Het beheren van uw OTYS account kan op verschillende manieren, en als (key/super) gebruiker heb je de vrijheid om je persoonlijke gegevens aan te passen zoals je dat wilt.
Als je je profielfoto, titel, naam, e-mailadres of taal wilt wijzigen, klik je op de gebruikersafbeelding/je profielfoto in de rechterbovenhoek en selecteer je 'Mijn profiel'. Je kan dit ook doen door in hetzelfde gebied te klikken en 'MyOTYS' te selecteren. Navigeer naar het nieuw geopende tabblad en klik op je profielfoto in de linkerbenedenhoek. Hier kun je ook je LinkedIn-URL toevoegen en communicatievoorkeuren instellen, zoals nieuwsbrieven en release notes. Houd er rekening mee dat je deze voorkeuren niet voor anderen kunt instellen, alleen voor jezelf.
Een nieuwe gebruiker aanmaken
Je kunt zelf gebruikers aanmaken, beheren en blokkeren met MyOTYS. Houd er rekening mee dat je een super user of een key-user moet zijn om dit te doen (voor anderen). Als je gebruik maakt van een Azure-omgeving, hoef je dit niet handmatig te doen. Dit kan volledig geautomatiseerd via Azure. Maak een supportticket aan om te informeren naar de mogelijkheid om dit te doen.
Volg de onderstaande stappen om een gebruiker aan te maken met MyOTYS.
Klik op je profielfoto in de rechterbovenhoek van je scherm
Klik op 'MyOTYS'
Klik in MyOTYS op het icoon 'Gebruikers' aan de linkerkant van je scherm
Hier ziet u een lijst van de gebruikers in je systeem
Als je een nieuwe gebruiker wilt maken, klik je op de groene knop
Vul een voornaam, een infix indien van toepassing, een achternaam en een e-mailadres in
Je kunt een wachtwoord voor hen kiezen of een willekeurig wachtwoord genereren. Wanneer de gebruiker voor de eerste keer probeert in te loggen, wordt hen sowieso gevraagd om een nieuw wachtwoord aan te maken
Kies tot welke modules dit account toegang moet hebben en of het een user, key user of super user is
Kopieer de gebruikersnaam en het wachtwoord die je aan je nieuwe gebruiker wilt verstrekken zodra je klaar bent met het maken van het account
Klik op 'Maken' om te voltooien. Let op, als de knop grijs wordt weergegeven, betekent dit dat je nog niet alle verplichte velden hebt ingevuld.
Gebruikers blokkeren en deblokkeren
Als je MyOTYS gebruikt, kun je gebruikers ook beheren en blokkeren/deblokkeren op dezelfde plek als waar je ze hebt aangemaakt (zie de stappen hierboven). Als je geen gebruik maakt van MyOTYS, doe je het blokkeren en deblokkeren via de gebruikersinstellingen.
Klik op je profielfoto in de rechterbovenhoek van je scherm
Klik op 'gebruikersinstellingen'
Als je een geblokkeerde gebruiker wilt deblokkeren, zorg er dan voor dat je 'geblokkeerde gebruikers' selecteert in het veld 'limiet'. Als je een gebruiker wilt blokkeren, kun je dit veld leeg laten.
Stel het veld 'Doelgebruiker' in op de gebruiker die je wilt blokkeren of deblokkeren. Let op: zorg ervoor dat dit niet op jezelf is ingesteld, want je wilt je eigen account niet blokkeren.
Stel het veld 'instellingsnummer' in door DB71 in te typen
Zoeken op deze combinatie zou moeten resulteren in de instelling 'Accountgegevens - geblokkeerd (DB71)', met de gebruiker die je hebt ingesteld als doel voor de actie.
Als je een gebruiker wilt blokkeren, zorg er dan voor dat deze instelling is ingesteld op 'Ingeschakeld'.
Als je een gebruiker wilt deblokkeren, moet je ervoor zorgen dat deze instelling is ingesteld op 'Uitgeschakeld'
Gebruikersrechten beheren
Als key-user kun je andere gebruikers verschillende (extra) rechten geven via MyOTYS of de gebruikersinstellingen. Voor MyOTYS kunt je eenvoudig naar het gedeelte 'gebruikers' van de pagina navigeren en elke gebruiker bekijken, waarbij je deze rechten toekent waar nodig of gewenst.
Wanneer je in plaats daarvan gebruikersinstellingen gebruikt, kan het wat complexer worden. Als je een of twee gebruikersrechten moet wijzigen, is het het gemakkelijkst om de instellingen te gebruiken die we zo meteen zullen beschrijven. Als je de rechten van veel gebruikers wilt wijzigen, raden we je aan om gebruik te maken van ABAC, onze Attribute Based Access Control. Alles wat je moet weten over ABAC vind je hier.
