Vacature engagement

Algemeen

Binnen het OTYS-systeem kunnen kandidaten gekoppeld worden aan vacatures. In dat geval wordt er een 'procedure' aangemaakt. Deze procedure kan worden aangemaakt doordat de kandidaat bijvoorbeeld solliciteert op een vacature via de website van de klant, of doordat een OTYS Go!-gebruiker handmatig een kandidaat aan een vacature koppelt. Voor en nadat een kandidaat solliciteert op een vacature op de website van de klant, kan de kandidaat ook andere vacatures bekijken. Normaal gesproken zijn deze vacatures die de kandidaat heeft geopend maar waarop niet is gesolliciteerdnietzichtbaar.

Met vacature engagement is het mogelijk om te zien welke vacatures door welke kandidaten op de website zijn geopend zonder dat zij daarop hebben gesolliciteerd. Let op: de kandidaat moet hiervoor wel een kandidaat zijn in het OTYS-systeem (en dus bijvoorbeeld minimaal op één vacature hebben gesolliciteerd) én er moet op hetzelfde apparaat een ‘interactie’ hebben plaatsgevonden (registratie, sollicitatie of login), met ingeschakelde cookies.

Zodra deze ‘vacature engagement’ is geregistreerd, wordt dit getoond:

• In de kandidaatdetailwidget ‘Vacature engagement’ (toont welke vacatures door de kandidaat zijn bekeken)

• In de vacaturedetailwidget ‘Kandidaat engagement’ (toont welke kandidaten de vacature hebben bekeken)

• In de dashboardwidget ‘Vacature engagement’ (toont alle vacatures die door alle kandidaten zijn bekeken)

Afhankelijkheden

Let op: het hangt af van je website-oplossing of je deze functionaliteit ‘out of the box’ kunt gebruiken.

De vacature engagement-functionaliteit is momenteel geïmplementeerd voor websites die gebruikmaken van:

• OTYS WordPress-plugin

• OTYS Site Builder

• Klassieke OTYS-portals

Gebruik je een andere website-oplossing (bijvoorbeeld een website die rechtstreeks met OTYS koppelt via onze API) en wil je deze functionaliteit gebruiken? Neem dan contact op met je websitebouwer. Vanuit onze kant is documentatie beschikbaar over hoe dit geïmplementeerd kan worden en kunnen we hen ondersteunen tijdens het proces.

Activatie

Naast de ‘technische activatie’ die aan de OTYS-zijde voor deze feature moet worden uitgevoerd, is het verstandig om het privacybeleid en/of cookiebeleid op de website die de vacature engagement gaat tracken bij te werken, zodat hierin informatie is opgenomen over cookies die automatisch tijdens dit proces worden geplaatst. Deze cookies kunnen worden geclassificeerd als ‘analytics cookies’.

Configuratie

De configuratie van vacature engagement bestaat uit verschillende onderdelen:

• ‘Vacature engagement’-widget toevoegen aan kandidaatdetails

• ‘Kandidaat engagement’-widget toevoegen aan vacaturedetails

• ‘Kandidaat engagement’-widget toevoegen aan dashboard

Hieronder leggen we uit hoe je deze onderdelen configureert.

‘Vacature engagement’-widget toevoegen aan kandidaatdetails

In de ‘Vacature engagement’-widget in kandidaatdetails kun je zien welke vacatures door een specifieke kandidaat zijn bekeken. Om de ‘Vacature engagement’-widget toe te voegen aan kandidaatdetails, volg je onderstaande stappen:

1. Log in als Key-user met rechten om (globale) detailweergaven aan te passen;

2. Open Kandidaten;

3. Open een willekeurige kandidaat;

4. Klik onderaan het kandidaatdetail op de naam van de huidige detailweergave;

5. Klik op de naam van de kandidaatdetailweergave waaraan je de ‘Vacature engagement’-widget wilt toevoegen;

6. Klik op de naam van de tab waaraan je de ‘Vacature engagement’-widget wilt toevoegen;

7. Klik op het instellingenicoon naast de naam van de huidige detailweergave onderaan het kandidaatdetail om de configuratiemodus te openen;

8. Rechts verschijnt een paneel met alle beschikbare widgets. Sleep de widget ‘Vacature engagement’ naar de gewenste positie in de detailweergave;

9. Klik opnieuw op het instellingenicoon naast de naam van de huidige detailweergave onderaan het kandidaatdetail om de configuratiemodus te sluiten.

De ‘Vacature engagement’-widget is nu toegevoegd aan de detailweergave. Je kunt deze stappen herhalen om de widget aan extra detailweergaven toe te voegen.

‘Kandidaat engagement’-widget toevoegen aan vacaturedetails

In de ‘Kandidaat engagement’-widget in vacaturedetails kun je zien welke kandidaten deze specifieke vacature hebben bekeken. Om de ‘Kandidaat engagement’-widget toe te voegen aan vacaturedetails, volg je onderstaande stappen:

1. Log in als Key-user met rechten om (globale) detailweergaven aan te passen;

2. Open Vacatures;

3. Open een willekeurige vacature;

4. Klik onderaan het vacaturedetail op de naam van de huidige detailweergave;

5. Klik op de naam van de vacaturedetailweergave waaraan je de ‘Kandidaat engagement’-widget wilt toevoegen;

6. Klik op de naam van de tab waaraan je de ‘Kandidaat engagement’-widget wilt toevoegen;

7. Klik op het instellingenicoon naast de naam van de huidige detailweergave onderaan het vacaturedetail om de configuratiemodus te openen;

8. Rechts verschijnt een paneel met alle beschikbare widgets. Sleep de widget ‘Kandidaat engagement’ naar de gewenste positie in de detailweergave;

9. Klik opnieuw op het instellingenicoon naast de naam van de huidige detailweergave onderaan het vacaturedetail om de configuratiemodus te sluiten.

