OTYS Corporate Portaal

Inleiding

Het OTYS Corporate Portaal is een webapplicatie die samenwerkt met OTYS Go! (het Applicant Tracking System). Het is ontworpen voor mensen binnen een organisatie die betrokken zijn bij het wervingsproces, maar geen fulltime recruiters zijn. Denk aan teamleiders, afdelingshoofden, senior managers of domeinexperts die een rol spelen bij het invullen van vacatures, maar geen volledige toegang nodig hebben of niet zouden moeten hebben tot de ATS. Het portaal biedt deze stakeholders een gericht, veilig overzicht van de wervingsactiviteiten die voor hen relevant zijn, zonder het hele systeem te tonen.

Algemeen

Het Corporate Portaal bedient meerdere soorten gebruikers:

Hiring Manager

Meestal teamleiders of afdelingshoofden die vacatures creëren voor hun team en de beslissende stem hebben over wie wordt aangenomen. Hiringmanagers kunnen nieuwe vacatureverzoeken toevoegen en deze indienen voor goedkeuring of publicatie, afhankelijk van de geconfigureerde workflow. Tijdens het sollicitatieproces kunnen ze de procedurestatus van een sollicitant aanpassen om deze naar de volgende stap te brengen of afwijzen.

Validatiemanager

Hoger management of budgethouders die vacatureverzoeken goedkeuren of weigeren voordat deze zijn gepubliceerd. Hun rol ligt in governance: beslissen of er een vacature moet worden doorgevoerd, niet op het verwerken van sollicitanten. Deze rol is optioneel; Je kunt het portaal gebruiken zonder deze validatiestap.

Selectiecommissie leden

Inhoudelijke deskundigen of andere collega's die worden gevraagd om sollicitanten tijdens het proces te beoordelen en te evalueren. Ze kunnen kandidaatinformatie bekijken en feedback geven, maar ze kunnen de procedures niet wijzigen of sollicitanten door de workflow laten lopen. Deze rol is optioneel; je kunt het portaal gebruiken zonder samen te werken met Selectiecommissie leden.

Multi-role functies

Een enkele gebruiker kan meer dan één van deze rollen bekleden. Een teamleider kan bijvoorbeeld een Hiring Manager zijn voor zijn eigen team, terwijl hij ook als Commissie-lid dient voor een vacature van een andere afdeling. Portaalgebruikers zijn slechts voor één functie per vacature verbonden en hebben de relevante rechten voor hun functie voor die vacature.

Portaalbeheerder

De portaalbeheerder is vaak een technisch onderlegde recruiter die het systeem, portaal en proces kent. De portaalbeheerder kan wijzigingen aanbrengen in de configuratie van het portaal. Hoewel de andere rollen niet kunnen inloggen op OTYS Go!, kan de portaalbeheerder inloggen op zowel het portaal als OTYS Go!. Het is aan te raden om de portaalbeheerder toe te wijzen aan een Super User (of Key User). Hoewel alle portaal-specifieke configuraties in het portaal zelf worden gedaan, wil je misschien ook wijzigingen aanbrengen in OTYS Go! configuratie om de flow van de Portaal te volgen.

Afhankelijkheden

Procedure statussen

Tegenwoordig worden nieuwe OTYS-omgevingen geïmplementeerd met één selectie lijst voor procedure-statussen. Sommige langdurige klanten hebben misschien nog drie lijsten voor procedures status. Voor het portaal is het nodig om één lijst te hebben. Als je er nog drie hebt, bespreek dit dan met je OTYS-contactpersoon; het is mogelijk om de drie lijsten met een script samen te voegen tot één.

ABAC

Niet echt een must, maar sterk aanbevolen. Hoewel portaalgebruikers niet zullen inloggen op OTYS Go! moeten we hen wel toestemming geven voor de juiste gegevens, zoals vacature-, procedure- en kandidateninformatie. De gemakkelijkste manier om altijd de juiste rechten te selecteren bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker is via ABAC.

