameregels".

Je kunt de beslissing voor één evenement ook direct overschrijven op het scherm "Kalender":

• Kies Opnemen inschakelen op een gebeurtenis zodat de bot het kan opnemen.

• Kies Opname uitschakelen op een gebeurtenis om te voorkomen dat het wordt opgenomen.

Mijn transcript bevestigt je keuze voordat je iets verandert. Een handmatige keuze bij een specifiek evenement heeft voorrang boven de regels voor dat evenement.

Je agenda synchroon houden
Mytranscript ververst je evenementen periodiek. Je kunt ook een handmatige synchronisatie starten vanaf het "Agenda"-scherm. Als je ooit een synchronisatieprobleem ziet, probeer dan je agenda opnieuw aan te sluiten via "Instellingen".

Je agenda loskoppelen
Om te stoppen met het gebruik van kalenderintegratie:

1. Ga naar "Instellingen" en kies Agenda.

2. Kies Disconnect (of Verbinding verwijderen) en bevestig.

Na het loskoppelen verschijnen aankomende evenementen niet meer en stopt automatisch opnemen uit je agenda. Je kunt nog steeds vergaderingen handmatig toevoegen en opnemen.

8. Persoonlijke opnameregels

Persoonlijke registratieregels laten je bepalen welke van je agendavergaderingen automatisch worden opgenomen. Ze gelden alleen voor je eigen agenda en werken samen met de regels die je organisatie heeft opgesteld. Dit hoofdstuk legt uit wat ze zijn en hoe je ze configureert.

Wat de opnameregels doen

Een registratieregel bepaalt, voor elk kalenderevenement, of mytranscript het moet vastleggen. Er zijn twee soorten regels:

• Record. Als het evenement voldoet aan de voorwaarden van de regel, noteer het dan.

• Skip. Als het evenement voldoet aan de voorwaarden van de regel, neem het dan niet op.

Regels gelden alleen voor vergaderingen die uit je verbonden agenda komen en een videolink hebben. Je kunt de beslissing voor één enkel evenement altijd overschrijven via het scherm "Agenda" (zie "Kalenderintegratie").

Organisatieregels versus je persoonlijke regels
Wanneer je "Instellingen" opent en Persoonlijke Regels kiest, zie je twee secties.

• Organisatieregels. Deze worden vastgesteld door je beheerder en gelden voor de hele organisatie. Sommige zijn gemarkeerd als Verplicht en zijn altijd van toepassing; Je kunt deze niet uitzetten. Andere zijn gemarkeerd als optioneel, en je kunt ze uitschakelen voor je eigen agenda als je wilt.

• Jouw persoonlijke regels. Regels die je zelf maakt. Ze gelden alleen voor je agenda en worden beoordeeld volgens de regels van de organisatie.

Een optionele organisatieregel inschakelen of uitschakelen
Voor elke organisatieregel gemarkeerd als optioneel:

• Kies Uitschakelen zodat ik de regel niet meer in je agenda toepas.

• Kies Inschakelen zodat ik het weer kan aanzetten.

Vereiste regels kunnen niet worden uitgeschakeld, en mytranscript zal dat aangeven.

Je eigen persoonlijke regel creëren

1. Kies in "Settings" Persoonlijke Regels.

2. In de sectie "Uw Persoonlijke Regels" kies je Aangepast toevoegen om een regel vanaf nul te bouwen, of Voeg Preset toe om te beginnen met een kant-en-klaar voorbeeld.

3. Geef de regel een Regelnaam (bijvoorbeeld: "Sla mijn stand-up meetings over") en een optionele beschrijving.

4. Kies het regeltype: opnemen of overslaan.

5. Voeg één of meer voorwaarden toe die bepalen wanneer de regel van toepassing is. Je kunt matchen op zaken als de naam van de vergadering, het e-mailadres van een deelnemer, het aantal deelnemers of de duur van de vergadering. Als je geen voorwaarden toevoegt, komt de regel overeen met alle evenementen.

6. Kies Create Rule.

Voorbeelden van nuttige persoonlijke regels

• Sla bijeenkomsten over waarvan de titel "stand-up" bevat.

• Sla vergaderingen over met slechts 2 deelnemers (om één-op-één opnames te voorkomen).

• Neem vergaderingen op waarvan de titel "interview" bevat.

Je regels bewerken, uitschakelen en verwijderen
Elke persoonlijke regel heeft acties om:

• Bewerkingsregel om de naam, het type of de voorwaarden te wijzigen.

• Schakel de regel uit om het te behouden, maar stop voorlopig met het toepassen.

• Verwijderregel om het permanent te verwijderen.

Mytranscript vraagt je om te bevestigen voordat je een regel verwijdert.

Hoe regels combineren
Wanneer mytranscript beslist of een van je vergaderingen wordt opgenomen, houdt het eerst rekening met de organisatieregels en daarna met je persoonlijke regels. Een handmatige keuze die je maakt bij een specifiek evenement (Opname in- of uitschakelen op het "Agenda"-scherm) wint altijd voor dat evenement.

9. De detailweergave van de vergadering

De detailweergave van de vergadering is waar je de opname bekijkt, het transcript leest en de AI-samenvatting en actiepunten bekijkt. Dit hoofdstuk legt de lay-out uit en hoe je de weergave synchroon met het transcript kunt navigeren.

Een vergadering openen
Selecteer in de lijst "Vergaderingen" een vergadering om het detailoverzicht te openen. Als de vergadering nog wordt opgenomen of verwerkt, toont de detailweergave de huidige status en wat je kunt verwachten; De opname en transcriptie verschijnen zodra deze voltooid zijn.

De mediaspeler
Bovenaan een afgeronde vergadering vindt u de opname:

• Voor online vergaderingen is dit een videospeler.

• Voor fysieke bijeenkomsten is dit een audioplayer.

De afspeelbediening laat je:

• Speel en pauzeer.

• Spoel 10 seconden terug of spring 10 seconden vooruit.

• Stel het volume aan of demp.

• Zoek naar elk punt door de voortgangsbalk te volgen.

• Open de video in volledig scherm.

Het transcript
Naast of onder de speler staat het transcript: de volledige tekst van wat er is gezegd, opgedeeld in segmenten met de naam van de spreker en een tijdstempel.

Je kunt:

• Lees het gesprek van begin tot eind.

• Zoek in het transcript om te springen naar waar een woord of uitdrukking is gezegd.

Speelt synchroon met het transcript

De speler en het transcript zijn gekoppeld, waardoor het makkelijk is om het op elk moment te vinden en opnieuw af te spelen.

• Klik op een regel in het transcript om de opname naar dat exacte moment te springen.

• Terwijl de opname afspeelt, volgt het transcript zodat je kunt lezen terwijl je luistert of kijkt.

• Gebruik het zoekveld om een term te vinden en klik dan op een resultaat om er direct naartoe te gaan.

Tabbladen: Samenvatting, Transcriptie en Acties

Een afgeronde vergadering groepeert de inhoud in secties waar je tussen kunt wisselen:

• Samenvatting — het door AI geschreven overzicht van de bijeenkomst en de belangrijkste punten. Zie "AI-outputs".

• Transcriptie — de volledige tekst, zoals hierboven beschreven.

• Acties — de actiepunten die uit de vergadering worden gehaald. Zie "AI-outputs".

Deelnemers
De detailweergave toont de deelnemers van de vergadering, inclusief hun rol (zoals Gastheer, Interviewer of Kandidaat) en of ze gekoppeld zijn aan een record in OTYS. Je kunt een deelnemer openen om meer details te zien of, voor een kandidaat of contactpersoon, ze direct openen in OTYS. Zie "Vergaderingsresultaten in OTYS".

Andere acties
Vanuit het actiemenu in de detailweergave van de vergadering kun je, afhankelijk van de vergadering en je toestemmingen:

• Bewerk de titel van de vergadering (zie "Een vergadering bewerken").

• Deel de vergadering (zie "Vergaderingen delen").

• Download de video.

• Verwerk het transcript opnieuw als er iets niet klopt.

• Verwijder de vergadering.

Een opmerking over de beschikbaarheid van video's
Video-opnames worden voor een beperkte tijd bewaard, waarna de video verloopt en wordt verwijderd. Wanneer dit gebeurt, blijven de transcriptie en samenvatting beschikbaar, ook al wordt de video niet meer afgespeeld. De detailweergave geeft aan wanneer een video bijna verloopt of is verlopen. Hoe lang video's worden bewaard hangt af van het plan van je organisatie.

10. AI-uitvoeren

Nadat een vergadering is opgenomen, gebruikt mytranscript AI om het ruwe gesprek om te zetten in iets nuttigs: een samenvatting, kernpunten, actiepunten, hoofdstukken, geïdentificeerde sprekers en tags. Dit hoofdstuk legt elk werk uit, hoe je het moet lezen en hoeveel je erop kunt vertrouwen.

Samenvatting en belangrijkste punten
De samenvatting is een beknopt schriftelijk overzicht van de vergadering. Daarnaast vind je de belangrijkste punten: de belangrijkste inzichten, opgesomd zodat je ze snel kunt scannen.

• De samenvatting wordt automatisch gegenereerd zodra de vergadering de voltooide fase bereikt.

• Je kunt de samenvatting kopiëren en elders plakken.

• Je kunt de samenvatting aanpassen als je het wilt corrigeren of verfijnen. Zie "Een vergadering bewerken".

• Als je het bewerkt en later het origineel terug wilt, kun je de originele AI-versie herstellen.

Actiepunten (met bewijs)
Het tabblad Acties geeft concrete vervolgberichten uit het gesprek weer weergegeven, gegroepeerd op type:

• Taken

• Vervolg

• Beslissingen

• Andere acties

Elk actiepunt is kort en beschrijft iets dat gedaan moet worden of dat besloten is. Je kunt zelf actie-items toevoegen, bewerken en verwijderen.

Bewijs
Voor elke door AI gegenereerde actie kun je kiezen voor Bewijs bekijken om het deel van het transcript te zien waarop de actie was gebaseerd, met een tijdstempel. Je kunt de opname vanaf dat moment afspelen om de exacte context te horen. Dit helpt je te bevestigen dat een handeling accuraat is voordat je ernaar handelt.

