Targets in rapportages

Na het doornemen van een aantal wensen van zowel klanten als collega's binnen het OTYS team, hebben we de mogelijkheid om targets te kunnen instellen toegevoegd aan bepaalde rapportages. Deze targets kunnen worden opgesteld voor de hele organisatie, per organisatieonderdeel of voor een individuele gebruiker. Ze kunnen ook in deze volgorde worden bekeken, zodat je een overzicht krijgt van wat je wil zien. In dit artikel bespreken we waar deze Targets kunnen worden gesteld, hoe je ze kunt instellen, waar je rekening mee moet houden en hoe je ze kan uitlezen in de rapportage module.

Algemeen

Targets kunnen worden ingesteld voor een geselecteerd aantal rapporten op basis van de gekoppelde tabel en module. Voor de overige rapportages kunnen we helaas geen target rapportages instellen. Hieronder is te zien in welke rapportages we dit aanbieden.

Rapporten met Targetconfiguratie

Er kunnen Targets worden gesteld voor de volgende rapporten (Gekoppelde tabel — Module). We hebben degene uitgelicht die waarschijnlijk het meest interessant zullen zijn. Let op: het is mogelijk dat je geen toegang heeft tot al deze rapportages vanwege beperkingen op klant- of gebruikersbasis.

Vacatures — Per consultant
Vacatures — Per consultant aangemaakt
Vacatures — Vacature status wijzigingen
Vacatures — Procedure status wijzigingen
Formulieren — Per consultant aangemaakt
Activiteiten — Totaal aantal activiteiten met notities
Activiteiten — Totaal aantal activiteiten
Kandidaat — Handmatig aangemaakte kandidaten
Kandidaat — Kandidaat status wijzigingen
Relaties — Relaties per consultant
Relaties — Customer Status Change Per Consultant
Notities — Per consultant
Document uploads — Per consultant
Contactpersonen — Contactpersonen per consultant
Plaatsing — Per consultant
Agenda afspraken — Per type
Agenda afspraken — By type sum
Agenda afspraken — Per consultant
Agenda afspraken — Per consultant aangemaakt

Rapporten maken voor Targets

Voor bestaande rapporten

Het maken van een target rapport voor een bestaand rapport is vrij eenvoudig, omdat je targets zeker aan deze bestaande rapporten kunt toevoegen. De rapportages worden vervolgens weergegeven onder de ‘weergave’ knop in je rapportage module. Je kunt dit in één rapport doen, of je kunt er twee instellen. Een met actieve resultaten en een met targets. Gelukkig kan dit eenvoudig worden gedaan door gebruik te maken van onze duplicatieknop in de rapportagemodule. Zodra je een secundair rapport van je bestaande rapport heeft, kan je hier targets aan toevoegen en deze als verschillende rapporten bekijken. Je kunt dit hernoemen om er zeker van te zijn dat je kan differentiëren, en het opslaan met de doelweergave actief, iets wat we later in dit artikel zullen uitleggen.

Voor nieuwe rapporten

Als je geen rapporten hebt waarvoor je targets wilt zien, of als je helemaal geen rapporten hebt, neem dan de tijd om deze in te stellen. Je kan meer over deze rapporten lezen in andere rapportage artikelen. Zorg ervoor dat je de 'consultants' selecteert waarvoor je deze targets wilt zien (tenzij je het voor de hele organisatie wilt zien) en selecteer eventuele aanvullende filters die je wilt gebruiken, zoals specifieke statussen. Als je tevreden bent met je rapport, kunt je targets toevoegen aan dit bestaande rapport of het dupliceren om één standaardrapport en één doelrapport te maken. Zolang je niets in de kopie wijzigt dan de doelconfiguratie, blijven ze dezelfde gegevens bevatten.

Targets instellen

Zodra je hebt vastgesteld in welk rapport je targets wilt stellen (en dit mogelijk hebt gedupliceerd), kunnen we beginnen met het instellen ervan. Deze opzet kan in eerste instantie ingewikkeld lijken, maar deze handleiding zou je bij alle stappen moeten helpen. Ook staan er voorbeelden en berekeningen in om uit te leggen hoe alles werkt. Daarnaast zal het OTYS-systeem je ook helpen, door je waarschuwingen of errors te geven als je de configuratie probeert op te slaan wanneer deze niet volledig is ingevuld, zodat je erachter kan komen wat je vervolgens moet doen.

Je kan beginnen met het instellen van targets met de nieuwe knop 'targets configureren' in het bovenste lint van je rapport, naast je andere filtercriteria. Als je hierop klikt, wordt de installatiepop-up gestart.