Vacatureprofielen

Vacatureprofielen worden door de Hiring manager gebruikt om nieuwe vacatureaanvragen via het portaal toe te voegen. Stel minstens één vacatureprofiel in wanneer je het portaal gaat gebruiken. Zie ook configuratie.

Gebruikersbeheer

MyOTYS

Accounts voor het portaal worden beheerd door Super-users of Key-users via MyOTYS, op een vergelijkbare manier als accounts voor OTYS Go!. Hier vindt je ook een 'login als'-functionaliteit, voor tijdelijke toegang tot accounts van portaalgebruikers. MyOTYS is te vinden via het menu rechtsboven in OTYS Go!. Ga in MyOTYS naar 'Gebruikers' in het linkermenu.

Nieuwe gebruiker

Open MyOTYS
Ga naar 'Gebruikers'
Klik op 'Nieuw toevoegen'
Selecteer 'Portaalgebruiker'
Vul de details in en selecteer hun rol(en)
Klik op 'Aanmaken'
Er verschijnt een pop-up met de inloggegevens van de nieuwe gebruiker. Gebruik de knop Kopiëren voor een eenvoudige manier om deze gegevens te kopiëren en op jouw voorkeursmanier naar je collega te sturen.

Log in als portaalgebruiker

Open MyOTYS
Ga naar 'Gebruikers'
Klik om de gegevens van de gebruiker te openen
Klik op 'Inloggen als deze gebruiker in het portaal'
Je wordt nu doorgestuurd naar het portaal en bent ingelogd als de geselecteerde gebruiker.

Blokkeer gebruiker

Open MyOTYS
Ga naar 'Gebruikers'
Klik om de gegevens van de gebruiker te openen
Schakelaar op 'Actief'

Veranderen van de rol van de portaalgebruiker

Open MyOTYS
Ga naar 'Gebruikers'
Klik om de gegevens van de gebruiker te openen
Verander de rollen bij 'Portaalrol'
Klik op 'updaten'

Activering

De activatie van het portaal wordt gedaan door OTYS. Op dat moment krijgen één of meer gebruikers ook een 'portaalbeheerder'-rol toegewezen, zodat ze wijzigingen kunnen aanbrengen in de portaalconfiguratie. We adviseren deze rol toe te wijzen aan een gebruiker met Super-user rechten (of Key-user rechten), zodat zij ook extra wijzigingen in Go! kunnen doorvoeren, gerelateerd aan de portaalopzet.

Klantinstellingen

Vacancy Manager - Activeer vacatureprofielen (SE1267)
Vacatureprofielen worden gebruikt wanneer de Hiring manager nieuwe vacatureaanvragen toevoegt via het portaal. Schakel deze instelling in om vacatureprofielen te kunnen configureren.

Configuratie

De configuratie van de portaalspecifieke functionaliteiten kan via het portaal worden uitgevoerd door een gebruiker met de portaalbeheerderrol. Het portaal gebruikt ook enkele functionaliteiten die gedeeld worden met OTYS Go!. Deze zijn geconfigureerd in OTYS Go! door een OTYS-consultant, Super-user of Key-user.

Configuratie van functionaliteiten die gedeeld worden met OTYS Go!

ABAC
Wanneer ABAC wordt gebruikt, configureer je een rol 'Portaalgebruiker'. Hoewel ze Go! niet gebruiken, gebruiken we dezelfde rechten om ervoor te zorgen dat ze toegang hebben tot Kandidaat-, Vacature- en Proceduregegevens. Voeg de volgende gebruikersinstellingen voor deze rol op:

Kandidaatmodule - 'Candidate Manager - Enable for user' (SE77)
Vacaturemodule - 'Vacancy Manager - Enable for user' (SE78)
Proceduremodule - 'Procedures - Enable for user / client' (SE2757)
Instellingen - Inschakelen voor gebruiker (SE83)

Voor meer informatie over het configureren van ABAC , zie deze pagina

Vacaturevragenset

Vacature-vragensets worden door hiring managers gebruikt om nieuwe vacature-aanvragen toe te voegen. Configureer ten minste één set vacaturevragen. Dit kan worden gedaan door een Key-user of een OTYS-consultant.