Hoofdstukken en tijdlijn
Mytranscript verdeelt de opname in hoofdstukken zodat je kunt overstappen naar het deel van de vergadering waar je om geeft. Gebruik de hoofdstukken om een lange vergadering te navigeren zonder de hele opname door te spoelen.

Sprekeridentificatie
Tijdens AI Review identificeert mytranscript wie er sprak en labelt elk deel van het transcript met een sprekernaam. Voor online vergaderingen kan het gebruikmaken van de deelnemersinformatie van de vergadering; voor persoonlijke bijeenkomsten maakt het onderscheid tussen verschillende stemmen.

Als een spreker verkeerd is gelabeld of niet geïdentificeerd is, kun je dit corrigeren:

1. Open de optie voor het bewerken van de spreker in de detailweergave van de vergadering.

2. Koppel elke gedetecteerde spreker aan de juiste deelnemer, of typ een naam.

3. Bewaar je wijzigingen.

mytranscript kan matches suggereren met een betrouwbaarheidsniveau (Hoog, Medium of Laag); Je kunt de suggesties accepteren of veranderen.

Tags en classificatie
MyTranscript classificeert elke vergadering en voegt tags toe, zodat vergaderingen in één oogopslag gemakkelijk te begrijpen zijn:

• Categorie — een breed type zoals Kandidaatvergadering, Interne Vergadering of Klantvergadering.

• Tags — meer specifieke labels zoals "Algemene Screening", "Vacature-intakesessie" of "Mondelinge aanbiedingspresentatie".

Je kunt de classificatie en de redenering erachter bekijken vanuit de detailweergave van de vergadering.

Hoeveel vertrouwen je op de AI
De AI-output is een sterk uitgangspunt, maar ze worden automatisch gegenereerd en kunnen soms niet perfect zijn. Gebruik ze met een paar gewoonten in gedachten:

• Controleer voor iets belangrijks een actiepunt met het bewijs en, indien nodig, met de opname zelf.

• Corrigeer de namen van sprekers waar ze fout zijn, vooral voordat je het deelt.

• Bewerk de samenvatting als er iets mis is of verkeerd staat.

• Onthoud dat het transcript het meest directe verslag is van wat er gezegd is; De samenvatting en acties zijn interpretaties ervan.

11. Een vergadering redigeren

Het grootste deel van een vergadering wordt automatisch vastgelegd, maar je kunt achteraf verschillende details aanpassen: de titel, de deelnemers, de samenvatting, actiepunten en de namen van de sprekers. Dit hoofdstuk brengt de bewerkbare delen samen.

De titel bewerken
Om een vergadering te hernoemen:

1. Open de vergadering.

2. Selecteer de titel (of gebruik de optie titel bewerken) en typ de nieuwe titel in.

3. Opslaan. Mijn transcript bevestigt dat de titelwijzigingen zijn opgeslagen.

Een duidelijke, beschrijvende titel maakt het makkelijker om vergaderingen later in de "Vergaderingen"-lijst te vinden.

Deelnemers aan het bewerken
Je kunt bepalen wie er als deelnemer aan een vergadering wordt vermeld.

• Voeg een deelnemer toe. Voeg iemand toe die in de vergadering was maar niet vermeld staat, met een naam en optioneel e-mailadres.

• Bewerking een deelnemer. Verander de naam, e-mailadres, type (bijvoorbeeld kandidaat of contactpersoon) of rol van een deelnemer (bijvoorbeeld interviewer of geïnterviewde).

• Verwijder een deelnemer. Verwijder iemand die niet op de lijst hoort te staan.

Het nauwkeurig houden van deelnemers is belangrijk voor OTYS: mytranscript gebruikt de gegevens van een deelnemer om hen te koppelen aan de juiste kandidaat of contactpersoon, en de vergadernotities worden gesynchroniseerd met die persoon in OTYS. Zie "Vergaderingsresultaten in OTYS".

Let op: als een deelnemer al gekoppeld is aan een record in OTYS, worden sommige van hun gegevens via die link beheerd, en kun je mogelijk alleen hun rol wijzigen.

Samenvatting bewerken
Op het tabblad Samenvatting kun je de door AI geschreven samenvatting bewerken om deze te corrigeren of te verfijnen:

1. Kies ervoor om de samenvatting te bewerken.

2. Maak je eigen veranderingen.

3. Opslaan.

Wanneer je een bewerkte samenvatting opslaat, begint mytranscript de bijgewerkte tekst te synchroniseren naar OTYS. Als je je bewerkingen ongedaan wilt maken, kun je de originele AI-versie herstellen.

Actie-items bewerken
Op het tabblad Acties kun je:

• Voeg een nieuw actiepunt toe.

• Bewerk de beschrijving of het type van een bestaande actie.

• Verwijder een actie-item dat je niet wilt.

Net als bij de samenvatting start het wijzigen van actie-items een verse synchronisatie met OTYS zodat het gerelateerde record up-to-date blijft.

Correctie van sprekersnamen
Als het transcript de verkeerde spreker toont, kun je dit oplossen met de optie voor sprekerbewerking. Zie "Luidsprekeridentificatie" in "AI-uitgangen".

Een vergadering opnieuw verwerken
Als het transcript of de AI-uitdata er over het algemeen verkeerd uitzien, kun je de vergadering opnieuw verwerken vanuit het actiemenu. Herverwerking genereert het transcript en de AI-resultaten. Wees je ervan bewust dat herverwerking de huidige resultaten vervangt: alle handmatige bewerkingen die je aan de samenvatting of acties hebt gedaan, gaan verloren. Mytranscript waarschuwt je voordat het opnieuw verwerkt wordt.

12. Vergaderingen delen

Je kunt een vergadering delen met collega's binnen je organisatie of met mensen daarbuiten. Dit hoofdstuk legt beide soorten delen uit, wat ontvangers kunnen zien, en hoe je toegang kunt intrekken.

Het openen van de aandelenopties
Open een vergadering en kies Delen. De deeldialoog heeft twee tabbladen:

• Intern — deel met collega's binnen je organisatie.

• Extern — deel met mensen buiten je organisatie via een beveiligde link.

Interne uitwisseling (met collega's)
Op het tabblad Intern kun je collega's toegang geven tot de vergadering.

1. Zoek een collega op naam.

2. Stel hun toestemming in:

   • Kunnen bekijken — ze kunnen de vergadering openen en bekijken.

   • Kan bewerken — ze kunnen ook wijzigingen aanbrengen.

   • Kunnen niet kijken — ze hebben geen toegang.

3. Je keuze wordt automatisch opgeslagen.

Je kunt er ook voor kiezen om te delen met alle collega's (inclusief mensen die later bij je organisatie komen), of een organisatiebrede deelregel volgen als je beheerder die heeft ingesteld.

Collega's met wie je deelt, vinden de vergadering onder 'Gedeeld met mij ' op hun "Vergaderingen"-lijst. Interne deling stuurt geen e-mail; Toegang is alleen binnen de app.

Externe deling (met een beveiligde link)
Het tabblad Extern laat je een vergadering delen met iemand die geen mytranscript-account heeft, zoals een klant of kandidaat.

1. Kies ervoor om iemand uit te nodigen.

2. Voer de naam en e-mail van de ontvanger in.

3. Kies wat ze kunnen zien (de toegangsscope):

   • Video + transcript — de opname en de transcriptie.

   • Video + transcript en AI-samenvatting + kernpunten — de opname, het transcript en de AI-samenvatting met belangrijke punten.

4. Stuur de uitnodiging.

Mytranscript stuurt de ontvanger een beveiligde link met een 6-cijferige verificatiecode per e-mail.

Wat de externe ontvanger doet

1. De ontvanger opent de link vanuit de e-mail. Dit brengt hen naar een openbare weergavepagina; Ze hebben geen MyTranscript-account nodig.

2. Ze voeren de 6-cijferige verificatiecode in uit de e-mail.

3. Ze kunnen de vergadering vervolgens bekijken volgens de door jou gekozen toegangsscope.

Een paar details om op te letten:

• De ontvanger ziet alleen wat de scope toestaat. Bij "Video + transcript" zien ze de samenvatting of actiepunten niet.

• Voor de beveiliging is er een limiet aan hoe vaak de verkeerde code kan worden ingevoerd. Te veel foute pogingen zullen die link vergrendelen.

• Als de video is verlopen, blijft het transcript (en de samenvatting, indien gedeeld) nog steeds beschikbaar voor de ontvanger.

Kijken wie toegang heeft en of ze het hebben bekeken
De deeldialoog toont de mensen met wie je hebt gedeeld. Voor externe shares kun je de status van de uitnodiging zien, zoals of de e-mail is verzonden en of de vergadering is bekeken.

Toegang intrekken
U kunt de toegang op elk moment intrekken:

• Intern. Zet de toestemming van een collega terug op Kan niet bekijken, of trek hun toegang in.

• Extern. Kies Intrekken naast de ontvanger. De beveiligde link stopt onmiddellijk met werken, en de ontvanger zal zien dat de gedeelde vergadering niet langer beschikbaar is

13. Resultaten van de vergadering in OTYS

Een van de belangrijkste voordelen van mytranscript is dat je meetingnotities automatisch in OTYS terechtkomen. Dit hoofdstuk legt uit wat er op OTYS wordt geschreven, waar je het kunt vinden en wat je kunt verwachten.

Wat er aan OTYS is geschreven
Wanneer een afspraak met een kandidaat of contact is afgerond, schrijft mytranscript een notitie naar het bijbehorende dossier in OTYS. De notitie bevat:

• De samenvatting van de vergadering.

• De actiepunten van de vergadering.

• Een link terug naar de vergadering in mytranscript, zodat iedereen in OTYS de volledige opname en transcriptie met één klik kan openen.

De volledige transcripttekst zelf wordt niet gekopieerd naar OTYS; In plaats daarvan leidt de link je naar het volledige transcript in MyTranscript. Dit houdt het OTYS-dossier beknopt, terwijl je toch toegang hebt tot alles.