Starten met de installatie

Elk target rapport moet een titel hebben. Deze titel kan hetzelfde zijn als de titel van de rapporten, maar kan bijvoorbeeld ook de naam zijn van de procedurestatus waarop je filtert. Het moet ook een periode hebben om je targets voor te stellen. Wij bieden de volgende periodes aan:

Stel targets in per dag
Stel targets in per week
Stel targets in per maand
targets per in kwartaal stellen
Stel targets in per jaar

Bij het selecteren van deze periodes worden de targets die je invult verspreid over die periode. De geselecteerde periode wordt ook weergegeven als de titel van de targets wanneer je dit invult.

Algemene doelstellingen vaststellen

Zodra je klaar bent met opzetten, kun je beginnen met het instellen van targets. Elk target rapport moet een geldig algemeen target hebben. Een geldig algemeen target bestaat uit een datumspreiding die vandaag omvat en een getal dat als target is ingesteld. Dit instellen doe je zo:

Begin met de pop-up 'targets configureren' open en vul een titel en een periode in
Klik nu op 'voeg target toe', de blauwe knop onderaan de pop-up
Selecteer een startdatum van je target (vanaf vandaag of in het verleden)
Selecteer een einddatum van je target in de toekomst. Je kunt hier een paar jaar van tevoren zetten als je het wil rekken
'Gebruiker' wordt grijs weergegeven omdat dit target is ingesteld voor alle gebruikers. Als je individuele targets wilt stellen, kan je dit later doen
Stel een target. Dit target moet een geheel getal zijn en wordt weergegeven per periode die je eerder hebt geselecteerd

Voorbeeld
Je wil een target stellen voor een rapport. Het rapport heeft 10 geselecteerde gebruikers, dit zijn de recruiters. We willen plaatsingen tellen en daar targets voor toevoegen, en in jouw bedrijf tel je deze door te controleren op 'procedurestatus: Geplaatst'. Dus we stellen een rapport op voor 'procedurestatuswijzigingen', selecteren de 10 gebruikers en stellen die status in het filter in. Je wilt dat deze 10 mensen allemaal 2 plaatsingen per week doen, dus stel je een algemeen target in van 2 per week. Dit maakt het target 20, aangezien het target van 2 per gebruiker geldt. Als je iemand nieuw toevoegt aan dit team en deze toevoegt aan het rapport (als consultant), wordt je target automatisch 22 voor die week. Als iemand vertrekt en wordt geblokkeerd (terwijl je 'alleen actieve gebruikers' hebt geselecteerd) of verwijdert uit de lijst met consultants, dan wordt het target automatisch 18 voor die week.

Targets stellen van organisatie-eenheden

U kunt ook specifieke targets stellen voor organisatie-eenheden. We bieden deze configuratie aan voor degenen die er gebruik van willen maken.

Gebruikers in meerdere organisatorische eenheden
Let op: dit werkt het beste wanneer je organisatie-eenheden selecteert die gebruikers bevatten die niet in meer dan 1 organisatie-eenheden zitten. Als je je in 2 of meer eenheden bevindt, kan dit problemen veroorzaken voor de berekening. Hiervoor is het het beste om in plaats daarvan individuele gebruikersdoelen in te stellen, om veilig te zijn. Als dit het geval is, geven we een waarschuwing voor je weer en vertellen we je welke gebruiker zich in meerdere units bevindt.

Navigeer met een ingevuld algemeen target naar het tweede tabblad, getiteld 'Organisatie onderdelen targets'
Klik op 'Voeg target toe', de blauwe knop onderaan de pop-up
Selecteer een startdatum van het target in het verleden
Selecteer een einddatum van je target in de toekomst. Je kunt hier een paar jaar van tevoren zetten als je het wil rekken
Selecteer een organisatieonderdeel naar keuze
Selecteer een 'Sub unit' om te bepalen wie je wilt zien
Stel een target. Dit target moet een geheel getal zijn en gaat per periode die je eerder hebt geselecteerd. Let op: dit target is niet voor het hele unit, maar voor elke gebruiker binnen het unit.