Wat de Hiring Manager in het portaal ziet bij het toevoegen van een nieuwe vacatureaanvraag is een combinatie van het vacatureprofiel en de vacature-vragenset. De vragenset bepaalt welke velden zichtbaar zijn voor de Hiring Manager en welke van deze velden verplicht of alleen-lezen zijn. Het vacatureprofiel bepaalt welke informatie vooraf is ingevuld.

Open klantinstellingen
Open vragensets - Vacatures (GE32)
Klik op 'Nieuwe vragenset toevoegen'
Open de widget 'Basisinstellingen'
Vul ten minste een naam en titel in van je vragenset (deze kunnen hetzelfde zijn). Activeer het 'Standaard' selectievakje voor één vragenset. Klik op 'Opslaan' om de widget te sluiten en je configuratie op te slaan.
Klik in de widget 'Vragen' op de +
Open widget 'Vraaginformatie'
Selecteer het type en veld
Vul 'Vraag' in; Zo zal de vraag voor je hiring manager worden weergegeven, zorg dat het duidelijk is
Vul 'Referentie' in; Zo zal de vraag in je overzicht in de setting verschijnen, dit kan kort zijn als je dat wilt
Klik op 'Opslaan' om je wijzigingen op te slaan
Optioneel: open widget 'Validatie' en
1. Activeer het veld 'Vereist' om het verplicht te maken of
2. Activeer 'Alleen-lezen'. Gebruik dit in combinatie met het vacatureprofiel om het veld en de inhoud ervan in het portaal te tonen, maar niet door de hiring manager te laten wijzigen.
Klik op 'Opslaan' om je wijzigingen op te slaan
Herhaal stappen 6 - 13 om alle velden toe te voegen die je aan de hiring manager wilt tonen wanneer ze een nieuwe vacatureaanvraag in het portaal plaatsen

Vacatureprofielen

Vacatureprofielen worden door Hiring managers gebruikt om nieuwe vacatureaanvragen toe te voegen. Configureer ten minste één vacatureprofiel.

Open instellingen (voor Key-users: open klantinstellingen)
Ga naar het tabblad 'Geavanceerd' en open 'Vacature profielen' (voor Key-users: instelling GE193)
Klik op 'Nieuw toevoegen'
Vul de velden in die je vooraf wilt laten invullen voor de hiring manager
Veel van de velden in de profielen zijn hetzelfde als die je zou vinden in een vacaturedetail in Go!. Hieronder staan enkele suggesties over hoe je bepaalde velden kunt gebruiken wanneer je profielen configureert om in het portaal te gebruiken. Houd er rekening mee dat de vragenset voor vacature bepaalt welke velden zichtbaar en optioneel, verplicht of alleen-lezend zijn voor de hiring managers. Dit betekent dat je ook velden kunt vooraf invullen met informatie die je wel wilt in Go! wanneer zo'n vacature wordt toegevoegd, hoeft deze niet aan de hiring manager in het portaal te worden getoond.
1. Naam en Code: De naam van het profiel en een afkorting
2. Validatiemanager: Selecteer uit gebruikers met de portaalrol 'Validatiemanager'. Gebruik als alle vacatures die met dit profiel zijn aangemaakt, automatisch naar een specifieke gebruiker moeten worden gestuurd om te valideren.
3. Hiring manager: Kies uit gebruikers met de portaalrol 'Hiring manager'. Wanneer een hiring manager via het portaal een vacature toevoegt, wordt hij automatisch aan de vacature gekoppeld als 'hiring manager'. Vul dit veld in het profiel wanneer je verwacht vacatures toe te voegen via Go! in plaats van het portaal en wil je een bepaalde hiring manager koppelen voor vacatures die met dit profiel zijn gemaakt.
4. Commissieleden: Kies uit gebruikers met de portaalrol 'Commissielid'. Gebruik of deze gebruikers automatisch als commissieleden gekoppeld moeten worden voor vacatures die met dit profiel worden aangemaakt.
5. Consultant: dit wordt de 'eigenaar' van de vacature in Go!. Als alle vacatures van dit type automatisch aan een specifieke gebruiker zouden moeten toebehoren, is dit de manier om ervoor te zorgen dat ze al aan hen zijn toegewezen
6. Vragenset kandidaten: dit is de vragenset die de kandidaten moeten invullen bij het solliciteren op deze vacature. Laat de vragen leeg om de standaard vragensets te gebruiken.
7. Vacature-vragenset: dit bepaalt welke velden de hiring manager kan zien bij het toevoegen van een vacature in het portaal. Zorg er alsjeblieft voor dat je altijd een vacaturevraag selecteert die je wilt gebruiken in het portaal.
Klik op 'volgende' totdat je bij het laatste tabblad bent. Klik op 'Vacancy profiel opslaan' op het laatste tabblad om je configuratie op te slaan.