Op welke deelnemers geldt dit
mytranscript schrijft alleen notities voor deelnemers die kandidaten of contactpersonen zijn bij OTYS:

• Kandidaten — de notitie staat op het dossier van de kandidaat.

• Contacten — de notitie verschijnt op het dossier van de contactpersoon.

Interne collega's worden niet aan OTYS geschreven. Om een deelnemer te koppelen aan een OTYS-record, heeft hij meestal een e-mailadres nodig dat mytranscript kan matchen, of dat het al gekoppeld is aan een OTYS-record.

Waar je de notitie kunt vinden in OTYS
Open de kandidaat of neem contact op in OTYS en bekijk hun aantekeningen (dossier). De mytranscript-notitie is herkenbaar en bevat de samenvatting, de acties en de link terug naar de vergadering. Als dezelfde vergadering later wordt bijgewerkt (bijvoorbeeld als je de samenvatting bewerkt), wordt de bestaande notitie bijgewerkt in plaats van gedupliceerd.

Het OTYS-record openen vanuit mijn transcript
Van de deelnemers aan een vergadering kun je een gekoppelde kandidaat openen of direct contact opnemen in OTYS. Zoek naar de optie om de kandidaat te openen of contact op te nemen in OTYS op de gegevens van de deelnemer. Dit is een snelle manier om van het gesprek naar het volledige dossier van de persoon te gaan.

Wanneer de noot verschijnt
De notitie wordt automatisch aangemaakt zodra de vergadering is verwerkt en gesynchroniseerd. Omdat het afhangt van het matchen van deelnemers aan OTYS en van een succesvolle synchronisatie, kan er een korte vertraging zijn, en in sommige gevallen verschijnt er geen notitie:

• De deelnemer heeft geen e-mailadres en is niet gekoppeld aan een OTYS-record, dus er is niemand om de notitie aan toe te voegen.

• Er kon geen geschikte kandidaat of contactpersoon worden gevonden in OTYS.

• De verbinding met OTYS is niet volledig geregeld voor jouw organisatie.

Als je een notitie in OTYS verwachtte en er geen ziet, controleer dan of de deelnemer het juiste e-mailadres en type heeft, en zie "Tips en probleemoplossing". Je beheerder kan de synchronisatiestatus in detail bekijken (zie de "Organization Admin Guide").

OTYS up-to-date houden
Telkens wanneer je de samenvatting of de actiepunten van een vergadering verandert, synchroniseert mytranscript de notitie opnieuw met OTYS zodat het record je nieuwste versie weergeeft. Je hoeft niets handmatig over te zetten.

14. Meldingen

Mytranscript houdt je op de hoogte via e-mail op enkele belangrijke momenten. Dit hoofdstuk legt uit welke e-mails je mogelijk ontvangt en wanneer.

Je vergadering is klaar
Wanneer een vergadering die je hebt opgenomen is verwerkt, mailt mytranscript je dat het klaar is. Deze e-mail wordt gestuurd naar de persoon die de vergadering heeft gecreëerd of opgenomen.

De e-mail bevat:

• De titel en duur van de bijeenkomst.

• De AI-categorie en tags.

• De samenvatting en de actiepunten.

• De deelnemers.

• Een knop 'Vergadering bekijken ' die de vergadering opent in mijn transcriptie.

Je ontvangt deze e-mail niet als er tijdens de vergadering niemand sprak (een lege opname), en je ontvangt hem slechts één keer per vergadering.

Inlogcode
Wanneer je aanvraagt om in te loggen met een e-mailcode, stuurt mytranscript je een 6-cijferige inlogcode per e-mail. Zie "Inloggen vanaf OTYS" voor hoe je het gebruikt. Deze e-mail wordt alleen verstuurd wanneer je om een code vraagt.

Je hebt een gedeelde vergadering ontvangen (externe ontvangers)
Als iemand van buiten je organisatie een vergadering met je deelt, ontvang je een e-mail met een beveiligde link en een verificatiecode van 6 cijfers. Dit is de e-mail die een externe ontvanger ontvangt; zie "Bijeenkomsten delen" voor de ervaring van de ontvanger.

Let op: het delen van een vergadering met een collega binnen je organisatie betekent geen e-mail. In plaats daarvan verschijnt de vergadering onder Gedeeld met mij op hun "Vergaderingen"-lijst.

Opnamelimiet bereikt
Als het abonnement van je organisatie een maandelijkse opnamelimiet bevat en je die bereikt, mailt mytranscript je om het te laten weten. De e-mail toont hoeveel je hebt gebruikt en welke aankomende vergaderingen worden beïnvloed. Totdat je limiet wordt geresetet of verhoogd, worden nieuwe opnames gepauzeerd. Zie "Persoonlijke instellingen" en neem contact op met je beheerder als je een hogere limiet nodig hebt.

Een opmerking over e-mailbezorging

• E-mails komen van mijn transcript. Als je er geen ziet, controleer dan je spam- of spammap.

• Sommige links in e-mails (zoals het openen van een vergadering) vereisen dat je bent ingelogd op mytranscript.

15. Persoonlijke instellingen

Je persoonlijke instellingen laten je mijn transcript aanpassen aan hoe jij werkt. Je bereikt ze door Instellingen (weergegeven als "Mijn profiel") in de navigatie te kiezen. Dit hoofdstuk behandelt voorkeuren, taal en je agenda-instellingen.

Openingsinstellingen
Kies Instellingen in de navigatie. Instellingen zijn georganiseerd in tabbladen:

• Voorkeuren — thema en taal.

• Kalender — je verbonden agenda.

• Persoonlijke regels — jouw persoonlijke opnameregels.

Voorkeuren: thema
Onder Voorkeuren kun je kiezen hoe mijn transcript eruitziet:

• Lichtmodus

• Donkere modus

• Auto (systeem) — volgt de instelling van je apparaat.

Je keuze geldt onmiddellijk en wordt onthouden.

Voorkeuren: taal
Mytranscript is beschikbaar in verschillende talen. Kies onder Voorkeuren je Taal. De interface werkt direct bij. Beschikbare talen zijn onder andere:

• Engels

• Nederlands (Dutch)

• Deutsch (Duits)

• Engels (Engels)

• Français (Frans)

• Español (Spaans)

• Oekraïens

• Polski (Pools)

De taalinstelling wijzigt de mytranscript-interface. Het verandert de taal van je bijeenkomstopnamen of transcripties niet.

Kalenderinstellingen
Het tabblad Agenda toont of een kalender verbonden is en laat je er een verbinden of loskoppelen. Voor volledige details, zie "Kalenderintegratie".

Persoonlijke opnameregels
Het tabblad Persoonlijke Regels is waar je bepaalt welke van je agendavergaderingen automatisch worden geregistreerd. Zie "Persoonlijke opnameregels" voor volledige details.

Gebruik van opnames
Mytranscript toont hoeveel van je maandelijkse opnamevergoeding je hebt gebruikt, inclusief gebruikte minuten en resterende minuten. Als het plan van je organisatie een limiet heeft, houd dit dan in de gaten zodat je niet verrast wordt als die wordt bereikt. Zie "Meldingen" voor wat er gebeurt als je de limiet bereikt.

Uitchecken
Je kunt uitloggen via het gebruikersmenu of via instellingen. Zie "Aanmelden vanaf OTYS" voor details over sessies en uitloggen.

16. Tips en probleemoplossing

Dit hoofdstuk behandelt de meest voorkomende problemen en hoe je deze kunt oplossen. Als het probleem blijft bestaan na het proberen van deze stappen, neem dan contact op met de beheerder van uw organisatie, die aanvullende tools heeft om dit te onderzoeken.

De bot heeft zich niet bij mijn online vergadering gevoegd
Als er geen online vergadering is opgenomen, open dan de vergadering om de reden te bekijken. Veelvoorkomende oorzaken en oplossingen:

• De bot wachtte in de lobby maar werd niet binnengelaten. Iemand in de vergadering moet de bot uit de wachtkamer binnenlaten, net als elke andere deelnemer. Geef het snel toe als het vraagt om lid te worden.

• Niemand deed mee aan de vergadering. De bot vertrekt als er niemand komt. Zorg dat de vergadering daadwerkelijk op het geplande tijdstip heeft plaatsgevonden.

• De bot kon geen opnametoestemming krijgen. De instellingen van de vergadering kunnen de opname blokkeren. Controleer de rechten van het platform, of neem de vergadering de volgende keer handmatig op.

• De link voor de ontmoeting was verkeerd. Bevestig dat de link een geldige Teams-, Google Meet- of Zoom-joinlink is, beginnend met http:// of https://.

Om het opnieuw te proberen, kun je de vergadering opnieuw aanmaken met de juiste link, of het opnemen van het evenement inschakelen op het scherm "Agenda".

De verwerking duurt erg lang
Na afloop van een vergadering doorloopt deze Processing, Transcribing en AI Review voordat deze wordt afgerond. Dit duurt meestal een paar minuten, maar langere vergaderingen duren langer. Als een vergadering veel langer vastloopt dan verwacht, ververs dan de pagina. Als het nog steeds niet wordt afgerond, neem dan contact op met je beheerder.

De opname is leeg
Als je een bericht ziet dat niemand tijdens de vergadering heeft gesproken, is de opname vastgelegd maar is er geen spraak gedetecteerd. Dit betekent meestal dat iedereen gedempt was of dat er geen audio bij de vergadering is bereikt. Controleer bij fysieke vergaderingen of je microfoon is ingeschakeld en je apparaat dicht genoeg bij de luidsprekers staat.

De transcriptie of de namen van de sprekers lijken verkeerd

• Gebruik de optie voor luidsprekerbewerking om te corrigeren wie wat zei (zie "AI-uitvoeren").

• Als het hele transcript er niet goed uitziet, kun je de vergadering opnieuw verwerken via het actiemenu. Let op dat herverwerking je handmatige bewerkingen aan de samenvatting en acties vervangt.

