MyOTYS is het self-service portaal voor OTYS-klanten om elementen van hun OTYS-account te beheren, waar ze voorheen afhankelijk waren van OTYS-medewerkers. Op deze manier zijn OTYS-klanten bijvoorbeeld in staat om zelf API-keys aan te maken en communicatievoorkeuren te definiëren, zonder dat ze een e-mailtrail hoeven te starten. Elke gebruiker heeft toegang tot MyOTYS door te klikken op het gebruikers-icoon rechtsboven in OTYS Go! en klik op de 'MyOTYS'-optie. Het selfserviceportaal MyOTYS opent in een nieuw venster, waarin het dashboard wordt getoond.
Hoewel elke gebruiker toegang heeft tot MyOTYS, zullen normale gebruikers zeer beperkte functionaliteit hebben. Voorlopig hebben ze alleen de mogelijkheid om hun eigen profiel te wijzigen. De echte voordelen van het MyOTYS-portaal zijn er voor gebruikers met specifieke rollen. Op dit moment hebben we drie rollen:
Finance admins, die bedrijfsgegevens kunnen wijzigen en facturen, licenties en contracten kunnen ophalen;
Applicatiebeheerders, die gebruikers en API-sleutels kunnen beheren en gegevens kunnen importeren.
Marketingbeheerders, die communicatievoorkeuren kunnen beheren.
Afhankelijk van de rol(len) van de gebruiker heeft de gebruiker momenteel toegang tot de volgende menuopties aan de linkerkant:
Bedrijfsinformatie: Hiermee kunnen gebruikers bepaalde basisinformatie die we over hun bedrijf hebben, wijzigen, bijvoorbeeld om ons te informeren over de nieuwe locatie van hun kantoor.
Financiën: Hiermee kunnen gebruikers facturen ophalen die eerder naar hen zijn verzonden en deze downloaden. Het stelt hen ook in staat om te zien welke licenties aan uw account zijn gekoppeld en om recent ondertekende contracten tussen OTYS en hun bedrijf te downloaden.
Gebruikers: Hiermee kunnen gebruikers gebruikers beheren. Het stelt hen in staat om de juiste lijsten van uw OTYS-gebruikers te krijgen, eenvoudig nieuwe gebruikers aan te maken of bestaande gebruikers te bewerken.
API-sleutels: Hiermee kunnen gebruikers API-sleutels beheren. Hiermee kunnen ze hun actieve API-sleutels zien, nieuwe API-sleutels maken of bestaande API-sleutels verwijderen.
Gegevens importeren: Hiermee kunnen gebruikers gegevens importeren. Het stelt hen in staat om kandidaten, klanten, klantcontactpersonen en vacatures te importeren op basis van gestandaardiseerde Excel-sheets.
Communicatievoorkeuren: Hiermee kunnen gebruikers aangeven met wie OTYS in uw bedrijf contact moet opnemen in geval van specifieke updates. Zo zorgen we ervoor dat als we bijvoorbeeld een e-mail hebben met een belangrijke technische update, deze in de juiste mailboxen terechtkomt.
Mijn profiel: Hiermee kunnen gebruikers een aantal specifieke velden wijzigen die we over hen als gebruiker hebben, bijvoorbeeld in welke taal ze onze communicatie het liefst willen ontvangen.
De meeste overzichten in de MyOTYS portal hebben rechtsboven een filter-optie. Hierdoor kunnen gebruikers filteren op specifieke items. In het gebruikersoverzicht tonen we bijvoorbeeld standaard alle actieve gebruikers, maar het filter zorgt ervoor dat ze een specifieke lijst met gebruikers kunnen krijgen. De meeste overzichten in de MyOTYS portal hebben ook een optie om de records te downloaden die in de CSV worden getoond. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als iemand een export van zijn huidige actieve gebruikers wil hebben.
Gegevens importeren met MyOTYS
In MyOTYS is het voor klanten ook mogelijk om gegevens (bijvoorbeeld kandidaten of vacatures) te importeren met behulp van vooraf gedefinieerde sjablonen. Hoewel elke gebruiker toegang heeft tot MijnOTYS, hebben alleen gebruikers met de rol 'Applicatiebeheerder' de rechten om gegevens te importeren en dus de optie 'Gegevens importeren' in MijnOTYS.
Om gegevens in MyOTYS te importeren, kunt u de volgende eenvoudige stappen ondernemen:
Klik op je gebruikersicoon rechtsboven in OTYS Go! en kies voor 'MyOTYS'
Klik op 'Gegevens importeren' in het menu aan de linkerkant
U ziet een lijst met eerdere importen in de afgelopen 90 dagen. Om een nieuwe import te starten, klikt u rechtsboven op de knop 'Start nieuwe import'.
U ziet een lijst met entiteiten waarvoor u momenteel gegevens kunt importeren. Klik op de entiteit (bijvoorbeeld 'Kandidaten') waarvoor u gegevens wilt importeren en klik rechtsonder op de knop 'Volgende stap'.