Procedurestatussen

Het portaal haalt de Procedure-statussen op zoals geconfigureerd in de klantinstelling 'Procedures - Procedure status 1 waardes' (GE6). Om de statussen in de juiste volgorde te tonen, moet de functie 'Ranking' actief zijn. Je herkent dit aan de sorteerpijlen aan de rechterkant van deze instelling. Als je de sorteerpijlen niet ziet, zoek dan de clientinstelling 'Statuses & Types - Multilingual translations' (GE235) en open je. Open 'Procedure status 1' en klik op 'Ranking'. Activeer het selectievakje voor 'Gebruik aangepaste ranking' en sla op.

Bij het instellen van 'Procedures - Procedure status 1' kun je ook een selectievakje zien voor 'Kandidaat tonen in hiring manager-portaal'. Dit maakt deel uit van een ouder portaal en wordt niet gebruikt door het nieuwe Corporate portaal. Hoe statussen worden weergegeven en gebruikt in het nieuwe portaal kan in het portaal worden geconfigureerd door een gebruiker met de portaalbeheerderrol.

Vacaturestatussen

Het portaal haalt de vacaturestatussen op zoals geconfigureerd in Vacancy - Vacancy status configuration (GE73). In het portaal kan een gebruiker met de portaalbeheerder rol de vaste vacaturestappen in het portaal koppelen aan één of meer statussen zoals geconfigureerd in Go!.

Vacaturetypes

Vacaturetypes worden in het portaal gebruikt om één of meer vacaturestromen met verschillende stappen te configureren; bijvoorbeeld met en zonder goedkeuringsstap via een validatiemanager. Configureer vacancy-types in de clientinstelling 'Vacancies - Types' (GE274)

Documenttypen

In het portaal wordt het 'type' van een document gebruikt in de machtigingen voor de verschillende rollen. Op deze manier kun je bijvoorbeeld bepalen dat een commissielid cv-documenten mag zien, en een hiring manager kan cv-documenten en certificaten zien. Deze types worden geconfigureerd via clientinstelling Dossier - Types (GE91).

In de vraagsets die als sollicitatieformulier voor kandidaten worden gebruikt, kun je een documenttype toewijzen aan een uploadveld. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat documenten die als 'CV' worden geüpload automatisch het documenttype 'CV' krijgen. Deze vragensets worden beheerd via 'Vragensets - Kandidatenvragensets' (GE31).

Portaalspecifieke configuratie

Om het portaal te configureren, heb je de gebruikersnaam en het wachtwoord nodig van een OTYS-gebruiker met de portaalbeheerder. De eerste keer kun je via https://portal.otys.app/ het portaal bereiken. Zodra je de slug hebt geconfigureerd, bereik je je portaal via https://[bedrijfsnaam].portal.otys.app/. De eerste keer wordt elke gebruiker gevraagd om tweefactorauthenticatie in te stellen.

Branding

Hier vind je een lijst van domeinen die verbonden zijn met de OTYS-omgeving. Per domein kun je enkele stylingdetails voor je portaal configureren. Informatie over de toegestane formaten is in alle individuele instellingen te vinden.

