Naast kandidaten, vacatures, procedures en plaatsingen biedt ons ATS nu ook een Sales Module. Deze module is de eerste stap in het proces dat uiteindelijk kan leiden tot het vinden en plaatsen van een nieuwe kandidaat. In sommige gevallen kun je continu op kandidatenniveau werken, bijvoorbeeld wanneer je altijd binnen dezelfde branches of profielen zoekt. Maar elke kandidaat moet uiteindelijk wel ergens geplaatst worden. De nieuwe Sales Select Module ondersteunt verkopers, 360° recruiters en managers door een visueel overzicht te geven van het verkoopproces. Dit maakt het gemakkelijker om opportuniteiten te identificeren, follow-ups te plannen en het hele traject efficiënt te beheren, van het eerste contact tot de vacature en eventueel daarna (afhankelijk van de configuratie). Met deze toevoeging kunt u verkoopactiviteiten beter verbinden met wervingsresultaten, waardoor proactief kunt worden gewerkt aan nieuwe plaatsingen en duurzame relaties met klanten kunnen worden opgebouwd.
Als u gebruik wilt maken van de nieuwe module Verkoop Selecteren dan kan een key-user dit inschakelen voor de gehele klant of voor een gebruiker specifiek met behulp van klant/gebruiker instelling:
Verkoop selecteren - Verkoop selecteren module inschakelen (SE3573)
Schakelt de verkoopselectiemodule in op ether client/gebruikersbasis.
Hoofdconfiguratie van de Sales Select-module
Binnen de Sales Select module hebben we een aantal stappen die we moeten doorlopen om ons Sales proces in te richten. We gaan stap voor stap te werk en het is verplicht om alle 5 onderstaande punten aan te raken, zodat je een correcte opstelling hebt.
Soorten bedrijven
Om te beginnen moeten we onze Business types configureren. De bedrijfstypes helpen je bij het zicht dat je in een later stadium in de Kanban gaat hebben, maar ook bij de rapportage. Het kan heel goed zijn dat u maar één type bedrijf doet, bijvoorbeeld bureaus. Wat u in dergelijke gevallen doet, is dat u 2 bedrijfstypen configureert, genaamd 'Nieuwe business' en 'Bestaande business'. Het gaat er namelijk om dat je moet zoeken naar wat bij je past. Je kunt je proces variëren met de bijbehorende fasen op basis van deze typen, dus je doet bijvoorbeeld 'Staffing' en 'Agencies'-werk, dan kan het heel goed zijn dat hun verkoopproces anders is en dat we voor beide verschillende fasen moeten configureren. Wanneer u klaar bent om te beginnen met het configureren van bedrijfstypen, gaat u verder met het uitvoeren van de volgende stappen:
Je moet een Key-User zijn om dit te doen
1) Open OTYS Go!
2) Log in als uzelf
3) Open de clientinstellingen
4) Zoeken & open instelling 'Verkoop Selecteer - Instellingenlijsten', 'GE366'
5) Open de eerste optie genaamd 'Zakelijk'
6) Klik op 'Nieuwe toevoegen'
Geef nu uw bedrijfstype een naam en een kleur, sla het op. Zie de volgende opstelling als voorbeeld:
We zijn nu klaar om door te gaan naar de volgende stap.
Stadia
Binnen je verkoopproces heb je stappen die je moet nemen van bijvoorbeeld een nieuwe lead tot het sluiten van de deal. Zoals hierboven vermeld, kunnen deze stappen verschillen op basis van bedrijfstypen, maar kunnen ze ook hetzelfde zijn als 'Introductie met klant'. We hebben een slimme manier gecreëerd om fasen te combineren met bedrijfstypen, maar hebben ook bedrijfstypen die hun eigen specifieke fasen hebben op basis van uw verkoopproces. Wanneer u klaar bent om te beginnen met het configureren van fasen, gaat u verder met het uitvoeren van de volgende stappen:
Je moet een Key-User zijn om dit te doen
1) Open OTYS Go!
2) Log in als uzelf
3) Open de clientinstellingen
4) Zoeken & open instelling 'Verkoop Selecteer - Instellingenlijsten', 'GE366'
5) Open de tweede optie genaamd 'Stage'
6) Klik op 'Nieuwe toevoegen'
7) Merk op dat we 1 invoerveld en 2 selectievelden hebben
'Naam' moet een fase in uw proces zijn die uw verkoopvertegenwoordiger doorloopt
'Bedrijfstype' moet de bedrijfstypen bevatten die u wilt koppelen aan de fase die u momenteel configureert
'Automatisch selecteren wanneer' (optioneel) markeert de verkoopkans automatisch als gewonnen of verloren bij het betreden van een bepaalde fase (bijv. 'Nieuwe klant')
Zie de volgende opstelling als voorbeeld:
We zijn nu klaar om door te gaan naar de volgende stap.