Individuele gebruikersrechten instellen
Klik op je profiel rechtsboven in je scherm
Klik op 'gebruikersinstellingen'
Zorg ervoor dat je aan de rechterkant van je scherm de juiste gebruiker invult onder 'doelgebruiker'. De gebruiker die je hier selecteert, is degene die de wijzigingen ontvangt die je op het punt staat aan te brengen
Nu kunt u zoeken naar wat je wil wijzigen. Er zijn nogal wat opties, maar je kunt zoeken op 'Inschakelen voor gebruiker' als je het grootste gedeelte van de opties wilt zien
Houd er rekening mee dat deze opties kunnen variëren van volledige modules tot enkele knoppen in enkele widgets. Neem de tijd om deze zorgvuldig door te nemen.
Notitie: Het is niet mogelijk om normale gebruikers Key-user rechten te geven.
Inloggen
Om te beginnen moet je natuurlijk wel inloggen. Dat doe je in je omgeving, met een URL die uniek is voor jouw bedrijf. OTYS-gebruikers delen niet één generieke URL tussen klanten. De URL die je nodig hebt, wordt met je gedeeld zodra je omgeving klaar is voor het geval je nieuw bent, en we raden je aan om er een bladwijzer van te maken. Het zou er ongeveer zo uit moeten zien: https://[klantnaam].otysapp.com
Het [klantnaam] gedeelte van de URL wordt ook wel het voorvoegsel genoemd en is uniek voor uw organisatie, maar niet uniek voor jou als gebruiker.
Als je je voorvoegsel bent vergeten, zijn er een paar dingen die je kunt doen. In de meeste gevallen zal het devbedrijfsnaam zijn in kleine letters. Als dat niet werkt kan je een collega te vragen om je de juiste URL door te sturen, aangezien je dezelfde URL deelt. Als je collega niet beschikbaar is, of als je zelfstandig werkt, kun je het beste contact opnemen met ons supportteam. Dat kan door overal ter wereld te bellen naar +31 3 185 84 900.
Zodra je de juiste URL hebt, wordt je gevraagd om in te loggen met je gebruikersnaam en wachtwoord.
Uw wachtwoord wijzigen
Als super- of key-user ben je in staat om het wachtwoord van je collega's te wijzigen voor het geval ze het kwijtraken of niet meer kunnen inloggen. Als dit het geval is, controleer dan eerst of ze de juiste URL en de juiste gebruikersnaam gebruiken wanneer ze proberen in te loggen. Houd er rekening mee dat de gebruikersnaam vaak niet het e-mailadres van de gebruiker is. Goed om te weten: wanneer je hen een nieuw wachtwoord geeft na het volgen van de onderstaande stappen, wordt de gebruiker gevraagd om een nieuw wachtwoord op te geven wanneer die voor het eerst inlogt. In dit geval vraagt het systeem om een oud wachtwoord en een nieuw wachtwoord. Het oude wachtwoord is het wachtwoord dat je aan hen hebt gegeven, en niet het wachtwoord dat ze zijn kwijtgeraakt.
Stappen voor het opnieuw instellen van een wachtwoord
Klik op je profielfoto in de rechterbovenhoek
Klik op 'instellingen'. Houd er rekening mee dat als u afzonderlijke gebruikers- en klant instellingen heeft, de stappen voor het resetten verschillend zijn. Deze vind je hieronder.
Als je een supergebruiker bent, klik je op 'Gebruikersinstellingen' en klik je op de gebruiker voor wie je het wachtwoord wilt wijzigen
Als je een regelmatige gebruiker bent, klikt je op 'Account' en vervolgens op 'Wachtwoord'
Vul een nieuw wachtwoord in onder 'Waarde'
Klik op opslaan
Het kan enkele minuten duren voordat het nieuwe wachtwoord werkt
Log in met het nieuwe wachtwoord
Stappen voor het opnieuw instellen van een wachtwoord (gebruikers- en clientinstellingen)
Klik op je profielfoto in de rechterbovenhoek
Klik op 'Gebruikersinstellingen'
Als je dit niet voor je eigen account doet, zorg er dan voor dat je de juiste OTYS-gebruiker selecteert door de doelgebruiker in het filter te wijzigen
Zoek op het trefwoord 'Wachtwoord' of zoek op instellingsnummer 'DB62' in de filters aan de rechterkant
Open instelling 'Accountgegevens - Wachtwoord' (instellingsnummer DB62)
Voer een wachtwoord in het waardeveld in
Klik op opslaan
Het kan enkele minuten duren voordat het nieuwe wachtwoord van kracht wordt
Log in met het nieuwe wachtwoord