Slug: hier stel je de klantspecifieke URL voor het portaal in zodat het herkenbaar is voor de gebruikers.
Let op: We adviseren altijd de Slug te configureren. Alleen op de "prefix" URL is het bijvoorbeeld mogelijk om je wachtwoord te resetten.
Portaalkleur: Kies een kleur die gebruikt wordt voor details zoals knoppen en links. Als het resultaat niet wordt zoals je wilde, kun je altijd de optie 'reset to default' gebruiken.
Logo: het logo wordt weergegeven op het inlogscherm en in e-mails
E-maillogo: optioneel; Wanneer niet geconfigureerd, wordt het reguliere logo gebruikt in e-mails
Favicon: dit is het pictogram dat in het browsertabblad wordt weergegeven. Er is een optie om een andere versie voor donkere modus te uploaden.
Afbeelding op het inlogscherm: dit is de grote afbeelding die op het inlogscherm wordt getoond.

Procedures & Handelingen

Hier vind je een lijst van de procedure-statussen die zijn geconfigureerd in OTYS Go!. Per status kun je instellen hoe deze gebruikt moet worden in het portaal.

Verborgen: activeer om deze status voor de Portaal te verbergen. Procedures met een verborgen status zullen niet zichtbaar zijn in de Portaal. Gebruik bijvoorbeeld voor statussen die deel uitmaken van een preselectieproces, voordat sollicitanten worden doorgestuurd naar de Hiring Manager.
Flexibel: standaard kunnen portaalgebruikers sollicitanten alleen naar de volgende status in de procedure verplaatsen. Markeer een status als 'flexibel' om sollicitanten van elke status naar deze status te laten overplaatsen. Gebruik bijvoorbeeld voor 'Afgewezen' of 'On-hold'.
Aangenomen: gebruik voor statussen die aangeven dat een sollicitant is aangenomen.
Afgewezen: gebruik voor statussen die aangeven dat een sollicitant is afgewezen.
Beschrijving: schrijf een beschrijving om de portaalgebruikers meer informatie te geven over deze status
Getriggerde acties: configureer acties die worden getriggerd door een sollicitant naar deze status te verplaatsen. Zoals e-mails of de afsprakenplanner (let op: de verbinding met het Outlook-account van portaalgebruikers, die nodig zijn om sommige van deze acties te gebruiken, maakt deel uit van een latere versie van het portaal)

Vacatureflow

Hier configureer je de stappen om een vacature aan te maken en goed te keuren. Je kunt meerdere flows opzetten. Deze zijn verbonden met vacaturetypes. Bijvoorbeeld wanneer goedkeuring door een validatiemanager deel uitmaakt van de flow voor één type vacatures, maar niet voor andere.

Het portaal gebruikt standaardstappen, elk met zijn eigen definitie en functionaliteit. Je kunt ze hernoemen en koppelen aan vacaturestatussen in Go! Om ze af te stemmen op jouw proces. De stappen die in het Portaal gebruikt kunnen worden zijn:

In concept
De hiring manager schrijft een nieuwe vacatureaanvraag. Totdat dit wordt doorgestuurd, is het 'In concept'.
Ter goedkeuring gestuurd
Het vacatureverzoek wordt doorgestuurd naar een validatiemanager
Goedkeuring geweigerd
De validatiemanager heeft het vacatureverzoek afgewezen
Verstuurd voor publicatie
A Go! De gebruiker kan nu de vacature controleren / invullen en op de website publiceren
Open
Dit is de stap voor Open, waarschijnlijk gepubliceerde, vacatures waar het sollicitatieproces nu plaatsvindt
Gesloten
De laatste stap voor vacatures die niet langer open zijn

Opties per stap:

Vul de naam in die in het portaal zou moeten verschijnen. Behoud de standaardnaam van de stap of verander het naar iets dat beter bij jouw proces past.
Vul een beschrijving in. Dit helpt de portaalgebruikers de stap te begrijpen.
Selecteer een 'hoofdstatus'. Hier verbind je met een status die in OTYS Go! wordt gebruikt. Wanneer de vacature wordt veranderd naar deze stap in het Portaal, zal deze in OTYS Go! naar deze status worden veranderd.
Selecteer synoniem statussen (optioneel). Als er meerdere statussen zijn in Go! die dezelfde status in het Portaal vertegenwoordigen, selecteer ze hier. Bijvoorbeeld: misschien gebruik je zowel 'Open - intern' (gepubliceerd op intranet) als 'Open - extern' (gepubliceerd op externe website) in Go!. Verbind de ene als 'hoofdstatus' en de andere als 'synoniemstatus' om ervoor te zorgen dat de vacature zichtbaar is in stap 'Open' in het portaal wanneer er een van deze statussen in Go! staat.
Verwijder de stap als deze niet deel zou moeten uitmaken van de flow

Rollen & Rechten

De permissies voor de Portaal-rollen zijn gedeeltelijk vooraf gedefinieerd; Sommige permissies zijn alleen mogelijk voor een specifieke rol. Bijvoorbeeld, het goedkeuren van vacatures is alleen mogelijk voor een validatiemanager. Het is mogelijk om een gebruiker meerdere rollen toe te wijzen; op die manier kunnen ze bijvoorbeeld de Hiring Manager zijn voor hun eigen vacatures, en vacatures van anderen goedkeuren als Validatiemanager.

Volgens de portaalrol kan de portaalbeheerder specifieke instellingen en rechten wijzigen:

Hiring manager

Kan nieuwe vacatures aanmaken
Kan documenten downloaden
Kan evaluaties toevoegen
Evaluaties worden weergegeven als 'Snelle evaluaties' in OTYS Go!
Zichtbare documenttypes: selecteer de typen die zichtbaar moeten zijn. Als een kandidaat meerdere documenten van hetzelfde type heeft, zoals meerdere cv's van sollicitaties op verschillende vacatures, toont het portaal nog steeds de documenten voor de vacature waarvoor je de kandidaat beoordeelt.
Criteria voor zichtbare match: Selecteer de criteria die zichtbaar moeten zijn
Eigendomsrechten: Selecteer welke velden per entiteit getoond moeten worden.
Bovenaan de lijst zie je ‘Alle | Sommige | Geen’. Wanneer je één of meer velden deselecteert, schakelt deze schakelaar over naar 'Sommige'. Klik op 'Geen' om alle velden tegelijk te deselecteren, of 'Alle' om alle velden te selecteren.

Commissielid

Kan documenten downloaden
Kan evaluaties toevoegen
Evaluaties worden weergegeven als 'Snelle evaluaties' in OTYS Go!
Zichtbare documenttypes: selecteer de typen die zichtbaar moeten zijn. Als een kandidaat meerdere documenten van hetzelfde type heeft, zoals meerdere cv's van sollicitaties op verschillende vacatures, toont het portaal nog steeds de documenten voor de vacature waarvoor je de kandidaat beoordeelt.
Criteria voor zichtbare match: Selecteer de criteria die zichtbaar moeten zijn
Eigendomsrechten: Selecteer welke velden per entiteit getoond moeten worden.
Bovenaan de lijst zie je Alle | Sommige | Geen. Wanneer je één of meer velden deselecteert, schakelt deze schakelaar over naar 'Sommige'. Klik op 'Geen' om alle velden tegelijk te deselecteren, of 'Alle' om alle velden te selecteren.

Validatiemanager

Eigendomsrechten: Selecteer welke velden getoond moeten worden voor vacatures
Bovenaan de lijst zie je Alle | Sommige | Geen. Wanneer je één of meer velden deselecteert, schakelt deze schakelaar over naar 'Sommige'. Klik op 'Geen' om alle velden tegelijk te deselecteren, of 'Alle' om alle velden te selecteren.

Dashboard

Configureer dashboardwidgets per rol. Wanneer een gebruiker meerdere rollen heeft, ziet deze de widgets van de gecombineerde rollen op het dashboard.