Klik op de knop 'Sjabloon downloaden' om het sjabloon te downloaden.
Open het sjabloon in Excel en vul het in. Houd er rekening mee dat:
Elke header bevat een opmerking met meer informatie over het doel van het veld en welke gegevens we kunnen verwachten.
Sommige cellen zijn gevalideerd omdat we verwachten dat de gegevens een zeer specifieke indeling hebben (bijvoorbeeld een landcode):
Als u de inhoud in zo'n cel in het verkeerde formaat typt en op enter drukt, toont Excel u een foutmelding met een bericht waarin wordt uitgelegd welk gegevensformaat we zouden verwachten.
Als u inhoud in het Excel-blad plakt, worden de onjuist ingevulde velden rood gemarkeerd in Excel. Controleer de header voor het verwachte formaat.
Sla het Excel-bestand op zodra u klaar bent met het invullen van de inhoud.
Klik op 'Upload template', selecteer het bestand dat je zojuist hebt ingevuld en klik rechtsonder op de knop 'Volgende stap'.
U ziet een voorbeeld van hoe de gegevens aan het systeem worden toegevoegd. Controleer de voorbeeldgegevens en klik op de 'Vorige stap'-knop linksonder om wijzigingen aan te brengen en het bestand opnieuw te uploaden of klik op 'Enqueue import' rechtsonder om de import in de wachtrij te plaatsen.
U ziet nu een detail van de import die de status/voortgang aangeeft. Het wordt automatisch vernieuwd en normaal gesproken geeft het vrij snel aan dat het importeren is voltooid.
Een import ongedaan maken
Om een import die je eerder in MyOTYS hebt gedaan ongedaan te maken, kun je de volgende stappen ondernemen:
Klik op je gebruikersicoon rechtsboven in OTYS Go! en kies voor 'MyOTYS'
Klik op 'Gegevens importeren' in het menu aan de linkerkant
U ziet een lijst met eerdere importen in de afgelopen 90 dagen. Klik op de import die je wilt terugdraaien.
U ziet nu een detail van de import die de status/voortgang aangeeft. Klik rechtsonder op de knop 'Import terugdraaien' en bevestig uw keuze door op de knop 'Import terugdraaien bevestigen' te drukken.
De import wordt nu teruggedraaid en de aangemaakte records worden nu verwijderd.
Data exporteren via MyOTYS
In MyOTYS is het ook mogelijk voor klanten om data te exporteren op basis van de ‘OTYS Standaardexport’. Ondanks dat welke gebruiker toegang tot MyOTYS heeft, hebben alleen gebruikers met de rol ‘Applicatiebeheerder’ de rechten om data te exporten en dus de ‘Data exporteren’-optie in MyOTYS.
Export aanvragen
Om gegevens in MyOTYS te exporteren, kan je de volgende eenvoudige stappen ondernemen:
Klik op je gebruikersicoon rechtsboven in OTYS Go! en kies voor 'MyOTYS';
Klik op 'Data exporteren' in het menu aan de linkerkant;
Je ziet een pagina met een uitleg over de OITYS Standaardexport (inclusief een knop om de gedetailleerde documentatie te downloaden). Klik op de knop ‘Export aanvragen’ rechtsonder;
Je ziet een simpel formulier om de export aan te vragen:
Kies bij ‘Reden’ voor een vooraf gedefinieerde reden;
Vul bij ‘Overig (graag specificeren’ (enkel getoond & van toepassing indien deze reden is geselecteerd bij de vorige optie) de specifieke optie in;
Vul bij ‘Opmerkingen’ optioneel een commentaar in;
Klik op de ‘Export aanvragen’-knop;
Je ziet een bevestigingspagina dat de export is aangevraagd en de volgende dag beschikbaar zal zijn.
De export is nu aangevraagd en zal de volgende dag beschikbaar zijn.
Export ophalen
Nadat je een export hebt aangevraagd, zal de export vanaf de dag erop beschikbaar zijn in MyOTYS. Om deze export op te halen, kan je de volgende eenvoudige stappen ondernemen:
Klik op je gebruikersicoon rechtsboven in OTYS Go! en kies voor 'MyOTYS';
Klik op 'Data exporteren' in het menu aan de linkerkant;
Je ziet nu een lijst met de geëxporteerde bestanden (inclusief een knop om de gedetailleerde documentatie te downloaden). Je kan de bestanden ophalen door:
Op het ‘download’-icoon te klikken naast een specifiek bestand om dat specifieke bestand te downloaden;
Specifieke bestanden te selecteren en op de ‘Download’-knop rechtsonder te klikken om specifieke bestanden te downloaden;
Alle bestanden te selecteren door het keuzevinkje bovenin de lijst met bestanden aan te vinken en op de ‘Download’-knop rechtsonder te klikken om alle bestanden te downloaden;
De FTP gegevens op te halen door op de ‘FTP-inlogggegevens weergeven’-knop rechsboven te klikken om grote bestanden via FTP te downloaden.
Exports blijven ongeveer 3 maanden beschikbaar.