De video speelt niet af

• De video is mogelijk verlopen. Opnames worden voor een beperkte tijd bewaard; Daarna wordt de video verwijderd, maar het transcript en de samenvatting blijven bestaan. De vergadering vertelt je of de video is verlopen.

• Als de video nog beschikbaar zou moeten zijn, probeer dan de video van de speler te verversen. Dit geeft een nieuwe link.

Ik heb mijn opnamelimiet bereikt
Als je abonnement een maandlimiet heeft en je bereikt die, worden nieuwe opnames gepauzeerd totdat de limiet wordt geresetet of je beheerder deze verhoogt. Je ontvangt een e-mail wanneer dit gebeurt. Neem contact op met je beheerder als je meer minuten nodig hebt.

Inloggen vanaf OTYS werkte niet

• Zorg ervoor dat je eerst bent ingelogd bij OTYS, en open daarna mijn transcript van OTYS.

• Als je een bericht ziet dat je OTYS-account geen e-mailadres heeft, voeg dan een e-mailadres toe aan je OTYS-gebruikersaccount en probeer het opnieuw.

• Als je sessie is verlopen, open dan gewoon mijn transcript van OTYS opnieuw.

• Als je te horen krijgt dat je account inactief is of bij een andere organisatie hoort, neem dan contact op met je beheerder.

• Als backup kun je een e-mail-inlogcode aanvragen via het mytranscript-inlogscherm, zolang je e-mail al bekend is bij mytranscript.

Mijn vergadernotities verschenen niet in OTYS

• Bevestig dat de deelnemer het juiste e-mailadres heeft en als kandidaat of contactpersoon (niet als collega) wordt aangemerkt.

• Er kan een korte vertraging zijn nadat de vergadering is afgerond.

• Als er nog steeds geen notities verschijnen, vraag dan je beheerder om de synchronisatiestatus van OTYS te controleren. Zie "Vergaderingsresultaten in OTYS".

Offline opname is niet geüpload

• Maak opnieuw verbinding met het internet en houd de app open.

• Als uploads niet automatisch worden hervat, kies dan opnieuw uploads.

• Zie "Opnemen van persoonlijke vergaderingen" voor hoe offline opnemen werkt.

Ik zit in een vergadering maar ben vergeten de mytranscript-bot op forehand toe te voegen, hoe voeg ik die toe?

Om de bot toe te voegen wanneer een vergadering al gaande is, kun je de link voor de vergaderingsuitnodiging kopiëren en mytranscript openen. Klik vervolgens op de knop "Nieuwe vergadering" en kies de optie "Online vergadering", kies naast de link "Start onmiddellijk met opnamen". En klik op aanmaken, de bot zal proberen zo snel mogelijk (binnen een minuut of twee) te joinen.

Wie te contacteren
Alsje hier iets niet kunt oplossen, neem dan contact op met de beheerder van je organisatie. Ze kunnen gebruikers, opnameregels, de OTYS-verbinding en gedetailleerde logboeken bekijken om het probleem te helpen diagnosticeren.

17. Verklarende woordenlijst

Deze woordenlijst definieert de termen die door de hele documentatie worden gebruikt.

Actiepunt. Een concrete opvolging, beslissing of taak die de AI uit een vergadering haalde. Actie-items zijn gegroepeerd in Taken, Follow-ups, Beslissingen en Andere acties.

AI Review. De verwerkingsfase waarin mytranscript sprekers identificeert en de samenvatting en actiepunten genereert.

Bot (notuleerder). De geautomatiseerde deelnemer die deelneemt aan een online vergadering op Teams, Google Meet of Zoom om het op te nemen. Het is voor iedereen zichtbaar in de call.

Kalenderintegratie. Je werkagenda koppelen (Google Agenda of Microsoft Outlook) zodat mijn transcript aankomende vergaderingen kan zien en automatisch kan registreren.

Kandidaat. Iemand in OTYS die wordt overwogen voor een functie. Vergadernotities voor een kandidaat worden geschreven in hun OTYS-dossier.

Hoofdstukken. Secties die mytranscript aanmaakt binnen een opname zodat je naar een specifiek deel van de vergadering kunt springen.

Voltooid. De status van een vergadering die is afgerond en klaar is om te bekijken, gelezen en te beoordelen.

Contact. Iemand in OTYS zoals een cliëntcontactpersoon. Vergadernotulen voor een contactpersoon worden geschreven naar hun OTYS-record.

Externe aandeel. Een vergadering delen met iemand buiten je organisatie via een beveiligde link en een verificatiecode.

Persoonlijke ontmoeting. Een face-to-face vergadering die direct op je telefoon of laptop wordt opgenomen, in plaats van via een online meeting-bot.

Interne aandeel. Een vergadering delen met een collega binnen je organisatie, die het vervolgens ziet onder "Gedeeld met mij".

Belangrijke punten. De belangrijkste inzichten uit een vergadering, vermeld naast de samenvatting.

Online vergadering. Een vergadering op Teams, Google Meet of Zoom die mytranscript opneemt door een bot in het gesprek te sturen.

OTP (eenmalige code). Een korte numerieke code, kort geldig, gebruikt om in te loggen per e-mail of om een extern gedeelde vergadering te openen.

OTYS. Het wervingssysteem dat jouw organisatie gebruikt. Je meldt je in op mijn transcript via OTYS, en de notulen van de vergadering worden teruggestuurd naar de OTYS-archieven.

Deelnemer. Iemand die aan een vergadering deelnam. Deelnemers kunnen collega's, kandidaten of contactpersonen zijn, en ieder kan een rol hebben zoals interviewer of interviewer.

PWA (Progressive Web App). MyTranscript geïnstalleerd op je telefoon of tablet vanuit je browser, speciaal gebruikt voor opnames in persoon.

Opnameregel. Een regel die bepaalt of een kalendervergadering wordt opgenomen of overgeslagen. Regels kunnen door jouw organisatie of door jou persoonlijk worden opgesteld.

Single Sign-On (SSO). Automatisch inloggen op mytranscript met je OTYS-account, zonder een apart wachtwoord.

Samenvatting. Het door AI geschreven overzicht van een vergadering.

Synchroniseren. Het proces van het schrijven van de samenvatting en actiepunten van een vergadering aan de betreffende kandidaat of contactpersoon in OTYS.

Transcript. De volledige geschreven tekst van wat er in een vergadering is gezegd, met sprekersnamen en tijdstempels.

Tennant beheerders handleiding

Je bezoekt momenteel de Tennant admin Guide voor Mytranscript. Als je de gewone gebruikershandleiding wilt bekijken, kun je naar bovenaan dit artikel scrollen, of hier klikken om direct daarheen doorgestuurd te worden.

1. Inleiding voor bestuurders

Als organisatiebeheerder (tenant admin) beheer je hoe mytranscript werkt voor iedereen binnen je organisatie. Dit hoofdstuk legt de adminrol uit, wat je kunt beheren in vergelijking met een gewone gebruiker, en hoe je de beheerdersinstellingen kunt bereiken.

De administratieve rol
Een tenant-beheerder is een gewone mytranscript-gebruiker met extra rechten om de organisatie te beheren. De rol wordt toegekend door een andere beheerder via het gebruikersbeheerscherm (zie "Gebruikersbeheer"). De meeste mensen in je organisatie zijn vaste gebruikers; Slechts een klein aantal hoeft bestuurder te zijn. De rol is direct gebaseerd op de rol "Application Admin" in MyOTYS.

Wat beheerders kunnen beheren
Naast alles wat een gewone gebruiker kan doen, kan een beheerder:

• Gebruikers beheren: bekijk ze, beheer de toegang en verleen of verwijder de beheerfunctie.

• Stel organisatiebrede opnameregels in die voor iedereen gelden.

• Configureer de naam en het gedrag van de opnamebot.

• Beheer organisatie-instellingen, inclusief toegestane e-maildomeinen en de standaardtaal.

• Pas de AI-instructies aan die worden gebruikt om vergaderingssamenvattingen te genereren.

• Bekijk het plan, het gebruik en de facturatie van de organisatie.

• Houd toezicht op de OTYS-verbinding.

• Bekijk auditlogs, OTYS-synchronisatielogs en AI-gebruikslogs.

Wat beheerders niet beheren
Sommige zaken vallen bewust buiten de rol van tenant-admin:

• De privé-inhoud van individuele gebruikers is van hen; Beheerders beheren de toegang en instellingen, niet de persoonlijke inhoud van elke vergadering.

• Platformniveau-operaties en systeembeheer worden afgehandeld door de serviceoperator, niet door tenantbeheerders, en vallen buiten de scope van deze gids.

Toegang tot de beheerdersinstellingen

1. Log in op mijn transcript.

2. Kies Organisatie in de navigatie.

De pagina "Organisatieinstellingen" is georganiseerd in tabbladen, elk bedekt door een hoofdstuk in deze gids:

• Gebruikers

• Opnameregels

• Botinstellingen

• Interne domeinen

• AI-prompts

• Facturering

• Auditlogboeken

• Synchronisatielogboeken (het OTYS-synchronisatielogboek)

• AI-gebruikslogboeken

Als je de optie Organisatie niet ziet, heeft je account niet de rol tenant-beheerder.

2. Gebruikersbeheer

Het tabblad Gebruikers onder "Organisatieinstellingen" is waar je de mensen in je organisatie beheert. Dit hoofdstuk behandelt het bekijken van gebruikers, hoe gebruikers toegang krijgen via OTYS, rollen en permissies, het gebruikersdetailoverzicht, en het blokkeren of verwijderen van toegang.

Gebruikers bekijken

Kies Organisatie, dan het tabblad Gebruikers . Je ziet een lijst van iedereen in je organisatie met kolommen zoals:

• Naam en e-mail

• Plan (hun opnameplan, of "Geen plan")

• Admin (of het nu een tenant-admin is)

• Calendar Connected

• Bijeenkomsten (totaal aantal)

• Status (Actief of Geblokkeerd)

Je kunt de lijst filteren op actieve en geblokkeerde gebruikers en door grote lijsten bladeren.