Bron
Binnen je salesproces komen je leads via allerlei bronnen in de Sales Select module terecht, zeg maar via bijvoorbeeld HubSpot of Google. We willen al deze bronnen bijhouden, zodat we uiteindelijk de conversieratio's per bron kunnen meten en kunnen zien welke bron de meeste inkomsten genereert. Wanneer u klaar bent om te beginnen met het configureren van fasen, gaat u verder met het uitvoeren van de volgende stappen:
Je moet een Key-User zijn om dit te doen
1) Open OTYS Go!
2) Log in als uzelf
3) Open de clientinstellingen
4) Zoeken & open instelling 'Verkoop Selecteer - Instellingenlijsten', 'GE366'
5) Open de derde optie genaamd 'Bron'
6) Klik op 'Nieuwe toevoegen'
7) Voeg een naam van uw bron toe
Zie de volgende opstelling als voorbeeld:
We zijn nu klaar om door te gaan naar de volgende stap.
Indicatoren voor resterende dagen
In de Sales Select module proberen we de gebruiker die erin werkt visueel te triggeren dat er bepaalde deadlines aankomen. We gebruiken het veld 'Verwachte sluitingsdatum' om te meten hoe ver we verwijderd zijn van het sluiten van de deal. Dit zou betekenen dat als we de verwachte sluitingsdag vanaf morgen invullen en we de 'Dagen voordat de indicator rood wordt' op '2' zetten, de visuele indicator vandaag rood wordt om de gebruiker visueel te laten weten dat er iets belangrijks gaat gebeuren. Wanneer u klaar bent om te beginnen met het configureren van fasen, gaat u verder met het uitvoeren van de volgende stappen:
Je moet een Key-User zijn om dit te doen
1) Open OTYS Go!
2) Log in als uzelf
3) Open de clientinstellingen
4) Zoeken & open instelling 'Verkoop Selecteer - Instellingenlijsten', 'GE366'
5) Open de vierde optie genaamd 'Indicator resterende dagen'
6) Let op: je hebt 2 invoeropties
'Dagen voordat de indicator oranje wordt' geeft aan hoeveel dagen voor de 'Verwachte sluitingsdatum' de indicator oranje moet worden (deze waarde kan alleen hoger zijn dan 'Dagen voordat de indicator rood wordt'
'Dagen voordat de indicator rood wordt' geeft aan hoeveel dagen voor de 'Verwachte sluitingsdatum' de indicator rood moet worden
Zie de volgende opstelling als voorbeeld:
We zijn nu klaar om door te gaan naar de volgende stap.
Gewonnen/verloren redenen
Deals winnen is leuk, maar deals verliezen niet. Zo willen we bijhouden waarom je als bedrijf deals wint of verliest. De belangrijkste focus hier zou moeten zijn 'Waarom verliezen we deal?'. Dit zal u helpen uw zakelijke propositie aan te passen op basis van het feit waarom u uw deal hebt verloren. Stel bijvoorbeeld dat je je deal altijd verliest in de 'Voorstel'-fase met een verloren reden van 'Te duur' en je rapporteert uiteindelijk over 'Geef me alle deals die we in het afgelopen kwartaal hebben verloren en in welke fase, en het resultaat is dat je 70% hebt verloren in de voorstelfase met een reden op basis van 'Te duur', dan zou je kunnen overwegen om je prijsvoorstel opnieuw te bekijken. Wanneer u klaar bent om te beginnen met het configureren van fasen, gaat u verder met het uitvoeren van de volgende stappen:
Je moet een Key-User zijn om dit te doen
1) Open OTYS Go!
2) Log in als uzelf
3) Open de clientinstellingen
4) Zoeken & open instelling 'Verkoop Selecteer - Instellingenlijsten', 'GE366'
5) Open de vijfde optie genaamd 'Gewonnen/verloren redenen'
6) Klik op 'Nieuwe toevoegen'
7) Let op: je hebt 1 invoer en 1 selecteer
'Reden' moet de reden zijn die verband houdt met de status
'Status' is de status van het verkoopartikel
Zie de volgende opstelling als voorbeeld:
Dit was de laatste stap in het configureren van alles wat verplicht is voor de Sales Select module. We gaan verder met Workflows omdat dit een optionele instelling is
Workflowconfiguratie van de Sales Select-module
Binnen OTYS hebben we een verscheidenheid aan workflows die vanuit allerlei condities gestart kunnen worden. De 2 voorwaarden die op dit moment werken voor de Sales Select module zijn de wijziging van 'Stage' & de wijziging van 'Status'. Je hebt misschien al gezien dat we Verkoopartikelen automatisch kunnen markeren als 'Gewonnen' en 'Verloren' wanneer ze een bepaald stadium bereiken. Dit hoeft niet meer geconfigureerd te worden in de workflow module, zoals we hadden voorgesteld, is dit een gegeven feit van een 'Stage'-eigenschap.