De ‘Kandidaat engagement’-widget is nu toegevoegd aan de detailweergave. Je kunt deze stappen herhalen om de widget aan extra detailweergaven toe te voegen.

‘Kandidaat engagement’-widget toevoegen aan dashboard

In de ‘Kandidaat engagement’-widget op een dashboard kun je zien welke kandidaten welke vacatures hebben bekeken (waarbij je desgewenst kunt filteren op kandidaat- en/of vacaturestatus). Om de ‘Kandidaat engagement’-widget toe te voegen aan een dashboard, volg je onderstaande stappen:

1. Log in als Key-user met rechten om (globale) dashboards aan te passen;

2. Open Dashboards;

3. Klik linksboven op de naam van het huidige dashboard en navigeer naar het dashboard waaraan je de ‘Kandidaat engagement’-widget wilt toevoegen;

4. Klik rechtsboven op het ‘Configure boards’-icoon om de configuratiemodus te openen;

5. Rechts verschijnt een paneel met alle beschikbare widgets. Sleep de widget ‘Kandidaat engagement’ (getoond in de categorie ‘Recruiting’) naar de gewenste positie in de detailweergave;

6. Klik rechtsboven in de zojuist toegevoegde widget op het ‘Config widget’-icoon;

7. Configureer de widget op basis van je voorkeuren:

   1. Bij ‘Widget title’ kun je een alternatieve titel voor de widget invullen (bijvoorbeeld als je een specifieke filter toepast en deze een beschrijvende naam wilt geven);

   2. Je kunt ‘Bold header’ aanvinken om de stijl van de header te wijzigen naar een header met meer visuele impact;

   3. Je kunt ‘Show quick selects in widget’ aanvinken om een ‘Candidate status’- en ‘Vacancy status’-selectie in de widget te tonen (zodat gebruikers de getoonde items kunnen filteren);

   4. Je kunt ‘Hide filter toggle’ aanvinken om het icoon te verbergen waarmee gebruikers deze quick selects kunnen tonen/verbergen (om te voorkomen dat gebruikers de items filteren);

   5. Bij ‘Candidate status’ kun je één kandidaatstatus selecteren om op te filteren (zodat alleen vacatureweergaven van kandidaten met deze status worden getoond);

   6. Bij ‘Vacancy status’ kun je één vacaturestatus selecteren om op te filteren (zodat alleen vacatureweergaven van vacatures met deze status worden getoond);

   7. Bij ‘Extra fields’ kun je extra velden selecteren die voor iedere vacatureweergave worden getoond;

   8. Bij ‘Results per page’ kun je het aantal items aanpassen dat per ‘pagina’ in de widget wordt getoond;

   9. Klik rechtsonder op de ‘Save’-knop om de widgetconfiguratie op te slaan;

8. Klik rechtsboven opnieuw op het ‘Configure boards’-icoon om de configuratiemodus te sluiten;

De ‘Kandidaat engagement’-widget is nu toegevoegd aan het dashboard. Je kunt deze stappen herhalen om de widget aan extra dashboards toe te voegen.

Gebruik

Het gebruik van de vacature engagement-functionaliteit is vrij eenvoudig:

• In de ‘Vacature engagement’-widget in kandidaatdetails kun je zien welke vacatures door een specifieke kandidaat zijn bekeken. Per vacature wordt de datum/tijd van de weergave, de (klikbare) vacaturetitel, de (klikbare) relatienaam en of de kandidaat al aan de vacature is gekoppeld getoond. Zo kun je zien welke vacatures de kandidaat WEL heeft gezien, maar waarop hij/zij (nog) niet heeft gesolliciteerd.

• In de ‘Kandidaat engagement’-widget in vacaturedetails kun je zien welke kandidaten deze specifieke vacature hebben bekeken. Per vacature wordt de datum/tijd van de weergave, de (klikbare) kandidaatsnaam en of de kandidaat al aan de vacature is gekoppeld getoond. Zo kun je zien welke kandidaten deze vacature WEL hebben gezien, maar hierop (nog) niet hebben gesolliciteerd.

• In de ‘Kandidaat engagement’-widget op een dashboard kun je zien welke kandidaten welke vacatures hebben bekeken (waarbij je desgewenst kunt filteren op kandidaat- en/of vacaturestatus). Per weergave wordt de datum/tijd van de weergave, de (klikbare) vacaturetitel, de (klikbare) relatienaam, de (klikbare) kandidaatsnaam en of de kandidaat al aan de vacature is gekoppeld getoond. Via de configuratie kun je ook de kandidaat- en vacaturestatus tonen. Zo kun je zien welke kandidaten deze vacatures WEL hebben gezien, maar hierop (nog) niet hebben gesolliciteerd.

Als je op basis van een van deze weergaven denkt dat er een match is, kun je de kandidaat natuurlijk laten weten dat ‘je zag dat de kandidaat vanochtend om 10:02 de vacature bekeek en vragen waarom hij niet heeft gesolliciteerd’, of… je kunt iets subtieler zijn (‘Ik heb nog een andere vacature die goed bij je lijkt te passen, wil je daar meer over weten?’).

Let op: het kan tot één uur duren voordat vacatureweergaven aan het systeem zijn toegevoegd.