Hoe gebruikers toegang krijgen (OTYS SSO)

Je maakt normaal gesproken geen gebruikers met de hand. In plaats daarvan wordt de toegang geregeld door OTYS Single Sign-On:

• Wanneer iemand van jouw organisatie voor het eerst via OTYS inlogt op mytranscript, maakt mytranscript automatisch hun account aan met hun OTYS-profiel (naam en e-mail).

• Nieuwe gebruikers die op deze manier lid worden, krijgen automatisch het standaardplan van je organisatie toegewezen, als je dat hebt ingesteld (zie "Plannen, facturering en quotum").

• Nieuwe gebruikers zijn standaard gewone gebruikers, geen beheerders.

Dit betekent dat de praktische manier om iemand uit te nodigen is om ervoor te zorgen dat ze een OTYS-account hebben met een geldig e-mailadres en dat ze mijn transcript van OTYS openen. Om de toegang te verwijderen, blokkeer of deactiveer je de gebruiker in mytranscript (zie hieronder); je beheert ook hun onderliggende toegang in OTYS.

Rollen en permissies
MyTranscript heeft twee rollen binnen een organisatie:

• Gewone gebruiker. Kan hun eigen vergaderingen opnemen, beoordelen en delen, en hun persoonlijke instellingen en regels beheren.

• Huurdersbeheer. Alles wat een gewone gebruiker kan doen, plus beheer van de organisatie (gebruikers, regels, bot, domeinen, AI-prompts, facturering, OTYS-verbinding en logboeken).

Om iemands rol te wijzigen, open je hun gebruikersdetailweergave en gebruik je 'Maak tenant admin' of 'Verwijder tenant admin'. Je kunt de adminrol niet uit je eigen account verwijderen, wat voorkomt dat een organisatie zonder beheerder achterblijft.

De gebruikersdetailweergave
Selecteer een gebruiker om hun detailweergave te openen, die een overzicht en beheeropties bevat.

Het overzicht laat zien:

• Gebruikersinformatie (e-mail, laatste aanmelding, totaal aantal vergaderingen, aanmaakdatum).

• Hun huidige abonnement en maandelijkse gebruik (gebruikt en limiet).

• Hun kalenderverbindingstatus.

• Hun persoonlijke opnameregels.

Vanuit de beheeropties kun je:

• Verander of verwijder het abonnement van de gebruiker, inclusief het plannen van een wijziging voor volgende maand.

• Schakel de rol van tenant-beheerder aan.

• Blokkeer of deblokkeer de gebruiker.

Een gebruiker blokkeren en deblokkeren
Blokkeren is hoe je voorkomt dat iemand MyTranscript gebruikt terwijl je zijn gegevens behoudt.

• Kies Gebruiker blokkeren. Een geblokkeerde gebruiker kan niet inloggen of de applicatie gebruiken. Hun abonnement blijft behouden, maar de facturering stopt terwijl ze geblokkeerd zijn.

• Om toegang te herstellen, kies je Gebruiker Ontblokkeren. Ze kunnen opnieuw inloggen en de facturering hervatten.

MyTranscript waarschuwt je voordat je blokkeert, vooral als de gebruiker actieve opnames heeft, omdat blokkeren hen kan onderbreken.

Toegang verwijderen
Omdat toegang gekoppeld is aan OTYS SSO, is de manier om iemand uit mijn transcript te verwijderen door diegene te blokkeren (zodat ze niet meer kunnen inloggen) en hun toegang in OTYS te beheren. Blocking behoudt hun vergaderingen en geschiedenis voor jouw administratie en voor naleving. Zie "Data, privacy en retentie" voor hoe data wordt behandeld.

Het standaardplan instellen voor nieuwe gebruikers
Vanuit het tabblad Gebruikers kun je het Standaardplan configureren dat automatisch wordt toegewezen aan nieuwe gebruikers die via OTYS SSO worden toegewezen. Zie "Plannen, facturering en quota" voor details.

3. Organisatiebrede registratieregels

De opnameregels bepalen automatisch welke vergaderingen mijn transcript registreert. Organisatiebrede regels gelden voor de hele organisatie en bepalen de basis voor iedereen. Dit hoofdstuk legt uit hoe je ze configureert en hoe ze interageren met de persoonlijke regels van gebruikers.

Waar je ze kunt vinden

Kies Organisatie, daarna het tabblad Opnameregels .

Hoe regels werken

Elke regel is ofwel:

• Registreer — als een kalendergebeurtenis voldoet aan de voorwaarden van de regel, registreer het dan.

• Overslaan — als een kalendergebeurtenis aan de voorwaarden voldoet, registreer deze dan niet.

Regels gelden voor vergaderingen die via de verbonden agenda's van gebruikers komen en een videolink hebben. De voorwaarden van een regel kunnen overeenkomen met de naam van de vergadering, het e-mailadres van een deelnemer, het aantal deelnemers of de duur van de vergadering. Wanneer een regel meerdere voorwaarden heeft, moeten ze allemaal worden vervuld om van toepassing te zijn.

Snelle opstelling
Als je helemaal opnieuw begint, gebruik dan de snelle setup:

• Apply Default Rules stelt een aanbevolen configuratie op. Als je interne domeinen hebt geconfigureerd, slaan dit interne teamvergaderingen over en worden externe vergaderingen geregistreerd. Zonder interne domeinen neemt het alle vergaderingen op die een videolink hebben.

Je kunt het resultaat achteraf verfijnen.

Regels toevoegen
Je kunt je regelset bouwen van presets of vanaf nul:

• Add Preset laat je kiezen uit kant-en-klare regels, zoals:

  • Sla interne vergaderingen over (neem geen vergaderingen op waarbij alle deelnemers van jouw organisatie zijn).

  • Neem alle vergaderingen op (met een videolink).

  • Sla korte vergaderingen over (minder dan 15 minuten).

  • Neem alleen interviews op (titel bevat "interview").

  • Sla één-op-één vergaderingen over (slechts twee aanwezigen).

• Add Custom laat je een regel maken met je eigen naam, type en voorwaarden.

Vereiste versus optionele regels
Voor elke organisatieregel kun je bepalen hoeveel controle gebruikers hebben:

• Verplicht. De regel geldt altijd en individuele gebruikers kunnen het niet uitschakelen voor hun eigen agenda.

• Optioneel. Gebruikers kunnen de regel voor hun eigen agenda uitschakelen als ze dat willen.

Gebruik Make required of Make optional op een regel om tussen de twee te wisselen. Gebruik de vereiste regels voor beleid die voor iedereen moeten gelden (bijvoorbeeld een compliance-regel), en optionele regels voor verstandige standaarden waar gebruikers zich kunnen afmelden.

Hoe organisatieregels samenwerken met persoonlijke regels
Wanneer mytranscript beslist of een van de agendavergaderingen van een gebruiker wordt opgenomen, evalueert het de regels in deze volgorde:

1. Organisatieregels (hier vastgesteld) worden eerst toegepast.

2. De persoonlijke regels van de gebruiker worden vervolgens toegepast en kunnen het resultaat verfijnen, behalve wanneer een organisatieregel vereist is.

3. Een handmatige keuze voor een specifiek evenement (waarbij de gebruiker de opname in- of uitschakelt op het "Kalender"-scherm) wint altijd voor dat evenement.

Dit stelt je in staat een veilige basislijn voor de hele organisatie te creëren, terwijl gebruikers toch de opname kunnen aanpassen aan hun eigen werk, binnen de door jou gestelde limieten.

Regels bewerken, uitschakelen en verwijderen
Elke regel biedt opties om regel te bewerken, regel uitschakelen (behouden maar pauzeren), en regel verwijderen. Je kunt ook de standaardregelset herstellen of terugzetten naar de aanbevolen standaardinstellingen; Mytranscript bevestigt voordat je je bestaande regels vervangt.

4. Botconfiguratie

De opnamebot is de deelnemer die deelneemt aan de online vergaderingen van uw organisatie om deze op te nemen. Het tabblad Botinstellingen laat je bepalen hoe het zich presenteert en wanneer het zich aansluit. Dit hoofdstuk legt elke setting uit.

Waar je botinstellingen kunt vinden
Kies Organisatie, dan het tabblad Botinstellingen .

Botnaam
De naam van de bot is de weergavenaam die aan iedereen in een vergadering wordt getoond wanneer de bot zich aansluit (in de deelnemerslijst). Kies een naam die duidelijk aangeeft dat hij een notulemaker is, bijvoorbeeld "AI Note Taker". Als je het leeg laat, wordt een standaardnaam gebruikt.

Een duidelijke naam benadrukt dat de vergadering wordt opgenomen en helpt deelnemers te begrijpen wie de extra deelnemer is.

Aansluitingstiming
De aansluitingstijd bepaalt hoe vroeg de bot zich aanmeldt voordat een geplande vergadering begint. De opties zijn:

• Precies op tijd

• 1 minuut voor

• 2 minuten voor

• 5 minuten voor

Iets eerder meedoen helpt ervoor te zorgen dat de bot wordt toegelaten en vanaf het allereerste begin van het gesprek wordt opgenomen.

Lid je aan bij chatbericht
Je kunt de bot een kort bericht laten plaatsen in de chat van de vergadering wanneer hij zich aansluit:

1. Zet het verzenden van een chatbericht aan wanneer de bot zich aansluit.

2. Voer bijvoorbeeld het chatbericht in dat je geplaatst wilt hebben: "Hoi! Ik ben een assistent met aantekeningen. Ik zal deze vergadering opnemen en transcriberen."

Dit bericht informeert iedereen in de vergadering dat er notities worden gemaakt, wat een transparante, toestemmingsvriendelijke aanpak van het opnemen ondersteunt.

Waarom deze instellingen belangrijk zijn
De bot is altijd zichtbaar voor deelnemers, maar een herkenbare naam en een duidelijk chatbericht maken opnames transparant en professioneel. Houd rekening met het beleid van uw organisatie en de lokale verwachtingen rondom opnemen bij het kiezen van naam en bericht.

Wijzigingen in het opslaan
Maak je wijzigingen en sla op. Botinstellingen zijn van toepassing op toekomstige vergaderingen die voor je organisatie zijn opgenomen.