Voorbeeld
In ons vorige voorbeeld hadden onze 10 recruiters allemaal een algemeen target van 2 plaatsingen per week (door te controleren of de procedure 'geplaatst' was). Maar laten we zeggen dat van de 10 recruiters er 3 senior recruiters zijn, van wie je verwacht dat ze meer dan 2 plaatsingen per week doen. Deze 3 recruiters maken alle 3 deel uit van de organisatorische eenheid en waarde van 'Recruiter — Senior'. In de organisatie-eenheden kun je deze rol en waarde selecteren en hun target op '3' zetten, omdat je verwacht dat ze meer doen dan de rest. Dit maakt je weekdoel als volgt:

7 × 2 = 14 (7 standaard recruiters met als algemene doelstelling 2)
3 × 3 = 9 (3 senior recruiters met de doelstelling van de organisatie-eenheid van 3)
————— +
23 (het weekdoel)

Individuele gebruikersdoelen stellen

Ten slotte kan je ook targets stellen voor individuele gebruikers. Sommige mensen presteren misschien goed en sommigen werken misschien parttime. Voor beide geven we je hieronder een voorbeeld.

Met een algemeen target ingevuld, navigeert je naar het derde tabblad met de naam 'gebruikers targets'
Klik op 'Voeg target toe', de blauwe knop onderaan de pop-up
Selecteer een startdatum van het target in het verleden
Selecteer een einddatum van je target in de toekomst. Je kunt hier een paar jaar van tevoren zetten als je het wil rekken
Selecteer een gebruiker waarvoor je een target wilt stellen
Stel een target. Dit target moet een geheel getal zijn en gaat per periode die je eerder hebt geselecteerd.

Voorbeeld
Ons team van 7 standaard recruiters en 3 senior recruiters heeft momenteel een target van 23. Een van onze 7 'standaard' recruiters is echter op zoek naar een bonus, en je hebt afgesproken dat deze gebruiker het komende kwartaal 4 plaatsingen per week moet doen in plaats van 2. In het individuele gebruikersdoel stel je de periode van het komende kwartaal in met de start- en einddatum, selecteert je deze gebruiker en stel je er 4 in voor 4 plaatsingen (procedurestatus → geplaatst) per week voor een periode van 3 maanden in het komende kwartaal. Dit geeft ons de volgende resultaten:

Voor het lopende kwartaal
Er verandert niets, we zitten nog steeds op 23.

7 × 2 = 14 (7 standaard recruiters met als algemene doelstelling 2)
3 × 3 = 9 (3 senior recruiters met de doelstelling van de organisatie-eenheid van 3)
————— +
23 (het weekdoel)

Voor het volgende kwartaal
Onze totale doelstelling verandert enigszins. Eén standaardgebruiker is van 2 naar 4 gegaan, dus we krijgen de volgende berekening:

6 × 2 = 12 (6 standaard recruiters met de algemene doelstelling van 2)
3 × 3 = 9 (3 senior recruiters met de doelstelling van de organisatie-eenheid van 3)
1 × 4 = 4 (1 persoon (geen onderdeel van de organisatorische eenheid) met als target 4)
————— +
25 (het weekdoel)

het kwartaal na het volgende
Omdat je dit specifieke gebruikersdoel voor een specifieke periode heeft ingesteld, keert de gebruiker na afloop van die periode terug naar het algemene target en is je weekdoel weer 23. Als je een einddatum ver in de toekomst hebt opgegeven, blijft het target 25.

Voorbeeld 2
Misschien werkt een van het team parttime en werkt hij 32 uur terwijl de rest van het team 40 uur werkt. Stel dat je geen targets voor de organisatie eenheid heeft ingesteld en dat je op zoek bent naar het aantal gesprekken dat het team in een week doet door het aantal notities met een specifiek type in het rapport 'Notities' te controleren. Elk teamlid wordt gevraagd om 5 oproepen te doen (oftewel 5 notities op te schrijven met het type 'bellen'). Je algemene target is dus 5. Een van je teamleden werkt echter 20% minder en heeft daarom een aangepast target nodig. Je kunt voor deze gebruiker een individueel gebruikersdoel instellen, met een target van 4 in plaats van 5. Dit geeft je de volgende berekening:

9 × 5 = 45 (9 fulltime teamleden met een algemeen target van 5)
1 × 4 = 4 (1 parttime teamlid met een individueel gebruikersdoel van 4)
————— +
49 (het weekdoel)

Targets bekijken

Je hebt wat tijd besteed aan het instellen van je targets, maar nu wil je ze echt bekijken. Om dit te doen hebben we 3 verschillende soorten weergaven ingesteld in de rapportmodule die verschijnen op het moment dat je targets hebt geconfigureerd. Je kunt je targets allemaal samen bekijken, dus voor het hele rapport, per organisatie-eenheid (wat vooral interessant is als je hier details hebt ingesteld) en per individuele gebruiker. De laatste twee geven een tabel weer, waarin het resultaat wordt vergeleken met het target en een visuele indicatie wordt gegeven of het target is geraakt of niet. Het algemene doelenoverzicht toont ook een grafiek met gekleurde kolommen om aan te geven of targets voor de periode zijn geraakt of niet.