Om een nieuwe widget te maken:

Klik op 'Widget toevoegen'
Selecteer 'Procedurelijst' of 'Vacaturelijst'
Vul een titel in, dit wordt weergegeven als de header van de widget
Aantal tonen: schakel in om het aantal items in de header van de widget te tonen
Procedurestatusfilter: selecteer één of meer procedurestatussen. Procedures met deze status worden weergegeven in de widget
Sorteer op: selecteer wat de volgorde moet bepalen
Maximaal items: definieer het maximale aantal items in de widget
Verberg als het leeg is: activeer om de hele widget te verbergen wanneer er geen items te tonen zijn
Sla op

Herhaal dit om meerdere widgets te maken.

Logs

Hier geeft de portaalbeheerder een overzicht van de activiteiten van portaalgebruikers. Bijna elke handeling van de gebruiker wordt geregistreerd in een activiteitenlogboek. Enkele voorbeelden van gegevens die worden geregistreerd: inloggen, uitloggen, wachtwoord bijwerken, wachtwoord resetten, je profiel bijwerken, vacatures aanmaken, vacatures verwijderen, vacatures vooruit en terugzetten, vacatures goedkeuren, vacatures weigeren, sollicitanten bekijken, documenten bekijken, procedurestatus bijwerken, evaluaties toevoegen, e-mails versturen, afspraken plannen, configuratie bijwerken, enzovoort.

Algemeen

Deze pagina is gemaakt om de portaalbeheerder te helpen. Het omvat

Klantinformatie (naam en ID)
Contacttalen (de beschikbare en actieve talen)
Portaalconfiguratie
- Opstelling van vacatures: Een overzicht van sjablonen, vragensets, typen, statussen en flows met indicatoren die aangeven of er iets gecontroleerd moet worden
- Procedure status setup: Een overzicht van procedure-statussen, afwijzingsredenen en One status-systeem met indicatoren die aangeven of er iets gecontroleerd moet worden
- Gebruikers: Een overzicht van hiring managers, validatiemanagers en commissieleden met indicatoren die aangeven of er iets gecontroleerd moet worden
- Portaalinstellingen: Geeft aan of er iets gecontroleerd moet worden met betrekking tot merken en tweefactorauthenticatie
Cachebeheer: Enkele configuraties van OTYS Go! lokaal gecachet voor prestaties. Als je wijzigingen hebt aangebracht in OTYS, ga dan! die niet in het portaal worden weergegeven, hier kun je de cache wissen om de nieuwste configuratie opnieuw te laden

Gebruik

Log in op het portaal via de klantspecifieke URL, dit zou er uit moeten zien als "https://[klantnaam].otys.app". De eerste keer wordt elke gebruiker gevraagd om tweefactorauthenticatie in te stellen.

Voor de Hiring Manager

Nieuwe vacatures creëren

Open de vacatures via het menu aan de linkerkant. Klik bovenaan op de knop 'Nieuwe vacature' en selecteer een profiel. Je wordt nu door tabbladen met velden geleid, afhankelijk van de klantspecifieke configuratie. Sommige velden kunnen als 'alleen-lezen' worden weergegeven, andere kunnen verplicht zijn. In deze fase wordt de Vacancy opgeslagen als een Concept en zal deze zichtbaar zijn met een bijbehorende status in OTYS Go!. Het laatste tabblad is altijd een overzicht van de ingevulde velden, evenals de bijbehorende validatiemanager, de leden van de sollicitatiecommissie en de recruiter. Wanneer de hiring manager klaar is met schrijven en beoordelen, stuurt hij de vacature door naar de validatiemanager of de recruiter, afhankelijk van de configuratie. De vacature gaat nu naar de volgende stap, de hiring manager kan geen wijzigingen meer doorvoeren.

Als het vacatureverzoek wordt afgewezen, verschijnt het in het bijbehorende tabblad. Als de Hiring Manager wijzigingen wil aanbrengen in zo'n vacature, kan hij de knop gebruiken voor 'terug naar het concept'.