5. Organisatie-instellingen en domeinen

Dit hoofdstuk behandelt de algemene instellingen van uw organisatie, met een focus op interne e-maildomeinen, die zowel de registratieregels als de classificatie van deelnemers beïnvloeden.

Interne e-maildomeinen
Het tabblad Interne Domeinen (weergegeven als "Interne E-maildomeinen") is waar je mytranscript vertelt welke e-maildomeinen van jouw organisatie zijn.

Kies Organisatie, daarna het tabblad Interne Domeinen .

Hoe interne domeinen worden gebruikt
Interne domeinen doen twee belangrijke dingen:

1. Ze classificeren deelnemers. Opnameregels gebruiken ze om interne mensen van externe mensen te onderscheiden. De regel "Sla interne vergaderingen over" bijvoorbeeld op interne domeinen om te herkennen wanneer elke deelnemer van jouw organisatie komt.

2. Ze markeren collega's in cijferlijsten. Een deelnemer wiens e-mail overeenkomt met een intern domein wordt automatisch als collega behandeld in vergaderingen. Dit is belangrijk omdat collega's niet als kandidaten of contactpersonen aan OTYS zijn gekoppeld.

Met andere woorden, het correct krijgen van interne domeinen zorgt ervoor dat zowel je opnameregels als je OTYS-synchronisatie correct functioneren.

Domeinen toevoegen en verwijderen

1. Voer een domein in (bijvoorbeeld company.com) en kies Toevoegen.

2. Om een domein te verwijderen, kies je naast het domein verwijderen .

MyTranscript valideert het formaat en voorkomt duplicaten. Voeg elk domein toe dat uw organisatie gebruikt voor e-mail, inclusief eventuele secundaire of regionale domeinen.

Standaardtaal
Je organisatie kan een standaard interfacetaal hebben, die de starttaal voor de ervaring bepaalt. Individuele gebruikers kunnen nog steeds hun eigen taal kiezen in hun persoonlijke instellingen (zie "Persoonlijke instellingen" in de Reguliere Gebruikershandleiding).

Organisatieprofiel
Het profiel van je organisatie (zoals de naam) wordt vastgesteld wanneer de organisatie voor het eerst wordt opgericht, op basis van de OTYS-verbinding. Algemene organisatie-opties worden beheerd via de tabbladen "Organisatieinstellingen" die in deze gids worden beschreven.

Wijzigingen in het opslaan
Na het wijzigen van een organisatie-instelling, sla op. MyTranscript bevestigt wanneer instellingen succesvol zijn opgeslagen. Wijzigingen in interne domeinen gaan in voor toekomstige vergaderingen en regelevaluaties.

6. AI-promptaanpassing

Je kunt bepalen hoe mytranscript samenvattingen, actiepunten, categorieën en tags voor jouw organisatie schrijft door je eigen instructies toe te voegen. Het tabblad AI Prompts is waar je dit doet. Dit hoofdstuk legt uit wat deze instructies doen en hoe je ze goed kunt gebruiken.

Waar je het kunt vinden
Kies Organisatie, daarna het tabblad AI Prompts .

Wat de instructies doen

De instructies die je hier opstelt zijn de standaardrichtlijnen die de AI volgt wanneer het vergaderingssamenvattingen, actiepunten, categorieën en tags voor je organisatie maakt. Je kunt bijvoorbeeld de AI vertellen om:

• Gebruik specifieke terminologie en corrigeer veelvoorkomende transcriptiefouten.

• Benadruk specifieke details voor wervings- of vacaturevergaderingen.

• Richt je op bepaalde punten bij klantgesprekken.

• Schrijf in een bepaalde stijl of toon.

Belangrijk: deze instructies beïnvloeden alleen hoe de AI zijn samenvatting en gerelateerde output schrijft. De oorspronkelijke transcripttekst wordt nooit door hen veranderd.

Instructies toevoegen

1. Voer je richtlijnen in het veld Standaardinstructies . Je kunt eenvoudige zinnen en eenvoudige termafbeeldingen schrijven, bijvoorbeeld:

   • "product x > product X"

   • "Richt de samenvatting op beslissingen, risico's en concrete volgende stappen."

2. Opslaan.

Slimme prompttoevoegingen
Om je op weg te helpen, biedt mytranscript kant-en-klare suggesties die je met één klik kunt toevoegen en vervolgens kunt aanpassen. Voorbeelden zijn:

• Terminologiewoordenlijst — corrigeer veelvoorkomende transcriptiefouten en handhaaf exacte termen.

• Wervingsgesprek — leg de nadruk op de achtergrond van de kandidaat, motivatie, ervaring, salarisverwachtingen, beschikbaarheid, fit en volgende stappen.

• Vacature-inname — legt de context van de functie, must-have en prettige vaardigheden, salaris, locatieverwachtingen, tijdlijn, stakeholders en open vragen vast.

• Klantcontact — focus op klantdoelen, pijnpunten, bezwaren, budgetsignalen, beslissingscriteria en opvolgingen.

• Samenvatting — begin met het belangrijkste resultaat, daarna beslissingen, risico's en volgende stappen.

• Risico's en open vragen — altijd worden risico's en open vragen genoemd wanneer ze worden besproken.

• Eigenaarschap van acties — vermeld eigenaar en vervaldatum alleen wanneer expliciet uitgesproken.

• Nederlandse zakelijke toon — schrijf duidelijk, praktisch professioneel Nederlands wanneer de vergadering in het Nederlands is.

Je kunt een suggestie toevoegen en vervolgens de tekst aanpassen aan jouw organisatie.

Goede praktijken

• Wees specifiek over terminologie, namen en acroniemen die je organisatie gebruikt; Dit verbetert de samenvattingskwaliteit merkbaar.

• Vertel de AI waarop ze zich moet richten, maar vermijd het om details te laten verzinnen. De beste instructies ("verzin geen eigenaren of deadlines die niet zijn uitgesproken") houden samenvattingen betrouwbaar.

• Begin met een suggestie en verfijn die in de loop van de tijd naarmate je de resultaten ziet.

Waar je het effect kunt zien
Deze instructies gelden voor samenvattingen die worden gegenereerd nadat je ze hebt opgeslagen. Je kunt bekijken hoe AI wordt gebruikt binnen je organisatie, inclusief de aangepaste instructies die op elk verzoek worden toegepast, in de AI-gebruikslogboeken (zie "Logs en toezicht").

7. Plannen, facturering en quotum

De opnamecapaciteit in mytranscript wordt geregeld door plannen. Elke gebruiker kan een plan toegewezen krijgen dat maandelijks een vergoeding voor het opnemen van minuten toestaat. Dit hoofdstuk legt plannen uit, het standaardplan voor nieuwe gebruikers, het gebruik en de quotum, en de beschikbare factureringsinformatie.

Hoe plannen werken
Een abonnement bepaalt hoeveel opnameminuten een gebruiker per maand krijgt en de maandelijkse kosten. Typische abonnementen variëren van een gratis starterabonnement met een bescheiden maandelijkse toelage tot hogere niveaus met meer minuten, tot een onbeperkte optie. De exacte plannen en prijzen die beschikbaar zijn voor uw organisatie worden door de dienstverlener voor u bepaald.

Een gebruiker moet een plan hebben om vergaderingen op te nemen. Een gebruiker zonder abonnement ziet een bericht dat hij geen actief abonnement heeft en kan niet opnemen totdat er een is toegewezen.

Het toewijzen en wijzigen van een gebruikersabonnement

Open vanaf het tabblad Gebruikers het detailoverzicht van een gebruiker om het abonnement te beheren:

• Wijs hun plan toe of wijs het aan.

• Kies wanneer de wijziging van kracht wordt: Deze maand (de volledige prijs geldt voor de huidige maand) of Volgende maand.

• Verwijder een abonnement als de gebruiker niet langer kan opnemen.

MyTranscript helpt je beslissen door de prijsimpact te tonen en je te waarschuwen als het recente gebruik van een gebruiker suggereert dat hij de limiet van een kleiner abonnement zou overschrijden. Je kunt ook een wijziging plannen voor een toekomstige maand en een openstaande wijziging annuleren voordat deze van kracht wordt.

Het standaardplan voor nieuwe gebruikers
Zodat mensen direct kunnen beginnen met opnemen zodra ze zich aanmelden, kun je een standaardabonnement instellen dat automatisch wordt toegewezen aan nieuwe gebruikers die via OTYS SSO binnenkomen.

1. Ga naar het tabblad Gebruikers .

2. Open standaardplan.

3. Selecteer het abonnement dat je automatisch toewijst (of kies geen, zodat nieuwe gebruikers zonder abonnement starten).

Gebruik en quotum
Elke gebruiker heeft een maandelijkse registratievergoeding op basis van hun plan. Wanneer een gebruiker zijn limiet nadert of bereikt:

• De gebruiker wordt per e-mail op de hoogte gebracht, net als de beheerders van de organisatie (zie "Meldingen" in de Reguliere Gebruikershandleiding).

• Nieuwe opnames voor die gebruiker worden gepauzeerd tot de volgende maand of totdat je hun abonnement verhoogt.

Je kunt de gebruikte en resterende minuten van elke gebruiker zien in hun detailweergave en in de gebruikerslijst.

Facturering
Kies Organisatie, vervolgens het tabblad Facturering om het facturatiebeeld voor jouw organisatie te zien:

• Het aantal gebruikers met een abonnement.

• De totale maandelijkse kosten.

• Een uitsplitsing per gebruiker van het abonnement, de gebruikte minuten, limiet en kosten.

Je kunt de facturatie-uitsplitsing exporteren naar CSV voor je gegevens.

Let op: geblokkeerde gebruikers behouden hun abonnement, maar worden niet gefactureerd terwijl ze geblokkeerd zijn (zie "Gebruikersbeheer").

8. OTYS-integratie-setup

De OTYS-integratie is wat mytranscript verbindt met je wervingssysteem. Het bepaalt hoe gebruikers inloggen en hoe vergadernotities terugvloeien naar kandidaten en contacten. Dit hoofdstuk legt uit hoe je de setup voltooit, welke data synchroniseert en welke besturing je hebt.