Notitie: Weergaveperioden kunnen hier worden gewijzigd door je datums te wijzigen, maar of je dit per dag, week, maand, kwartaal of jaar ziet, wordt ingesteld in de configuratie. Dit kan hier niet worden gewijzigd.

Navigeer na de installatie omlaag naar het rapport. In de vervolgkeuzelijst waar je gewoonlijk het type grafiek wijzigt dat je ziet (kolom, gestapelde staaf, cirkeldiagram, enz.) zie je nu 3 extra grafiekopties weergegeven. Als je op een van deze klikt, wordt het doeloverzicht geopend. Alle 3 hebben een tabel beschikbaar die je vertelt hoeveel van je target is bereikt, wat het target is voor deze persoon/eenheid/iedereen voor deze periode, en een visuele indicator of het target is gehaald of niet.

De eerste gebruiker had als target om die maand 2 plaatsingen te plaatsen. Ze hadden 3 plaatsingen, dus ze hebben het overtroffen hun target
De tweede gebruiker had als target om die maand 2 plaatsingen te plaatsen. Ze hadden 1 plaatsing, dus ze hebben het niet gehaald hun target
De derde gebruiker had die maand als target om 2 plaatsingen te plaatsen. Ze hadden 2 plaatsingen, dus ze hebben precies hun target gehaald

De grafiek 'Algemeen target' geeft ook een gecombineerde grafiek met kolommen en een lijn weer. De kolommen tonen de 'werkelijke waarden' die de gebruikers hadden, zoals het aantal plaatsingen van alle gebruikers voor die maand bij elkaar. Hierdoor komt er een zwarte lijn. Deze lijn geeft de hoogte van het target aan. Als de werkelijke cijfers van het team van geselecteerde consultants (bijvoorbeeld genoemde plaatsingen) hoger is/waren dan het target, is de kolom groen. Als het lager was, zal het rood zijn. Als het precies gelijk was aan het target, zal het grijs zijn. Zo stel je per week of maand een kwartaal- of jaaroverzicht samen voor je team en zie je in één oogopslag hoe je ervoor staat.

Targets op het dashboard

Om er voor te zorgen dat de ingestelde targets te zien zijn op je dashboard hebben we een extra widget gemaakt. Let op, de visuele weergave van de targets die je ziet in je rapportage module zijn niet weer te geven op je dashboard.
Om dit widget te gebruiken kan je een Key user vragen om het widget ‘Nieuwe target widget’ op je dashboard te zetten. Vervolgens kan het widget ingericht worden. Hier kan je selecteren hoe je het widget wil noemen en of je consultants of organisatie units wil zien. Ook kan je hier selecteren welke rapportages je wil toevoegen aan dit widget. Let op, we laten alleen rapportages zien die ingestelde targets hebben.

Zodra je hebt klaargezet wat je graag wil zien kan je de configuratie opslaan. Vanuit hier kan je individuele kaarten per consultant of per unit zien die een overzicht geven van wat er momenteel gebeurd in je systeem, en hoe goed dat gaat vergeleken met de ingestelde targets. Stel je hebt een rapportage genaamd ‘Aangenomen per week’, en je hebt een target ingesteld voor een gebruiker van ‘5 procedures op de procedure status ‘aangenomen’ gezet per week’ ingesteld dan zul je op je dashboard zien hoeveel procedures tot nu toe die status hebben gekregen. Zitten ze onder het ingestelde target dan zal hier een rode pijl naast staan. Zitten ze er boven dan zal deze groen zijn. Als ze exact op het target zitten zullen wij een = teken laten zien.

Goed om te weten: Als je specifieke consultants hebt geselecteerd in je rapportage module voor een rapport dan zal het target alleen zichtbaar zijn voor deze mensen. Stel dat je collega A niet hebt toegevoegd aan rapportage B, maar collega B wel, dan zal het bolk van het target van rapportage B alleen zichtbaar zijn bij collega B, omdat collega A niet mee doet aan deze rapportage.

Mochten er problemen zijn met de targets, de rapportages, of de configuratie waar je zelf niet uitkomt dan raden we je aan om een support ticket in te schieten.