Beoordeling van sollicitanten

Sollicitanten behoren altijd tot een specifieke vacature. Ze zijn te vinden door op een 'open' vacature te klikken en - afhankelijk van de klantspecifieke configuratie - in widgets op het dashboard. Wanneer je op een sollicitant klikt, zie je links een lijst met andere sollicitanten in dezelfde status. Om een overzicht te zien van alle sollicitanten voor de vacature, klik bovenaan op de knop 'Kanban' of 'Kandidaten'.

In de Kanban-weergave kun je aanvragers slepen en neerzetten naar de volgende status. Om de afgesproken procedure te volgen, is het alleen mogelijk om aanvragers naar de volgende status te verplaatsen of naar bepaalde statuss, die van elke andere status kunnen worden gebruikt. Bijvoorbeeld: vanaf 'Eerste gesprek' kun je de kandidaat mogelijk alleen doorzetten naar 'Tweede gesprek', 'in de wacht' of 'Afgewezen'. In de sollicitantgegevens vindt u ook een selecte lijst met beschikbare volgende statussen.

Het tabblad 'Activiteit' in de sollicitatiedetails laat zien wat er tot nu toe met deze kandidaat is gebeurd. Hier vind je ook alle 'Snelle evaluaties'; Aantekeningen die u of anderen tijdens deze procedure maakt. Klik op de '+' om een nieuwe Snelle Evaluatie toe te voegen.

Voor de validatiemanager

Vacatureaanvragen beoordelen

Wanneer een hiring manager een vacatureverzoek voor goedkeuring heeft doorgestuurd, verschijnt dit in de lijst van de toegewezen validatiemanager. Ze kunnen de vacature openen, de gegevens controleren en de knoppen bovenaan gebruiken om het vacatureverzoek goed te keuren of af te wijzen. Ze zullen om feedback gevraagd worden. Deze notities zijn opgeslagen in het dossier van de Vacancy in Go! en zal zichtbaar zijn voor de hiring manager.

Voor Sollicitatiecommisse leden

Beoordeling van sollicitanten
Sollicitanten behoren altijd tot een specifieke vacature. Ze zijn te vinden door op een 'open' vacature te klikken en - afhankelijk van de klantspecifieke configuratie - in widgets op het dashboard. Wanneer je op een sollicitant klikt, zie je links een lijst met andere sollicitanten in dezelfde status. Om een overzicht te zien van alle sollicitanten voor de vacature, klik bovenaan op de knop 'Kanban' of 'Kandidaten'.

Leden van de Application Committee kunnen de status van een sollicitant niet wijzigen; dit kan alleen door de Hiring Manager en/of een recruiter die werkt bij OTYS Go!. Het lid van de Aanvraagcommissie kan zijn of haar feedback toevoegen aan een 'Snelle evaluatie'. Dit gebeurt via het tabblad 'Activiteit'. Klik op de '+' om een nieuwe Snelle Evaluatie toe te voegen.

E-mailmeldingen

Momenteel zijn de volgende systeemmeldingen beschikbaar. Deze zijn gebaseerd op standaardsjablonen en kunnen niet worden aangepast. Deze notificaties worden verzonden vanuit ‘RegAdmin’, het e-mailadres dat is geconfigureerd voor deze en andere geautomatiseerde berichten. Meldingen die voortvloeien uit wijzigingen in OTYS Go!, zoals updates voor de Hiring manager dat er een nieuwe kandidaat is voorgesteld, kunnen worden geconfigureerd via Documenten en Workflows in OTYS Go!.

Vacature goedgekeurd

Tekst: Hi [Naam Hiring manager], [Naam validatiemanager] heeft je vacature [Functietitel] goedgekeurd.

Gevolgd door de feedback van de validatiemanager en een knop die naar de vacature leidt.

Vacature afgekeurd

Tekst: Hi [Naam wervingsmanager], [Naam validatiemanager] heeft je vacature [Functietitel] afgewezen. Bekijk het onderstaande bericht en breng de nodige wijzigingen aan.