Wat de integratie doet

De OTYS-integratie biedt twee dingen:

1. Single Sign-On (SSO). Je gebruikers loggen in op mytranscript met hun OTYS-account, zonder een apart wachtwoord.

2. Transcript en samenvatting synchroniseren. Wanneer een vergadering met een kandidaat of contact is afgerond, schrijft mytranscript een notitie naar het matchrecord in OTYS, met de samenvatting, de actiepunten en een link terug naar de vergadering.

Hoe inloggen werkt (SSO)

Wanneer een gebruiker mijn transcript opent van OTYS:

• mytranscript verifieert de OTYS-sessie en maakt bij eerste gebruik het account van de gebruiker aan, gebaseerd op hun OTYS-profiel (naam en e-mail).

• De gebruiker moet een geldig e-mailadres hebben in OTYS; Inloggen kan niet voltooid worden zonder een certificaat.

• De gebruiker wordt automatisch in je organisatie geplaatst en krijgt je standaardplan toegewezen als je dat hebt ingesteld.

Je maakt geen gebruikers handmatig aan; OTYS SSO bepaalt wie toegang heeft tot mytranscript. Zie "Gebruikersbeheer".

Welke data synchroniseert met OTYS
Wanneer een vergadering met een kandidaat of contact de fase Voltooid bereikt, schrijft mytranscript een notitie naar het bijpassende OTYS-record. De notitie bevat:

• De samenvatting van de vergadering (als tekst).

• De actiepunten.

• Een link terug naar de vergadering in mijn transcriptie voor de volledige opname en transcriptie.

De volledige transcripttekst wordt niet in OTYS gekopieerd; De link biedt toegang tot deze toegang.

Welke deelnemers worden gekoppeld

• Alleen deelnemers die kandidaat of contactpersoon zijn in OTYS ontvangen een briefje.

• Collega's (interne deelnemers) worden nooit gesynchroniseerd. Daarom zijn correcte interne domeinen belangrijk (zie "Organisatie-instellingen en domeinen").

• mytranscript koppelt een deelnemer aan een OTYS-record via hun e-mail of een bestaande OTYS-link. Als er geen match wordt gevonden, wordt er geen briefje voor die persoon geschreven.

Wanneer synchronisatie draait
Synchronisatie gebeurt automatisch wanneer een vergadering is afgerond, en opnieuw wanneer de samenvatting of een actie-item wordt bewerkt, zodat de OTYS-notitie de nieuwste versie weergeeft. Gebruikers kunnen ook handmatig een synchronisatie voor een vergadering of deelnemer activeren. Als een synchronisatie om een tijdelijke reden mislukt, probeert mytranscript het automatisch meerdere keren met toenemende vertragingen voordat het opgeeft.

De besturing die je tot je beschikking hebt
Als beheerder kunt u:

• Onderhoud interne domeinen zodat de juiste deelnemers worden behandeld als collega's in plaats van kandidaten of contacten (zie "Organisatie-instellingen en domeinen").

• Monitor de synchronisatiegezondheid op het "Sync Dashboard" en in de OTYS-synchronisatielogs (zie "Logs en oversight"), en probeer opnieuw mislukte synchronisaties.

Sync Dashboard
Beheerders hebben een Sync-dashboard dat de gezondheid van OTYS-synchronisatie binnen uw organisatie samenvat:

• Tellingen van succesvolle synchronisaties, mislukte synchronisaties en wachtende herpogingen.

• Een algemeen succespercentage.

• Een lijst van recente mislukkingen met de reden en een link naar de getroffen vergadering.

• Een her-try synchronisatieactie voor mislukte items.

Voor een gedetailleerde, filterbare geschiedenis van elke synchronisatie, gebruik de OTYS-synchronisatielogs zoals beschreven in "Logs and oversight".

9. Kalenderintegratie (organisatiezijde)

Kalenderintegratie in mytranscript is per gebruiker gekoppeld: elke persoon linkt zijn eigen werkagenda. Als beheerder is het jouw rol om te begrijpen hoe het werkt, adoptie te stimuleren en de organisatiebrede beleidsregels vast te stellen die bepalen wat er uit die kalenders wordt opgenomen. Dit hoofdstuk behandelt de organisatiekant.

Hoe kalenderintegratie werkt voor jouw organisatie

Elke gebruiker verbindt zijn eigen agenda (Google Agenda of Microsoft Outlook) vanuit zijn persoonlijke instellingen. Mytranscript leest alleen kalendergebeurtenissen; Het verandert nooit iemands agenda. Zodra de verbinding is gemaakt, verschijnen de aankomende vergaderingen van een gebruiker in mytranscript en kunnen ze automatisch worden opgenomen volgens de opnameregels.

Voor de gebruikersgerichte stappen om een kalender te verbinden, zie "Kalenderintegratie" in de Regular User Guide. Je kunt gebruikers daarheen verwijzen.

Wat je op organisatieniveau controleert.

Hoewel de verbinding zelf per gebruiker is, bepaal je wat er met die kalendergebeurtenissen gebeurt via:

• Organisatiebrede opnameregels. Deze bepalen, over alle verbonden agenda's, welke vergaderingen worden geregistreerd of overgeslagen. Dit is je belangrijkste hefboom. Zie "Organisatiebrede registratieregels".

• Verplichte versus optionele regels. Markeer regels zoals vereist waarbij opnemen (of overslaan) voor iedereen moet worden gehandhaafd, en optioneel waar gebruikers zich kunnen afmelden.

• Interne domeinen. Deze regels maken het verschil tussen interne en externe aanwezigen, wat regels als "Interne vergaderingen overslaan" aanstuurt. Zie "Organisatie-instellingen en domeinen".

• Botconfiguratie. De naam van de bot, de aanmeldingstijd en het join-bericht zijn van toepassing op elke opgenomen agendavergadering. Zie "Botconfiguratie".

Kijken wie een kalender heeft gekoppeld

In het tabblad Gebruikers toont de gebruikerslijst een Kalender Verbonden indicator, en de detailweergave van elke gebruiker toont hun agenda-verbindingsstatus. Gebruik dit om te zien hoe breed kalenderintegratie is geadopteerd en om gebruikers te volgen die nog niet hebben verbonden.

Adoptie stimuleren
Kalenderintegratie maakt automatisch registreren moeiteloos. Om de meeste waarde te halen:

• Stel eerst verstandige organisatiebrede opnameregels in, zodat zodra gebruikers hun agenda verbinden, de juiste vergaderingen automatisch worden geregistreerd.

• Vraag gebruikers om hun agenda's te koppelen tijdens de onboarding.

• Houd interne domeinen compleet zodat interne vergaderingen correct worden afgehandeld.

Wat je niet kunt doen
Je kunt een agenda niet verbinden of loskoppelen namens een gebruiker, en je kunt de privé-inhoud van de agenda van gebruikers niet zien. Een kalenderverbinding is een persoonlijke actie die elke gebruiker uitvoert vanuit zijn eigen instellingen.

10. Logboeken en toezicht

mytranscript houdt gedetailleerde logs bij zodat je je organisatie kunt besturen, compliance kunt aantonen en problemen kunt oplossen, vooral OTYS-synchronisatie. Dit hoofdstuk legt de drie logboeken uit die beschikbaar zijn voor beheerders en hoe ze te gebruiken.

Alle drie zijn te vinden onder Organisatie-instellingen.

Auditlogs
Het tabblad Auditlogboeken registreert belangrijke acties die in je organisatie zijn ondernomen, zodat je een spoor hebt van wie wat heeft gedaan en wanneer.

Elke inzending toont:

• De datum en de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.

• De actie (bijvoorbeeld aanmelden, vergadering aangemaakt of verwijderd, plan gewijzigd, opnameregel gewijzigd, gebruiker geblokkeerd).

• De getroffen grondstof en het type ervan.

• Het oorspronkelijke IP-adres en of de actie succesvol was.

Je kunt filteren op datumbereik, gebruiker, actie, resourcetype en IP-adres, en de resultaten exporteren naar CSV.

Gebruik auditlogs om vragen te beantwoorden zoals "wie heeft deze vergadering verwijderd?", "wanneer is deze gebruiker admin geworden?".

OTYS-synchronisatielogs
Het OTYS-synchronisatielogboek (het tabblad Sync Logs ) registreert elke poging om data naar OTYS te synchroniseren. Dit is je belangrijkste hulpmiddel om te onderzoeken waarom de notities van een vergadering wel of niet OTYS hebben bereikt.

Elke inzending toont:

• De vergadering en de betrokken deelnemer .

• De operatie (bijvoorbeeld het synchroniseren van een transcriptnotitie, of het doorzoeken van OTYS naar een passende kandidaat of contactpersoon).

• Een link om de kandidaat te openen of contact op te nemen in OTYS.

• De status (Wachtend, Succesvol of Mislukt) en de tijdstempel.

Je kunt een vermelding uitbreiden om details te zien, waaronder de OTYS-entiteit, het entiteitstype (kandidaat of contact), en de verzoek- en responsinformatie bij een mislukte synchronisatie. Je kunt filteren op datumbereik, naam van deelnemer of vergadering, entiteitstype, operatietype en status, en exporteren naar CSV.

Samen met het "Sync Dashboard" (zie "OTYS integratie-setup") laten de sync-logs je precies zien welke synchronisaties zijn mislukt en waarom, en proberen ze opnieuw.

AI-gebruikslogs
Het tabblad AI Usage Logs registreert elke keer dat AI in uw organisatie werd gebruikt, wat handig is voor toezicht en kostenbewustzijn.

Elke inzending toont:

• De tijdstempel en de vergadering en de gebruiker die betrokken is .

• Het doel (bijvoorbeeld het identificeren van de spreker, of samenvatting van de vergadering en acties), inclusief of het is mislukt.

• De provider en token tellen mee.

Je kunt een entry uitbreiden om meer details te zien, inclusief de aangepaste instructies die je organisatie op dat verzoek heeft toegepast (de volledige onderliggende prompt wordt niet getoond). Je kunt filteren op datumbereik, gebruikersnaam en doel, en exporteren naar CSV.

De logs samen gebruiken voor governance

• Voor een toegangs- of beveiligingsvraag, begin met Auditlogs.

• Voor vragen "de notities staan niet in OTYS" gebruik het Sync Dashboard en de OTYS synclogs.

• Om AI-activiteit en het effect van je AI-instructies te begrijpen, gebruik je de AI Usage Logs.

Alle drie de logboeken kunnen worden geëxporteerd naar CSV zodat je gegevens kunt bijhouden of delen met collega's die verantwoordelijk zijn voor naleving.

11. Gegevens, privacy en behoud

Als beheerder ben je verantwoordelijk voor hoe je organisatie omgaat met vergadergegevens. Dit hoofdstuk vat samen wat u moet weten over behoud, verwijderen en de gedeelde gegevens met OTYS, zodat u aan uw privacyverplichtingen kunt voldoen.

Welke gegevens mytranscript bevat

Voor jouw organisatie slaat mytranscript het volgende op:

• Opnames van vergaderingen (video voor online vergaderingen, audio voor fysieke vergaderingen).

• Transcripties en AI-uitkomsten (samenvattingen, actiepunten, hoofdstukken, tags).

• Deelnemersgegevens (namen, e-mailadressen, rollen en links naar OTYS-records).

• Gebruikersaccounts en instellingen, en de logs beschreven in "Logs and oversight".

Videobehoud
Video-opnamen worden voor een beperkte periode bewaard en vervallen dan automatisch. Hoe lang video's worden bewaard hangt af van het plan van je organisatie. Na het verlopen van een video:

• De video wordt verwijderd en kan niet meer worden afgespeeld.

• Het transcript en de samenvatting zijn nog steeds beschikbaar.

MyTranscript laat gebruikers zien wanneer een video bijna verloopt of is verlopen. Moedig gebruikers aan om een opname te downloaden die ze moeten bewaren voordat deze verloopt.

Verwijderen en zacht verwijderen
MyTranscript gebruikt soft-delete om privacy en naleving te ondersteunen:

• Wanneer een vergadering wordt verwijderd, wordt deze uit het zicht verwijderd. Verwijdering wordt afgehandeld op een manier die voldoet aan gegevensbeschermingseisen in plaats van een directe, onherstelbare verwijdering.

• Het blokkeren van een gebruiker behoudt hun vergaderingen en geschiedenis (zodat je gegevens intact blijven) terwijl ze niet kunnen inloggen. Zie "Gebruikersbeheer".

Als u een specifiek verzoek voor het verwijderen van gegevens of een verzoekschrift voor gegevensonderwerpen wilt vervullen, volg dan het gegevensbeschermingsproces van uw organisatie en neem contact op met de dienstverlener waar platformniveau actie vereist is.

Gegevens gedeeld met OTYS
Omdat mytranscript vergadernotities terugschrijft naar OTYS, moet je weten wat mytranscript overblijft voor OTYS:

• Voor vergaderingen met een kandidaat of contactpersoon schrijft mytranscript een notitie naar het OTYS-record van die persoon met de samenvatting, de actiepunten en een link terug naar de vergadering.

• De volledige transcripttekst is niet in OTYS geschreven; Het blijft in mijn transcript en is bereikbaar via de link.

• Collega's zijn nooit gesynchroniseerd met OTYS.

• Zodra een notitie in OTYS staat, wordt deze geregeld door OTYS en je OTYS-gegevensverwerkingsbeleid. Het verwijderen van een vergadering in mytranscript verwijdert niet automatisch een notitie die al aan OTYS is geschreven.

Je bepaalt welke deelnemers als kandidaten of contactpersonen worden behandeld versus collega's via interne domeinen en deelnemerstypes (zie "Organisatieinstellingen en domeinen").

Goede privacypraktijken

• Houd interne domeinen accuraat zodat collega's niet als externe kandidaten of contactpersonen worden behandeld.

• Gebruik het bericht van de bot om de chat te joinen om opname transparant te maken voor deelnemers (zie "Botconfiguratie").

• Gebruik auditlogs om toegang en wijzigingen te bekijken (zie "Logs en toezicht").

• Pas het principe toe om alleen op te nemen wat je nodig hebt door de opnameregels zorgvuldig te configureren (zie "Organisatiebrede opnameregels").

Waar deze gids ophoudt
Platformniveau data-operaties en infrastructuurverwerking worden beheerd door de serviceprovider en vallen buiten de reikwijdte van deze beheerdersgids. Voor verplichtingen die op dat niveau actie vereisen, neem contact op met de dienstverlener.

12. Administratieve probleemoplossing en FAQ

Dit hoofdstuk behandelt de problemen waarmee beheerders het meest waarschijnlijk te maken krijgen, met een focus op OTYS-synchronisatiefouten en inlogproblemen. Voor dagelijkse gebruikersproblemen, zie "Tips en probleemoplossing" in de Reguliere Gebruikershandleiding.

OTYS-synchronisatieproblemen

Vergadernotulen verschijnen niet in OTYS

Werk deze controles door:

1. Is de deelnemer een kandidaat of contactpersoon? Collega's worden nooit gesynchroniseerd. Controleer het type van de deelnemer tijdens de vergadering.

2. Heeft de deelnemer een matchbare e-mail? mytranscript koppelt deelnemers aan OTYS-records via e-mail of een bestaande link. Zonder match is er geen registratie om naartoe te schrijven.

3. Zijn je interne domeinen correct? Een verkeerd geconfigureerd domein kan ertoe leiden dat een kandidaat of contactpersoon als collega wordt behandeld (en dus wordt overgeslagen). Zie "Organisatie-instellingen en domeinen".

4. Controleer het Sync Dashboard en de sync-logs. Zoek naar de specifieke vergadering en deelnemer, lees de reden voor de mislukking en gebruik Retry sync. Zie "Logs en toezicht".

Een synchronisatie blijft falen
Open de vermelding in de OTYS-synchronisatielogs en maak deze groter om de fout en het antwoord van OTYS te zien. MyTranscript probeert tijdelijke mislukkingen automatisch meerdere keren opnieuw. Permanente problemen (zoals geen overeenkomend record, een ontbrekende e-mail) worden niet automatisch opnieuw aangepakt en moeten de onderliggende oorzaak worden opgelost. Nadat je de oorzaak hebt opgelost, probeer je opnieuw te synchroniseren vanuit het dashboard of de logs.

Inlogproblemen (SSO)

Een gebruiker kan niet inloggen vanuit OTYS

• E-mail ontbreekt in OTYS. Als het OTYS-account van de gebruiker geen e-mailadres heeft, kan het inloggen niet worden voltooid. Voeg een e-mailadres toe aan hun OTYS-gebruikersaccount en laat ze het opnieuw proberen.

• Account inactief of geblokkeerd. Controleer de status van de gebruiker in het tabblad Gebruikers . Deblokkeer ze indien nodig. Zie "Gebruikersbeheer".

• Verkeerde organisatie. Als een gebruiker te horen krijgt dat zijn account bij een andere organisatie hoort, is zijn e-mail gekoppeld aan een andere organisatie. Neem contact op met de dienstverlener om dit op te lossen.

• Sessie is verlopen. Vraag de gebruiker om mijn transcript van OTYS opnieuw te openen.

Een gebruiker heeft geen abonnement en kan niet opnemen
Wijs ze een plan toe vanuit hun gebruikersdetailweergave, of stel een standaardplan voor de organisatie in zodat nieuwe gebruikers automatisch worden gedekt. Zie "Plannen, facturering en quotum".

E-mailinlogcodes komen niet binnen

• Het e-mailadres moet al bekend zijn bij mytranscript (de gebruiker moet minstens één keer via OTYS zijn ingelogd).

• Vraag de gebruiker om hun spammap te controleren.

• Er zijn limieten aan hoe vaak een code kan worden aangevraagd; Vraag de gebruiker om een paar minuten te wachten voordat hij het opnieuw probeert.

Registratieproblemen binnen de organisatie

Vergaderingen worden niet automatisch opgenomen

• Bevestig dat de gebruiker zijn agenda heeft verbonden (de Kalender Verbonden-indicator in het tabblad Gebruikers ).

• Bekijk je organisatiebrede opnameregels; een "Skip"-regel of een ontbrekende "Record"-regel kan de oorzaak zijn. Zie "Organisatiebrede registratieregels".

• Bevestig dat de vergadering een videolink heeft; Vergaderingen zonder link kunnen niet worden opgenomen.

Gebruikers geven aan dat ze hun opnamelimiet hebben bereikt
Controleer hun gebruik in de gebruikersdetailweergave. Verhoog hun plan indien nodig, of stel verwachtingen over de maandelijkse toelage. Zie "Plannen, facturering en quotum".

Veelgestelde vragen

Maak ik gebruikersaccounts handmatig aan?
Nee. Gebruikers worden automatisch aangemaakt zodra ze voor het eerst inloggen via OTYS. Je beheert hun toegang, rol en plan achteraf.

Verwijdert het verwijderen van een vergadering in mytranscript de notitie van OTYS?
Nee. Een notitie die al aan OTYS is geschreven, valt onder OTYS. Zie "Data, privacy en retentie".

Kunnen twee beheerders de organisatie beheren?
Ja. Je kunt de rol als tenant-beheerder aan meerdere gebruikers toekennen. Je kunt de rol niet van jezelf verwijderen, wat ervoor zorgt dat de organisatie altijd een beheerder heeft.

Waar zie ik de volledige prompt die de AI heeft gebruikt?
De AI-gebruikslogs tonen de aangepaste instructies die je organisatie heeft toegepast, maar niet de volledige onderliggende prompt. Zie "Logs en toezicht".

Wie kan ik contacteren voor problemen op platformniveau?
Voor alles buiten de instellingen van uw organisatie (infrastructuur, de SSO-partnerverbinding of platformgegevensactiviteiten), neem contact op met de dienstverlener.